Die Beschaffung von Dienstleistungen gehört zu den größten Herausforderungen im operativen Einkauf. Anders als Serienmaterial oder regelmäßig benötigte Ersatzteile entstehen viele Dienstleistungen kurzfristig – und genau dann geraten klassische Einkaufsprozesse häufig an ihre Grenzen.
Ein Rohrbruch, eine ausgefallene Maschine oder ein kurzfristig benötigter Gutachter lassen sich nicht mehrere Wochen im Voraus planen. Trotzdem laufen in vielen Unternehmen genau diese Fälle durch dieselben Prozesse wie jede andere Bestellung.
Mit den bekannten Folgen.
Warum Dienstleistungen anders beschafft werden müssen
Ein typischer Ablauf sieht häufig so aus:
- Der Fachbereich meldet den Bedarf an den Einkauf.
- Der gewünschte Dienstleister ist noch nicht als Lieferant angelegt.
- Die Lieferantenanlage dauert mehrere Tage.
- Die Produktion oder Instandhaltung kann nicht warten.
- Der Fachbereich beauftragt den Dienstleister direkt.
- Die Rechnung landet später ohne Bestellbezug in der Buchhaltung.
Aus einem eigentlich kleinen Auftrag entsteht ein aufwendiger Klärfall.
Warum Standardprozesse hier nicht funktionieren
Dienstleistungen unterscheiden sich grundlegend von klassischen Materialbestellungen.
Häufig treten folgende Besonderheiten auf:
- Der Leistungsumfang verändert sich während des Einsatzes.
- Es gibt keinen Wareneingang oder Lieferschein.
- Ein klassischer 3-Way-Match ist nicht möglich.
- Der Dienstleister verlangt häufig Vorkasse oder sofortige Bezahlung.
- Der Bedarf entsteht ungeplant und unter Zeitdruck.
Genau deshalb stoßen Standardprozesse regelmäßig an ihre Grenzen.
Die Folgen für Einkauf und Buchhaltung
Wenn keine praktikable Lösung vorhanden ist, entstehen häufig zusätzliche Probleme:
- Mitarbeitende bezahlen Leistungen privat und reichen Spesen ein.
- Rechnungen gehen ohne Bestellnummer in der Buchhaltung ein.
- Verantwortlichkeiten sind nicht mehr nachvollziehbar.
- Maverick Buying nimmt zu.
- Die Prozesskosten übersteigen häufig den eigentlichen Auftragswert.
Besonders bei kleinen Dienstleistungsaufträgen verursachen die internen Bearbeitungskosten oft deutlich höhere Kosten als die eigentliche Leistung.
Ein-Kreditor-Modell für Dienstleistungen
Genau für diese Fälle wurde das KKSC Ein-Kreditor-Modell entwickelt.
Anstatt für jeden Handwerker, Gutachter oder Servicedienstleister einen neuen Kreditor anzulegen, erfolgt die gesamte Abwicklung über einen zentralen Kreditor.
Dadurch profitieren Unternehmen von:
- deutlich kürzeren Reaktionszeiten
- einem einheitlichen Bestellprozess
- weniger Verwaltungsaufwand
- einer sauberen Rechnungsabwicklung
- vollständiger Transparenz im ERP-System
Der eigentliche Dienstleister kann flexibel gewählt werden, während der interne Beschaffungsprozess standardisiert bleibt.
Fazit
Dienstleistungen gehören zu den anspruchsvollsten Formen der Einmalbedarfsbeschaffung.
Sie entstehen kurzfristig, sind schwer planbar und passen selten in klassische Einkaufsprozesse.
Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse gezielt auf diese Anforderungen ausrichten, reduzieren Prozesskosten, vermeiden Maverick Buying und schaffen gleichzeitig mehr Transparenz im Einkauf und in der Buchhaltung.