Einmal bestellt, dauerhaft im System: Warum unnötige Lieferantenanlagen teuer werden
Wie viele Lieferanten hat euer Unternehmen in diesem Jahr angelegt, obwohl anschließend nur eine einzige Bestellung erfolgt ist?
Diese Frage haben wir auf den BME eLÖSUNGSTAGEN zahlreichen Einkaufsleiterinnen und Einkaufsleitern gestellt.
Die Antworten waren überraschend eindeutig.
In vielen Unternehmen wurden mehr als 20 – teilweise sogar über 50 – Lieferanten ausschließlich für einen einzigen Beschaffungsvorgang angelegt.
Der eigentliche Aufwand entsteht hinter den Kulissen
Jede neue Lieferantenanlage löst zahlreiche interne Prozesse aus:
→ Stammdaten anlegen
→ Compliance-Prüfung durchführen
→ steuerliche Informationen erfassen
→ Einkaufssicht und Buchhaltungssicht pflegen
→ interne Freigaben einholen
Für langfristige Geschäftsbeziehungen ist dieser Aufwand nachvollziehbar.
Für eine einzige Bestellung jedoch häufig unverhältnismäßig.
Einmalbedarfe treiben die Kreditorenanzahl unnötig nach oben
Gerade bei Einmalbedarfen entsteht dieses Problem immer wieder.
Für kurzfristige Beschaffungen wird ein neuer Lieferant angelegt.
Nach Abschluss des Vorgangs erfolgt jedoch nie wieder eine Bestellung.
Zurück bleibt:
→ ein zusätzlicher Kreditor im System
→ laufender Verwaltungsaufwand
→ unnötige Komplexität in Einkauf und Buchhaltung
Die Prozesskosten werden oft unterschätzt
Je nach Unternehmen entstehen für einen solchen Vorgang interne Prozesskosten von rund 350 Euro.
Ein Beispiel:
50 einmalig angelegte Lieferanten × 350 Euro
= 17.500 Euro interne Prozesskosten.
Und das ausschließlich für Lieferanten, die anschließend nie wieder genutzt werden.
Das Ein-Kreditor-Modell reduziert diese Komplexität
Mit dem KKSC Ein-Kreditor-Modell können Einmalbedarfe über einen zentralen Kreditor abgewickelt werden.
Dadurch entfallen in vielen Fällen:
→ zusätzliche Lieferantenanlagen
→ aufwendige Stammdatenprozesse
→ unnötige Compliance-Prüfungen
→ administrative Aufwände in Einkauf und Buchhaltung
Das Ergebnis:
→ weniger Kreditoren
→ geringere Prozesskosten
→ schnellere Beschaffung
→ deutlich mehr Transparenz
Fazit
Die entscheidende Frage lautet nicht:
Wie viele Lieferanten gibt es insgesamt?
Sondern:
Wie viele davon wurden nur für eine einzige Bestellung angelegt?
Wer diese Zahl kennt, erkennt häufig sofort eines der größten Optimierungspotenziale bei Einmalbedarfen und C-Teilen.