Rechnungen ohne Bestellbezug: Warum Einmalbedarfe oft im Chaos enden
Wie viele Rechnungen sind in eurem Unternehmen in diesem Jahr eingegangen, ohne dass eine Bestellung dahinterlag?
Genau diese Frage haben wir auf den BME eLÖSUNGSTAGEN zahlreichen Einkaufsleiterinnen und Einkaufsleitern gestellt.
Die Antworten waren eindeutig:
In vielen Unternehmen gibt es jedes Jahr dutzende FI-Buchungen ohne Bestellbezug.
Wie entsteht eine FI-Buchung ohne Bestellung?
Oft beginnt alles mit einem kurzfristigen Einmalbedarf.
Ein Fachbereich benötigt eine Leistung oder ein Produkt möglichst schnell.
Anstatt den offiziellen Beschaffungsprozess zu durchlaufen, wird direkt beim Lieferanten bestellt.
Die Folge:
→ kein angelegter Kreditor
→ keine Bestellung im ERP-System
→ keine eindeutige Zuordnung
→ Rechnung landet direkt in der Buchhaltung
Ein klassischer 3-Way-Match ist damit nicht mehr möglich.
Die Auswirkungen auf Einkauf und Buchhaltung
Jetzt beginnt der eigentliche Aufwand.
Typischer Ablauf:
→ Die Buchhaltung fragt nach dem Verwendungszweck.
→ Der Einkauf recherchiert den Ursprung der Bestellung.
→ Der Fachbereich versucht den Vorgang nachträglich zu erklären.
→ Mehrere Personen beschäftigen sich mit einer einzigen Rechnung.
Diese Abstimmungen kosten Zeit und Geld – und sind vollständig vermeidbar.
Warum Einmalbedarfe häufig die Ursache sind
Gerade bei Einmalbedarfen fehlen in vielen Unternehmen standardisierte Prozesse.
Wenn Lieferantenanlagen zu lange dauern oder keine einfache Lösung existiert, entstehen häufig:
→ Maverick Buying
→ Rechnungen ohne Bestellbezug
→ manuelle Klärfälle
→ fehlende Transparenz
Die eigentlichen Prozesskosten bleiben dabei oft unsichtbar.
Ein strukturierter Prozess verhindert FI-Buchungen
Mit einem standardisierten Prozess für Einmalbedarfe lassen sich viele dieser Probleme vermeiden.
Das KKSC Ein-Kreditor-Modell schafft beispielsweise:
→ klare Bestellbezüge
→ einen zentralen Kreditor
→ vollständige Dokumentation
→ weniger Klärfälle in der Buchhaltung
Dadurch profitieren Einkauf, Fachbereiche und Finance gleichermaßen.
Fazit
FI-Buchungen ohne Bestellbezug sind selten ein isoliertes Problem.
Sie sind häufig das Ergebnis unstrukturierter Einmalbedarfe.
Wer einen klaren Beschaffungsprozess etabliert, reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern schafft auch deutlich mehr Transparenz und senkt langfristig die Prozesskosten.