Ein Mitarbeiter benötigt kurzfristig ein Werkzeug. Eine Fachabteilung braucht eine Softwarelizenz. In der Produktion fehlt ein Ersatzteil.

Der passende Lieferant ist schnell gefunden – aber nicht im ERP-System angelegt.

Also beginnt der interne Prozess: Lieferantenanlage, Prüfung, Freigabe, Stammdatenpflege. Im ungünstigsten Fall vergehen mehrere Tage, bevor überhaupt bestellt werden kann.

Der Fachbereich hat währenddessen weiterhin dasselbe Problem.

Irgendwann wird das Produkt direkt im Online-Shop bestellt, die Kreditkarte verwendet oder ein anderer Weg außerhalb des regulären Einkaufs gewählt.

Das Ergebnis: Maverick Buying.

In vielen Unternehmen wird darauf mit strengeren Richtlinien, Erinnerungen oder zusätzlichen Freigaben reagiert.

Doch das greift häufig zu kurz.

Maverick Buying ist nicht ausschließlich ein Verhaltensproblem. Es kann ein wichtiges Feedback darüber sein, dass der offizielle Beschaffungsprozess für bestimmte Bedarfe nicht funktioniert.

Wer Maverick Buying nachhaltig reduzieren möchte, sollte deshalb nicht nur fragen, warum Mitarbeiter den Prozess umgehen.

Die wichtigere Frage lautet:

Warum ist der inoffizielle Weg für den Fachbereich attraktiver als der vorgesehene Einkaufsprozess?

Was ist Maverick Buying?

Unter Maverick Buying versteht man Beschaffungen, die außerhalb der vom Unternehmen vorgesehenen Einkaufsprozesse, Verträge oder Bezugsquellen erfolgen.

Typische Beispiele sind:

• direkte Bestellung bei einem nicht freigegebenen Lieferanten,
• Einkauf über einen Online-Shop außerhalb des vorgesehenen Prozesses,
• Bezahlung mit Firmenkreditkarte,
• Nutzung privater oder dezentraler Zahlungswege,
• Bestellung ohne vorherige Einbindung des Einkaufs,
• Beschaffung außerhalb bestehender Rahmenverträge oder Kataloge.

Für Unternehmen kann das unterschiedliche Probleme verursachen.

Der Einkauf verliert Transparenz über tatsächliche Bedarfe und Einkaufsvolumina. Konditionen bestehender Verträge werden möglicherweise nicht genutzt. Neue Lieferanten tauchen ungeplant auf. Rechnungen lassen sich schwieriger zuordnen. Compliance- und Freigabeprozesse können umgangen werden.

Deshalb ist es grundsätzlich richtig, Maverick Buying reduzieren zu wollen.

Die entscheidende Frage ist allerdings, wie.

Warum entsteht Maverick Buying?

Die einfache Erklärung lautet häufig:

Die Fachbereiche halten sich nicht an den Einkaufsprozess.

Damit wird die Ursache beim Verhalten der Mitarbeiter gesucht.

In der Praxis lohnt sich eine zweite Perspektive.

Angenommen, ein Mitarbeiter benötigt dringend einen Artikel von einem Lieferanten, der noch nicht im System vorhanden ist.

Der offizielle Weg kann dann beispielsweise so aussehen:

Bedarf melden → Bezugsquelle klären → Lieferantenstatus prüfen → Lieferantenanlage anstoßen → Freigaben abwarten → Bestellung auslösen

Wenn allein die Lieferantenanlage mehrere Werktage benötigt, entsteht ein Konflikt.

Der Einkaufsprozess sagt:

Warte, bis alle administrativen Voraussetzungen erfüllt sind.

Der operative Bedarf sagt:

Wir brauchen das Produkt jetzt.

Genau in dieser Lücke entsteht Maverick Buying.

Maverick Buying ist häufig ein Symptom

Das bedeutet ausdrücklich nicht, dass Einkaufsrichtlinien, Compliance oder Freigaben unwichtig sind.

Im Gegenteil.

Unternehmen benötigen klare Regeln darüber, wer was bei wem und bis zu welchem Wert bestellen darf.

Aber eine Richtlinie löst kein Prozessproblem.

Wenn Mitarbeiter regelmäßig dieselben Beschaffungswege umgehen, sollte deshalb analysiert werden, an welcher Stelle der offizielle Prozess für sie unattraktiv wird.

Mögliche Ursachen sind:

• zu lange Durchlaufzeiten,
• aufwendige Lieferantenanlage,
• fehlende Bezugsquellen für Sonderbedarfe,
• zu viele Freigabeschritte,
• unklare Zuständigkeiten,
• fehlende Katalogartikel,
• Prozesse, die für strategische Beschaffungen funktionieren, aber für kleine Sonderbedarfe unverhältnismäßig aufwendig sind.

Maverick Buying wird damit zu einer Informationsquelle.

Jede Umgehung des Einkaufsprozesses kann ein Hinweis darauf sein, wo der vorgesehene Prozess nicht zur Realität des Fachbereichs passt.

Warum Einmalbedarfe besonders anfällig für Maverick Buying sind

Bei regelmäßig beschafften Produkten lässt sich Maverick Buying vergleichsweise gut vermeiden.

Der Lieferant ist angelegt. Der Artikel befindet sich im Katalog. Konditionen sind verhandelt. Der Bestellweg ist bekannt.

Einmalbedarfe besitzen diese Voraussetzungen häufig gerade nicht.

Ein Fachbereich benötigt beispielsweise:

• ein spezielles Ersatzteil,
• ein einmalig benötigtes Werkzeug,
• eine bestimmte Schulung,
• eine kurzfristige Softwarelizenz,
• eine Reparaturleistung,
• ein Produkt aus einem Online-Shop,
• eine selten benötigte technische Komponente.

Der Bedarf ist real, aber der passende Lieferant wurde möglicherweise noch nie benötigt.

Eine vollständige Lieferantenanlage für eine einzige Bestellung kann dann unverhältnismäßig viel administrativen Aufwand verursachen.

Genau hier entsteht ein strukturelles Problem:

Der Bedarf ist klein, der Prozess dahinter aber groß.

Und je größer die Differenz zwischen operativer Dringlichkeit und administrativem Aufwand wird, desto attraktiver erscheint der Weg am Einkauf vorbei.

Ein typischer Zielkonflikt

Nehmen wir einen kurzfristigen Einmalbedarf aus der Produktion.

Das benötigte Produkt kostet 800 Euro und ist bei einem spezialisierten Lieferanten verfügbar.

Dieser Lieferant ist allerdings noch nicht im ERP angelegt.

Die Fachabteilung hat damit zwei Möglichkeiten.

Aus Sicht von Einkauf, Compliance und Buchhaltung ist der linke Weg vorzuziehen.

Aus Sicht eines Mitarbeiters, dessen Maschine steht, kann der rechte Weg kurzfristig attraktiver wirken.

Genau diesen Zielkonflikt muss der Einkaufsprozess lösen.

Warum strengere Regeln allein häufig nicht funktionieren

Eine mögliche Reaktion lautet:

„Bestellungen außerhalb des Einkaufsprozesses sind verboten.“

Anschließend folgen neue Richtlinien, Erinnerungsmails oder zusätzliche Kontrollen.

Das kann notwendig sein. Aber wenn der zugrunde liegende Prozess unverändert bleibt, besteht das ursprüngliche Problem weiterhin.

Der Mitarbeiter benötigt das Produkt immer noch.

Der Lieferant ist immer noch nicht angelegt.

Die Lieferantenanlage dauert immer noch mehrere Tage.

Und die operative Dringlichkeit ist ebenfalls unverändert.

Der Regelverstoß wurde damit adressiert – die Ursache nicht.

Im ungünstigsten Fall entsteht sogar ein paradoxer Effekt: Zusätzliche Kontrollen machen den offiziellen Prozess noch langsamer und erhöhen damit den Anreiz, ihn zu umgehen.

44 Prozent nannten Maverick Buying als größten Schmerzpunkt

Wie relevant dieses Thema im indirekten Einkauf ist, zeigte auch eine von uns durchgeführte Umfrage.

44 Prozent der Teilnehmer nannten Maverick Buying als größten Schmerzpunkt im indirekten Einkauf.

Damit war es der am häufigsten genannte Punkt unserer Befragung.

Dieses Ergebnis ist keine allgemeingültige Marktstatistik, zeigt aber sehr deutlich, was wir auch in Gesprächen mit Einkaufsorganisationen regelmäßig beobachten:

Unternehmen wissen, dass außerhalb der vorgesehenen Prozesse bestellt wird.

Die schwierigere Aufgabe besteht darin, einen offiziellen Beschaffungsweg zu schaffen, der für die Fachbereiche tatsächlich praktikabel ist.

Der richtige Prozess muss schneller werden

Wenn der inoffizielle Beschaffungsweg fünf Minuten dauert und der offizielle Weg fünf Tage, hat der Einkauf ein strukturelles Problem.

Die langfristige Lösung sollte deshalb nicht ausschließlich darin bestehen, den schnellen Weg zu verbieten.

Der richtige Weg muss selbst schnell und einfach genug werden.

Gerade für Einmalbedarfe bedeutet das:

Der Fachbereich sollte seinen Bedarf melden können, ohne anschließend selbst Lieferanten recherchieren, neue Kreditoren anlegen oder alternative Zahlungswege organisieren zu müssen.

Der Einkauf behält gleichzeitig Kontrolle über Bestellung, Freigaben und Dokumentation.

Ein-Kreditor-Modell als möglicher Lösungsansatz

Ein Ansatz dafür ist die Bündelung von Einmalbedarfen über einen zentralen Kreditor.

Statt für jeden neuen Sonderbedarf einen weiteren Lieferanten im eigenen ERP anzulegen, bestellt das Unternehmen über einen bereits vorhandenen Kreditor.

Die eigentliche Beschaffung beim jeweiligen Lieferanten erfolgt im Hintergrund.

Vereinfacht:

Fachbereich meldet Bedarf → Einkauf bestellt über bestehenden Kreditor → Bezugsquelle wird im Hintergrund abgewickelt → Ware oder Leistung geht an den Kunden → Dokumente laufen strukturiert über den bestehenden Prozess

Für den Kunden bedeutet das:

• keine separate Lieferantenanlage für jeden Einmalbedarf,
• Bestellung aus dem bestehenden ERP,
• vorhandene Freigaberichtlinien bleiben bestehen,
• Bestellbezug auf den relevanten Dokumenten,
• weniger dezentrale Kreditkarten- und Online-Shop-Beschaffungen,
• zentrale Transparenz über die Einmalbedarfe.

Der Fachbereich bekommt damit einen schnellen Beschaffungsweg, ohne dass der Einkauf die Kontrolle vollständig abgibt.

Compliance und Geschwindigkeit sind kein Widerspruch

Maverick Buying wird teilweise damit begründet, dass schnelle Beschaffung und Compliance nicht miteinander vereinbar seien.

Das muss nicht stimmen.

Ein gut aufgebauter Prozess für Einmalbedarfe kann innerhalb der bestehenden Einkaufsorganisation funktionieren.

Die Bestellung wird weiterhin im ERP ausgelöst. Bestehende Wertgrenzen und Unterschriftenrichtlinien können weiterhin gelten. Freigaben bleiben dort bestehen, wo sie erforderlich sind.

Flexibel wird vor allem das, was hinter dem zentralen Beschaffungsweg passiert.

Dadurch entsteht ein wichtiger Unterschied:

Der Lieferantenmarkt kann flexibel bleiben, während der interne Einkaufsprozess standardisiert bleibt.

Fachbereiche müssen einen Vorteil darin sehen, den Einkauf einzubinden

Prozessdesign allein reicht allerdings nicht.

Der Fachbereich muss den offiziellen Weg auch kennen und verstehen.

Dafür sollte die Kommunikation nicht ausschließlich lauten:

Ihr dürft nicht selbst bestellen.

Stärker ist:

Meldet uns den Bedarf. Wir kümmern uns darum.

Das verändert die Wahrnehmung des Einkaufs.

Aus einer Kontrollinstanz wird ein Problemlöser.

Gerade bei Einmalbedarfen sollte der Einkauf deshalb nicht als Bremse wahrgenommen werden, sondern als Sparringspartner der Fachabteilungen, der schnelle Beschaffung ermöglicht und gleichzeitig die notwendigen Unternehmensanforderungen absichert.

Maverick Buying messen statt nur vermuten

Wer Maverick Buying reduzieren möchte, benötigt zunächst Transparenz.

Sinnvolle Fragestellungen sind beispielsweise:

• Wie viele Rechnungen entstehen ohne Bestellbezug?
• Wie viele neue Lieferanten werden für einzelne Bestellungen angelegt?
• Wie häufig werden Firmenkreditkarten für Beschaffungen eingesetzt?
• Welche Online-Shops tauchen regelmäßig auf?
• Welche Bedarfe werden nachträglich in den Einkaufsprozess eingebracht?
• Welche Fachbereiche verursachen besonders viele Sonderbeschaffungen?
• Wie lange dauert eine Lieferantenanlage?
• Welche Einmalbedarfe wiederholen sich?

Damit wird aus einem vermeintlichen Disziplinproblem ein messbares Prozessproblem.

Ein möglicher Prozess zur Reduzierung von Maverick Buying

Unternehmen können dabei in fünf Schritten vorgehen.

1. Maverick Buying sichtbar machen

Zunächst muss geklärt werden, wo und in welchem Umfang außerhalb des vorgesehenen Prozesses beschafft wird.

2. Ursachen analysieren

Anschließend sollte nicht nur nach dem „Wer?“ gefragt werden, sondern insbesondere nach dem „Warum?“.

Wo ist der offizielle Prozess zu langsam oder kompliziert?

3. Bedarfsarten unterscheiden

Strategische Beschaffungen, wiederkehrende Standardbedarfe und Einmalbedarfe benötigen nicht zwingend denselben Prozess.

4. Einen schnellen offiziellen Weg schaffen

Für ungeplante Sonderbedarfe braucht es einen Beschaffungsweg, der Geschwindigkeit mit Einkaufskontrolle verbindet.

5. Daten regelmäßig auswerten

Wiederkehrende Einmalbedarfe sollten identifiziert und gegebenenfalls in Kataloge, Rahmenverträge oder andere Standardprozesse überführt werden.

Damit entsteht ein Kreislauf aus:

Transparenz → Ursachenanalyse → Prozessverbesserung → Standardisierung

Fazit: Maverick Buying ist Feedback an den Einkaufsprozess

Maverick Buying sollte nicht ignoriert oder verharmlost werden.

Beschaffungen außerhalb definierter Prozesse können Transparenz reduzieren, Konditionen umgehen und Probleme für Compliance, Einkauf und Buchhaltung verursachen.

Aber ausschließlich strengere Regeln einzuführen, greift häufig zu kurz.

Wenn Fachbereiche immer wieder am Einkauf vorbei bestellen, lohnt sich eine unbequeme Frage:

Warum funktioniert der inoffizielle Weg für sie besser als der offizielle?

Gerade bei Einmalbedarfen liegt die Antwort häufig in langen Lieferantenanlagen, fehlenden Standardbezugsquellen und Prozessen, die für kleine, dringende Anforderungen zu schwerfällig sind.

Wer Maverick Buying nachhaltig reduzieren möchte, sollte deshalb nicht nur den falschen Weg schwieriger machen.

Der richtige Weg muss zum schnellsten werden.

FAQ: Maverick Buying reduzieren

Was bedeutet Maverick Buying?

Maverick Buying bezeichnet Beschaffungen außerhalb der vom Unternehmen vorgesehenen Einkaufsprozesse, Bezugsquellen oder Verträge. Dazu können beispielsweise direkte Online-Bestellungen, Einkäufe bei nicht freigegebenen Lieferanten oder Beschaffungen ohne Einbindung des Einkaufs gehören.

Warum entsteht Maverick Buying?

Mögliche Ursachen sind zu lange Beschaffungsprozesse, aufwendige Lieferantenanlagen, fehlende Katalogartikel, unklare Zuständigkeiten oder besonders dringende Sonderbedarfe. Deshalb sollte neben dem Verhalten der Mitarbeiter immer auch der zugrunde liegende Einkaufsprozess untersucht werden.

Wie lässt sich Maverick Buying reduzieren?

Unternehmen sollten zunächst Ursachen und betroffene Bedarfsarten analysieren. Anschließend braucht es einen offiziellen Beschaffungsweg, der für Fachbereiche mindestens ähnlich einfach und schnell ist wie die Umgehung des Prozesses.

Welche Rolle spielen Einmalbedarfe bei Maverick Buying?

Einmalbedarfe sind besonders anfällig, weil der benötigte Lieferant häufig noch nicht angelegt ist und sich eine vollständige Lieferantenanlage für eine einzelne Bestellung kaum lohnt. Fehlt ein schneller Sonderprozess, suchen Fachbereiche häufig eigene Beschaffungswege.

Kann ein Ein-Kreditor-Modell Maverick Buying reduzieren?

Ein Ein-Kreditor-Modell kann einen offiziellen Beschaffungsweg für unterschiedliche Einmalbedarfe schaffen. Der Kunde bestellt über einen bestehenden Kreditor, während unterschiedliche Bezugsquellen im Hintergrund abgewickelt werden. Dadurch kann der Aufwand für neue Lieferantenanlagen reduziert werden.

Bedeutet weniger Maverick Buying mehr Freigaben?

Nicht zwingend. Bestehende Compliance- und Freigaberegeln können erhalten bleiben. Entscheidend ist vielmehr, unnötige administrative Reibung rund um die eigentliche Beschaffung zu reduzieren.