Bei strategisch wichtigen Warengruppen gehört die Preisverhandlung zum Alltag im Einkauf.
Angebote werden verglichen, Lieferanten angesprochen, Konditionen verhandelt und Preise optimiert.
Bei Einmalbedarfen sieht die Realität häufig anders aus.
Ein einzelner Bedarf ist dringend, der Warenwert überschaubar und der Lieferant wird möglicherweise nur dieses eine Mal benötigt. Selbst wenn sich der Preis um einige Prozent reduzieren ließe, steht der manuelle Aufwand für Recherche und Verhandlung häufig nicht im Verhältnis zur möglichen Einsparung.
Das bedeutet jedoch nicht, dass bei Einmalbedarfen kein Einsparpotenzial vorhanden ist.
Das Problem ist vielmehr, dass sich die manuelle Ausschöpfung dieses Potenzials für den Einkauf häufig nicht rechnet.
Genau an dieser Stelle kann künstliche Intelligenz die Wirtschaftlichkeit verändern.
Bei einmalbedarfe.de setzen wir dafür zwei unterschiedliche Ansätze ein: eine automatisierte Bestpreisfindung für Standardartikel und eine KI-gestützte Preisverhandlung für individuelle Bedarfe.
Warum werden Einmalbedarfe so selten verhandelt?
Bei einer regelmäßig beschafften Warengruppe können schon geringe prozentuale Verbesserungen einen erheblichen Effekt haben.
Entsprechend sinnvoll ist es, Zeit in Ausschreibungen, Preisvergleiche und Verhandlungen zu investieren.
Bei einem einmaligen Bedarf sieht die Rechnung anders aus.
Nehmen wir eine Bestellung über 1.000 Euro. Eine Preisreduzierung von fünf Prozent entspricht 50 Euro.
Wenn ein Einkäufer dafür zunächst alternative Bezugsquellen recherchieren, Angebote vergleichen und anschließend mit einem Lieferanten mehrere E-Mails austauschen muss, können die internen Prozesskosten einen relevanten Teil dieser Einsparung wieder aufzehren.
Die logische Konsequenz lautet in vielen Unternehmen:
Der erste akzeptable Preis wird bestellt.
Bei einer einzelnen Bestellung ist das nachvollziehbar.
Bei mehreren hundert oder sogar tausenden Einmalbedarfen pro Jahr entsteht daraus allerdings ein relevantes Einkaufsvolumen, bei dem mögliche Preisvorteile systematisch ungenutzt bleiben können.
Automatisierung verändert die Wirtschaftlichkeit des Preisvergleichs
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
Lohnt es sich, für jeden Einmalbedarf manuell zu verhandeln?
Sondern:
Lässt sich der Preis automatisiert prüfen und optimieren, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand im Einkauf zu erzeugen?
Genau hier entsteht der eigentliche Hebel von KI.
Statt jeden Vorgang durch einen Einkäufer einzeln prüfen zu lassen, kann das System zunächst erkennen, um welche Art von Bedarf es sich handelt.
Anschließend wird der passende Optimierungsprozess gestartet.
Dabei unterscheiden wir zwei grundlegende Fälle.
Modell 1: KI-gestützte Bestpreisfindung für Standardartikel
Bei standardisierten Produkten lässt sich ein Preisvergleich vergleichsweise eindeutig durchführen.
Voraussetzung ist, dass der konkrete Artikel zweifelsfrei identifiziert werden kann – beispielsweise durch:
- Hersteller
- Hersteller-Teilenummer
- eindeutige Artikelnummer
- konkreten Produktlink eines Online-Shops
Die KI kann auf dieser Grundlage prüfen, ob derselbe Artikel über eine alternative Bezugsquelle günstiger verfügbar ist.
Wie funktioniert die Bestpreisfindung?
Der Prozess lässt sich vereinfacht in vier Schritte unterteilen.
1. Artikel eindeutig identifizieren
Zunächst muss sichergestellt werden, dass tatsächlich das richtige Produkt verglichen wird.
Eine ähnliche Produktbezeichnung reicht dafür nicht aus.
Gerade bei technischen Artikeln können minimale Unterschiede bei Ausführung, Material, Dimension oder Spezifikation entscheidend sein.
2. Interne Bezugsquellen prüfen
Anschließend können vorhandene Kataloge und bestehende Sonderkonditionen auf einen günstigeren Bezug geprüft werden.
3. Externe Preise vergleichen
Zusätzlich kann ein Online-Preisvergleich durchgeführt werden, um weitere Bezugsquellen zu identifizieren.
4. Verfügbarkeit berücksichtigen
Der günstigste Preis allein reicht nicht.
Wenn der ursprüngliche Lieferant morgen liefern kann und die günstigere Alternative erst in drei Wochen, handelt es sich wirtschaftlich und operativ nicht um ein gleichwertiges Angebot.
Deshalb gilt bei unserem Ansatz:
Verglichen werden der identische Artikel und eine vergleichbare Verfügbarkeit.
Erst dann ist ein Preisvergleich für den konkreten Einmalbedarf wirklich sinnvoll.
Modell 2: KI-Preisverhandlung bei individuellen Bedarfen
Nicht jeder Einmalbedarf besitzt eine Hersteller-Teilenummer.
Gerade bei Dienstleistungen, individuellen Produkten oder speziell kalkulierten Angeboten gibt es keinen Online-Shop, in dem sich derselbe Artikel einfach günstiger finden lässt.
Ein klassischer Preisvergleich funktioniert hier nicht.
Dafür kommt ein zweites Modell zum Einsatz: die automatisierte Preisverhandlung mit dem Lieferanten.
Wie funktioniert eine KI-gestützte Lieferantenverhandlung?
Liegt bereits ein individuelles Angebot vor, kann die KI dieses zunächst analysieren.
Anschließend wird der Lieferant kontaktiert und eine Preisoptimierung angefragt.
Dabei können bis zu zwei Verhandlungsrunden durchgeführt werden.
Der grundlegende Ablauf sieht damit beispielsweise so aus:
Bestellung bzw. Bedarf → Angebot analysieren → Lieferant kontaktieren → Preis verhandeln → gegebenenfalls zweite Verhandlungsrunde → finalen Preis bestätigen
Der entscheidende Unterschied zum klassischen Prozess:
Der Einkäufer muss diese Kommunikation nicht selbst führen.
Damit kann eine Verhandlung auch bei einem Bestellwert wirtschaftlich werden, bei dem ein manueller Verhandlungsprozess intern kaum zu rechtfertigen wäre.
Bestpreisfindung und Preisverhandlung sind nicht dasselbe
Für Unternehmen ist diese Unterscheidung wichtig.
| Standardartikel | Individueller Bedarf |
|---|---|
| Produkt eindeutig identifizierbar | Individuelles Produkt oder Dienstleistung |
| Hersteller-/Artikelnummer vorhanden | Häufig individuelles Angebot vorhanden |
| Preise verschiedener Bezugsquellen vergleichbar | Kein direkter Marktpreisvergleich möglich |
| KI sucht günstigere identische Bezugsquelle | KI verhandelt mit bestehendem Lieferanten |
| Verfügbarkeit muss vergleichbar sein | Angebotskonditionen bilden Ausgangspunkt |
| Ergebnis: Bestpreisfindung | Ergebnis: verhandelter Preis |
Ein einziges KI-Modell für sämtliche Einmalbedarfe würde dieser unterschiedlichen Ausgangslage nicht gerecht.
Der Beschaffungsvorgang entscheidet darüber, welche Form der Preisoptimierung sinnvoll ist.
Warum kleine Einsparungen in Summe relevant werden
Bei einer einzelnen Bestellung wirken drei, fünf oder zehn Prozent möglicherweise überschaubar.
Betrachtet man jedoch das gesamte Einmalbedarfsvolumen eines Unternehmens, verändert sich die Perspektive.
Ein Unternehmen mit beispielsweise 500.000 Euro jährlichem Beschaffungsvolumen für Einmalbedarfe würde bereits bei fünf Prozent Preisverbesserung einen rechnerischen Effekt von:
25.000 Euro pro Jahr
erzielen.
Das Problem war bislang häufig nicht das fehlende theoretische Einsparpotenzial.
Das Problem waren die Kosten, dieses Potenzial bei hunderten kleinen Vorgängen manuell zu erschließen.
Automatisierung verändert genau diese Rechnung.
Praxisbeispiel: 17 Prozent niedrigere Einkaufspreise
Dass dieser Ansatz nicht nur theoretisch funktioniert, zeigt eines unserer Kundenprojekte.
Dort konnten die Einkaufspreise bei Einmalbedarfen um 17 Prozent reduziert werden.
Wichtig ist dabei die Einordnung:
Die 17 Prozent sind das Ergebnis dieses konkreten Kundenprojekts und keine pauschale Einspargarantie für Einmalbedarfe.
Das tatsächliche Potenzial hängt unter anderem von den Artikeln, bisherigen Bezugsquellen, vorhandenen Konditionen, Lieferanten und der jeweiligen Ausgangssituation ab.
Der Fall zeigt aber, dass neben den häufig diskutierten Prozesskosten auch der eigentliche Einkaufspreis bei Einmalbedarfen ein relevanter wirtschaftlicher Hebel sein kann.
Einkaufspreis und Prozesskosten müssen gemeinsam betrachtet werden
Bei Einmalbedarfen gibt es grundsätzlich zwei unterschiedliche Kostenebenen.
1. Der Einkaufspreis
Was kostet das Produkt oder die Dienstleistung tatsächlich?
2. Die Prozesskosten
Wie viel interner Aufwand entsteht, um den Bedarf zu beschaffen, den Lieferanten anzulegen, Dokumente zu bearbeiten, Rechnungen zuzuordnen und den Vorgang abzuschließen?
Eine gute Lösung für Einmalbedarfe sollte deshalb nicht nur einen dieser beiden Bereiche optimieren.
Wenn beispielsweise 50 Euro beim Einkaufspreis eingespart werden, dafür aber eine Stunde zusätzliche Arbeitszeit im Einkauf entsteht, ist die tatsächliche Wirtschaftlichkeit fraglich.
Wenn dieselbe Preisprüfung automatisiert durchgeführt werden kann, sieht die Rechnung anders aus.
Preisoptimierung bei Einmalbedarfen wird vor allem dann interessant, wenn die Einsparung nicht durch zusätzliche manuelle Prozesskosten erkauft wird.
Der bestehende Einkaufsprozess muss dafür nicht ersetzt werden
KI im Einkauf sollte nicht bedeuten, dass Mitarbeiter für jeden neuen Anwendungsfall eine weitere Plattform bedienen müssen.
Bei unserem Ansatz bleibt der Bestellprozess auf Kundenseite bestehen.
Der Einmalbedarf wird über den vorgesehenen Beschaffungsweg übermittelt. Im Hintergrund wird geprüft, ob es sich um einen Standardartikel oder einen individuellen Bedarf handelt.
Anschließend startet entweder die Bestpreisfindung oder die Preisverhandlung.
Der Kunde erhält danach den geprüften beziehungsweise verhandelten Preis.
Dadurch wird die KI Teil des Beschaffungsprozesses, ohne dass der Einkäufer jeden einzelnen Optimierungsschritt selbst durchführen muss.
Wo KI bei Einmalbedarfen besonders sinnvoll ist
Nicht jede Einkaufsaufgabe sollte automatisiert werden.
Strategisch wichtige Lieferantenverhandlungen, komplexe Ausschreibungen oder langfristige Partnerschaften benötigen weiterhin Erfahrung, Kontext und menschliches Verhandlungsgeschick.
Gerade bei Einmalbedarfen ist die Ausgangssituation jedoch eine andere.
Hier geht es häufig um:
- viele einzelne Vorgänge,
- vergleichsweise geringe Bestellwerte,
- unterschiedliche Lieferanten,
- hohen Zeitdruck,
- geringe Wiederholungswahrscheinlichkeit und
- begrenzte Kapazitäten im Einkauf.
Genau dort kann Automatisierung Aufgaben übernehmen, die grundsätzlich sinnvoll wären, für die ein Einkäufer manuell aber kaum wirtschaftlich Zeit einsetzen kann.
Das Ziel ist deshalb nicht, strategische Einkäufer durch KI zu ersetzen.
Das Ziel ist, KI dort arbeiten zu lassen, wo sich menschliche Arbeitszeit bislang nicht gerechnet hat.
Fazit: Bei Einmalbedarfen muss nicht der erste Preis der letzte sein
Dass Einmalbedarfe selten verhandelt werden, ist aus Sicht des Einkaufs nachvollziehbar.
Der mögliche Preisvorteil einer einzelnen Bestellung steht häufig nicht im Verhältnis zum manuellen Aufwand.
Über hunderte Bestellungen und ein entsprechendes jährliches Einkaufsvolumen können viele kleine Preisvorteile jedoch einen relevanten wirtschaftlichen Effekt erzeugen.
Mit automatisierter Bestpreisfindung und KI-gestützter Preisverhandlung lässt sich deshalb eine bislang schwer auflösbare Situation verändern:
Der Einkauf muss nicht mehr zwischen niedrigen Prozesskosten und konsequenter Preisoptimierung wählen.
Standardartikel können automatisiert auf bessere Bezugsquellen geprüft werden. Individuelle Angebote können automatisiert nachverhandelt werden.
Und der Einkauf kann seine Zeit dort einsetzen, wo menschliche Erfahrung tatsächlich den größeren Unterschied macht.
FAQ: KI-Preisverhandlung bei Einmalbedarfen
Kann KI selbstständig mit Lieferanten verhandeln?
Bei klar definierten Beschaffungsvorgängen kann KI die Kommunikation mit Lieferanten übernehmen und beispielsweise eine Preisreduzierung anfragen. Bei einmalbedarfe.de können bei individuellen Angeboten bis zu zwei Verhandlungsrunden durchgeführt werden.
Wie funktioniert ein KI-Preisvergleich bei Standardartikeln?
Ist ein Artikel über Hersteller, Teilenummer oder einen konkreten Produktlink eindeutig identifizierbar, können alternative Bezugsquellen geprüft werden. Dabei müssen Artikel und Verfügbarkeit vergleichbar sein.
Warum werden Einmalbedarfe nicht häufiger manuell verhandelt?
Der mögliche Preisvorteil einer einzelnen Bestellung ist häufig zu gering, um den manuellen Aufwand für Recherche und Lieferantenverhandlung wirtschaftlich zu rechtfertigen. Bei vielen Einmalbedarfen können sich kleine Einsparungen jedoch zu einem relevanten Gesamtbetrag summieren.
Ersetzt KI den strategischen Einkäufer?
Nein. Strategische Verhandlungen und komplexe Lieferantenbeziehungen benötigen weiterhin menschliche Expertise. KI eignet sich insbesondere für repetitive Preisprüfungen und kleinere Verhandlungen, bei denen manueller Aufwand bislang häufig unwirtschaftlich war.
Wie hoch ist das Einsparpotenzial durch KI bei Einmalbedarfen?
Das lässt sich nicht pauschal beziffern und hängt von der jeweiligen Ausgangssituation ab. In einem konkreten Kundenprojekt von einmalbedarfe.de konnten die Einkaufspreise bei Einmalbedarfen um 17 Prozent reduziert werden. Dieses Ergebnis ist projektspezifisch und keine allgemeine Einspargarantie.