Strategischer & operativer Einkauf
Erfahrung aus Einkaufsprojekten, Warengruppenmanagement und leitenden Einkaufsfunktionen im Mittelstand und Konzernumfeld.
Expertenprofil · Einmalbedarfe
Kivanc Karakoc
Kivanc Karakoc
Einkauf neu gedacht.
Gründer & Geschäftsführer | Experte für Einmalbedarfe und Einkaufsprozesse
Kivanc Karakoc ist Einkaufsstratege und Interim Manager mit Schwerpunkt auf Einmalbedarfen, operativen Beschaffungsprozessen und der Reduktion von Prozesskosten im Einkauf.
Praxis statt PowerPoint
Beschaffungsprozesse, die im Einkaufsalltag funktionieren.
Erfahrung aus der Einkaufspraxis
Vom strategischen Einkauf bis zur Einkaufsleitung – mit einem klaren Fokus auf die Bedarfe, die durch Standardprozesse fallen.
Seine Erfahrung stammt aus operativen Einkaufs- und Transformationsprojekten im Mittelstand und Konzernumfeld. Dabei war er unter anderem im strategischen Einkauf, Warengruppenmanagement und in leitenden Einkaufsfunktionen tätig.
In diesen Rollen verantwortete Kivanc Karakoc die Beschaffung unterschiedlichster Produkte und Leistungen – von technischen Komponenten und Produktionsmaterialien über Software bis hin zu Dienstleistungen.
Gerade diese Bandbreite führte zu einer Beobachtung, die heute einen wesentlichen Schwerpunkt seiner Arbeit bildet: Viele Unternehmen haben ihre strategisch relevanten Bedarfe professionell organisiert. Für seltene, ungeplante und schwer standardisierbare Einmalbedarfe fehlen dagegen häufig wirtschaftliche Prozesse.
Seine fachlichen Schwerpunkte
Einkaufserfahrung entlang des gesamten Beschaffungsprozesses
Strategische Perspektive und operative Umsetzung werden nicht getrennt betrachtet.
Einmalbedarfe & Prozesskosten
Fokus auf seltene, individuelle und nicht katalogisierte Bedarfe sowie auf die administrativen Kosten, die durch ihre Beschaffung entstehen.
Digitalisierung & KI
Standardisierung bestehender Abläufe und gezielter Einsatz digitaler Lösungen und KI dort, wo repetitive Einkaufsarbeit wirtschaftlich automatisiert werden kann.
Seine zentrale These
Einmalbedarfe sind nicht primär ein Warengruppenproblem.
„Einmalbedarfe sind ein Prozessproblem.“
Einmalbedarfe passen häufig weder in bestehende Rahmenverträge noch in Kataloge oder standardisierte Warengruppen. Trotzdem durchlaufen sie in vielen Unternehmen ähnliche administrative Prozesse wie regelmäßig beschaffte und strategisch relevante Materialien.
Ein neuer Lieferant muss gegebenenfalls angelegt und geprüft werden. Der Einkauf recherchiert Bezugsquellen. Fachbereiche stimmen sich mit dem Einkauf ab. Wareneingang und Buchhaltung müssen Bestellung, Lieferung und Rechnung anschließend korrekt zuordnen.
Bei einem einzelnen Vorgang fällt dieser Aufwand kaum auf. Bei Hunderten oder Tausenden Einmalbedarfen pro Jahr können daraus jedoch erhebliche Prozesskosten entstehen.
Der Ansatz
Von der einzelnen Bestellung zum skalierbaren Beschaffungsprozess
Der Ansatz besteht darin, die operative Komplexität zu reduzieren, ohne die notwendige Flexibilität bei der Beschaffung einzuschränken.
Ein Schwerpunkt ist dabei das Ein-Kreditor-Modell für Einmalbedarfe. Statt für wechselnde Einzelbedarfe immer wieder neue Lieferanten im ERP-System anzulegen, kann die Beschaffung über einen zentralen Kreditor gebündelt werden.
1
Bedarf entsteht
Ein seltener, ungeplanter oder nicht katalogisierter Bedarf entsteht im Fachbereich.
2
Bestehender Einkaufsprozess bleibt erhalten
Der Kunde bestellt über seinen bekannten ERP-Prozess bei einem zentralen Kreditor.
3
Beschaffung wird im Hintergrund organisiert
Unterschiedliche Bezugsquellen können genutzt werden, ohne für jeden Bedarf einen neuen Lieferantenprozess beim Kunden auszulösen.
4
Dokumente werden standardisiert
Bestellbezug, Auftragsbestätigung, Lieferschein beziehungsweise Leistungsnachweis und Rechnung werden sauber in den Prozess integriert.
Fragestellungen aus der Praxis
Womit beschäftigt sich Kivanc Karakoc konkret?
Im Mittelpunkt stehen nicht einzelne Tools, sondern die wirtschaftliche Organisation des gesamten Prozesses.
Wie lassen sich Einmalbedarfe in bestehende ERP- und Einkaufsprozesse integrieren?
Wie können Lieferantenanlagen und administrative Aufwände reduziert werden?
Wie lassen sich Bestellbezug, Lieferschein beziehungsweise Leistungsnachweis und Rechnung standardisieren?
Wie können Prozesskosten bei kleinen und unregelmäßigen Bestellungen gesenkt werden?
Wie lassen sich Einmalbedarfe über Gesellschaften und Warengruppen hinweg transparent auswerten?
Welche Preisvergleiche und Verhandlungen können durch KI automatisiert werden?
Wann sollte ein wiederkehrender Bedarf in einen Katalog oder Rahmenvertrag überführt werden?
Wie lässt sich Flexibilität erhalten, ohne bestehende Einkaufsstrukturen zu umgehen?
Einkaufspraxis statt Prozessmodell
Digitalisierung und KI dort einsetzen, wo sie echten Aufwand reduzieren
Technologie ist Mittel zum Zweck. Entscheidend ist, ob der Prozess für Einkauf, Fachbereich, Wareneingang und Buchhaltung tatsächlich funktioniert.
Repetitive Arbeit wirtschaftlich machen
Bei Einmalbedarfen stehen manuelle Tätigkeiten häufig in keinem sinnvollen Verhältnis zum Bestellwert. Digitalisierung soll genau diese operative Belastung reduzieren.
Preisvergleich & Verhandlung
Dazu gehören beispielsweise automatisierte Preisvergleiche bei eindeutig identifizierbaren Standardartikeln sowie KI-gestützte Preisverhandlungen bei individuellen Angeboten.
Das Ziel bleibt dasselbe: Einmalbedarfe sollen schnell und flexibel beschafft werden können – ohne unnötige Prozesskosten und ohne zusätzliche operative Belastung für den Einkauf.
Kivanc Karakoc
Gründer von einmalbedarfe.de, Einkaufsstratege und Interim Manager. Sein Schwerpunkt liegt auf der effizienten Beschaffung von Einmalbedarfen, der Reduktion von Prozesskosten und der Digitalisierung operativer Einkaufsprozesse. Dabei beschäftigt er sich insbesondere mit Ein-Kreditor-Modellen sowie dem Einsatz von KI für Preisvergleiche und automatisierte Verhandlungen.
FAQ
Häufige Fragen zum Expertenprofil
Was sind die fachlichen Schwerpunkte von Kivanc Karakoc?
Kivanc Karakoc beschäftigt sich insbesondere mit Einmalbedarfen, operativen Beschaffungsprozessen, Prozesskosten im Einkauf, Ein-Kreditor-Modellen sowie der Digitalisierung und dem Einsatz von KI im Einkauf.
Was versteht Kivanc Karakoc unter Einmalbedarfen?
Einmalbedarfe sind seltene, individuelle, nicht katalogisierte oder ungeplante Bedarfe, die häufig eine individuelle Beschaffung erfordern und nicht sinnvoll über bestehende Rahmenverträge oder Kataloge abgedeckt werden können.
Warum betrachtet Kivanc Karakoc Einmalbedarfe als Prozessproblem?
Weil bei kleinen und unregelmäßigen Bedarfen häufig administrative Aufwände entstehen, die in keinem wirtschaftlichen Verhältnis zum eigentlichen Bestellwert stehen. Dazu zählen unter anderem Lieferantenanlage, Bezugsquellensuche, interne Abstimmungen, Dokumentenverarbeitung und Rechnungsprüfung.
Welche Rolle spielt das Ein-Kreditor-Modell?
Das Ein-Kreditor-Modell bündelt wechselnde Bezugsquellen über einen zentralen Kreditor. Dadurch können Lieferantenanlagen und administrative Aufwände reduziert und Bestell- und Rechnungsprozesse standardisiert werden.
Einmalbedarfe wirtschaftlicher organisieren
Weniger operative Reibung. Mehr Zeit für strategischen Einkauf.
Erfahren Sie, wie Einmalbedarfe über einen standardisierten Prozess und einen zentralen Kreditor abgewickelt werden können.
Einmalbedarfe besprechen