„Der Anbieter akzeptiert nur Kreditkarte. Könnt ihr das trotzdem beschaffen?“
Diese Frage begegnet uns bei einmalbedarfe.de regelmäßig.
Gerade bei SaaS-Tools, Plugins, Online-Software und digitalen Services bieten viele Anbieter keinen klassischen Rechnungskauf an. Stattdessen stehen ausschließlich Kreditkarte, PayPal oder andere direkte Online-Zahlungsmethoden zur Verfügung.
Für den Fachbereich ist die Lösung zunächst einfach: Kreditkarte hinterlegen, Tool freischalten und weiterarbeiten.
Für Einkauf und Buchhaltung beginnt damit jedoch häufig das eigentliche Problem.
Denn wie lässt sich eine solche Software beschaffen, ohne einen unkontrollierten Kreditkartenprozess, eine private Auslage oder eine zusätzliche Lieferantenanlage auszulösen?
Genau dafür kann ein Ein-Kreditor-Modell eingesetzt werden.
Warum Softwarebeschaffung per Kreditkarte zum Problem werden kann
Die Softwarewelt funktioniert häufig anders als klassische B2B-Beschaffung.
Ein Mitarbeiter benötigt kurzfristig ein bestimmtes SaaS-Tool oder Plugin. Der Anbieter sitzt möglicherweise im Ausland und bietet einen vollständig automatisierten Checkout an.
Ein klassisches Angebot?
Nicht vorgesehen.
Zahlungsziel?
Gibt es nicht.
Bestellung auf Rechnung?
Nicht möglich.
Stattdessen lautet die Auswahl:
Kreditkarte oder PayPal.
Für Unternehmen mit definierten Einkaufsprozessen entsteht damit eine Lücke zwischen dem Beschaffungsbedarf des Fachbereichs und den internen Anforderungen des Einkaufs.
Was passiert ohne einen definierten Beschaffungsweg?
Fehlt eine passende Lösung, entstehen in der Praxis schnell Workarounds.
Ein Mitarbeiter verwendet die Firmenkreditkarte.
Ein anderer bezahlt privat und reicht anschließend eine Spesenabrechnung ein.
Oder der Fachbereich beschafft die Software vollständig am Einkauf vorbei.
Das eigentliche Tool ist damit zwar verfügbar, der Prozess dahinter aber nicht zwangsläufig sauber abgebildet.
Mögliche Folgen sind:
- fehlender Bestellbezug
- dezentrale Kreditkartenzahlungen
- private Auslagen von Mitarbeitern
- zusätzliche Spesenabrechnungen
- fehlende Transparenz im Einkauf
- unklare Vertragslaufzeiten
- übersehene Kündigungsfristen
- automatische Vertragsverlängerungen
Genau diese Sonderfälle sind typische Einmalbedarfe.
Software über das Ein-Kreditor-Modell beschaffen
Beim Ein-Kreditor-Modell wird der Softwareanbieter nicht zwingend als eigener Lieferant beim Kunden angelegt.
Stattdessen läuft die Beschaffung zentral über einmalbedarfe.de.
Der grundsätzliche Ablauf:
- Der Fachbereich meldet den benötigten Software-Einmalbedarf.
- Die Beschaffung wird über einmalbedarfe.de abgewickelt.
- Wir übernehmen die Bestellung und die vom Anbieter verlangte Zahlungsart.
- Der Kunde bestellt weiterhin aus seinem bestehenden ERP-System auf einen zentralen Kreditor.
- Die relevanten Informationen werden dem Vorgang eindeutig zugeordnet.
Der Vorteil:
Aus einer dezentralen Kreditkartenzahlung wird ein kontrollierter Beschaffungsvorgang.
Keine zusätzliche Lieferantenanlage für den Softwareanbieter
Ein weiterer Vorteil betrifft die Lieferantenanlage.
Wenn ein Tool tatsächlich nur einmalig für ein Projekt benötigt wird, stellt sich die Frage, ob der Softwareanbieter überhaupt dauerhaft im ERP-System des Unternehmens angelegt werden sollte.
Eine Lieferantenanlage kann verschiedene interne Prüfungen, Freigaben und administrative Tätigkeiten auslösen.
Für einen strategischen oder regelmäßig genutzten Softwareanbieter ist dieser Aufwand sinnvoll und notwendig.
Bei einem tatsächlichen Einmalbedarf kann die Situation anders aussehen.
Über das Ein-Kreditor-Modell kann der Kunde seinen bestehenden Kreditor nutzen, während die Beschaffung beim jeweiligen Softwareanbieter im Hintergrund abgewickelt wird.
Der Einkauf bleibt im bestehenden ERP-Prozess
Entscheidend ist dabei, dass nicht für die Lösung eines Sonderfalls der nächste Sonderprozess geschaffen wird.
Der Kunde soll nicht für jeden Software-Einmalbedarf auf einer zusätzlichen Plattform arbeiten müssen.
Die Bestellung erfolgt deshalb weiterhin über den bestehenden Einkaufsprozess und das vorhandene ERP-System.
Damit bleiben die Einmalbedarfe innerhalb der etablierten Einkaufsstruktur nachvollziehbar.
Der Fachbereich bekommt die benötigte Software.
Der Einkauf behält einen kontrollierten Beschaffungsweg.
Und die Buchhaltung erhält einen klar zuordenbaren Vorgang.
Bei Software reicht die reine Bestellung nicht aus
Software besitzt allerdings eine Besonderheit:
Mit der Bestellung ist der Vorgang nicht automatisch abgeschlossen.
Bei physischer Ware lassen sich Artikel, Menge und Wareneingang vergleichsweise eindeutig dokumentieren.
Bei Software müssen andere Informationen berücksichtigt werden.
Deshalb werden beim Vorgang relevante Informationen erfasst und zugeordnet, darunter:
- Anbieter
- Produkt
- Nutzer
- Zugangsdaten und Lizenzinformationen
- Laufzeit
- Kündigungsfrist
- Kosten
- Kostenstelle
Zugangsdaten und Lizenzinformationen werden eindeutig zugeordnet und zeitnah bereitgestellt.
Damit bleibt nachvollziehbar, welche Software für welchen Bedarf beschafft wurde.
Einmalbedarf oder wiederkehrendes Abonnement?
Eine der wichtigsten Fragen wird bereits bei der Bestellung gestellt:
Handelt es sich tatsächlich um einen einmaligen Bedarf?
Oder steckt hinter dem Angebot ein wiederkehrendes Abonnement?
Diese Unterscheidung ist gerade bei SaaS-Produkten entscheidend.
Ein Tool kann vom Fachbereich nur für ein einzelnes Projekt benötigt werden und trotzdem vom Anbieter ausschließlich als monatlich oder jährlich wiederkehrendes Abonnement verkauft werden.
„Einmalbedarf“ bedeutet deshalb nicht automatisch „Einmalzahlung“.
Automatische Verlängerungen transparent machen
Besonders relevant sind automatische Vertragsverlängerungen.
Ein typisches Szenario:
Ein Fachbereich benötigt ein Tool kurzfristig für ein Projekt.
Die Software wird für ein Jahr gebucht.
Das Projekt endet nach einigen Monaten.
Das Tool wird anschließend nicht mehr verwendet.
Der Vertrag verlängert sich trotzdem automatisch.
Erst wenn die nächste Abbuchung erfolgt, fällt auf, dass das Abonnement noch existiert.
Deshalb werden Laufzeiten und Kündigungsfristen transparent ausgewiesen.
So kann bereits bei der Beschaffung sichtbar gemacht werden, ob aus dem vermeintlichen Einmalbedarf später weitere Kosten entstehen können.
Kreditkarte ist nicht das eigentliche Problem
Dabei ist wichtig:
Die Kreditkarte selbst ist nicht das Problem.
Für viele digitale Anbieter ist sie schlicht der normale Zahlungsweg.
Das Problem entsteht erst dann, wenn Unternehmen keinen geregelten Prozess besitzen, um solche Zahlungsmodelle in ihre Beschaffungsorganisation zu integrieren.
Ein moderner Einkaufsprozess sollte deshalb nicht versuchen, den Markt an die eigenen Zahlungsprozesse anzupassen.
Er sollte einen Weg schaffen, mit unterschiedlichen Zahlungs- und Geschäftsmodellen kontrolliert umzugehen.
Geschwindigkeit und Kontrolle müssen kein Widerspruch sein
Gerade Software wird häufig kurzfristig benötigt.
Ein Fachbereich möchte nicht mehrere Tage oder Wochen warten, bis ein neuer Anbieter vollständig im System angelegt wurde.
Ist der offizielle Prozess zu langsam, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter nach einem eigenen Weg suchen.
Ein guter Prozess für Software-Einmalbedarfe muss deshalb zwei Anforderungen miteinander verbinden:
Geschwindigkeit und Kontrolle.
Der Fachbereich soll kurzfristig arbeitsfähig sein.
Gleichzeitig müssen Einkauf und Buchhaltung die notwendige Transparenz behalten.
Wann gehört Software nicht mehr in den Einmalbedarf?
Nicht jede Software sollte dauerhaft über einen Ein-Kreditor-Prozess beschafft werden.
Wird aus einem zunächst einmaligen Tool eine regelmäßig genutzte und strategisch relevante Anwendung, sollte der Einkauf prüfen, ob eine dauerhafte Lieferanten- und Vertragsstruktur sinnvoller ist.
Das Ein-Kreditor-Modell soll nicht strategische Softwarebeschaffung ersetzen.
Es schließt die Lücke bei Bedarfen, für die sich eine vollständige Lieferantenintegration aufgrund ihrer Einmaligkeit zunächst nicht lohnt.
Fazit: Auch „Kreditkarte only“ lässt sich sauber beschaffen
Ein Softwareanbieter muss keinen klassischen Rechnungskauf anbieten, damit der Bedarf innerhalb eines kontrollierten Einkaufsprozesses abgewickelt werden kann.
Über das Ein-Kreditor-Modell lässt sich die Beschaffung zentralisieren, während der Kunde weiterhin aus seinem bestehenden ERP-System bestellt.
Keine separate Lieferantenanlage für jeden einzelnen Anbieter.
Kein eigener Kreditkartenprozess für den Fachbereich.
Keine private Auslage mit anschließender Spesenabrechnung.
Gleichzeitig werden wichtige Informationen wie Nutzer, Lizenz, Laufzeit und Kündigungsfrist dokumentiert.
Denn Software ist digital.
Der Beschaffungsprozess dahinter sollte es ebenfalls sein.
Häufige Fragen zur Softwarebeschaffung per Kreditkarte
Können Softwareanbieter abgewickelt werden, die nur Kreditkarte akzeptieren?
Ja. Im Ein-Kreditor-Modell kann die Beschaffung beim Anbieter übernommen werden, während der Kunde weiterhin über den zentralen Kreditor bestellt.
Muss der Softwareanbieter dafür als Lieferant angelegt werden?
Beim Kunden muss der einzelne Anbieter für einen entsprechenden Einmalbedarf nicht zwingend als eigener Kreditor angelegt werden. Die Abwicklung erfolgt über den zentralen Kreditor.
Funktioniert das auch bei PayPal?
Auch alternative Zahlungswege wie PayPal können bei entsprechenden Einmalbedarfen relevant sein. Entscheidend ist, dass die Beschaffung zentral abgewickelt und dem Kundenvorgang sauber zugeordnet wird.
Was passiert mit Zugangsdaten und Lizenzinformationen?
Diese werden dem jeweiligen Vorgang beziehungsweise Nutzer eindeutig zugeordnet und zeitnah bereitgestellt.
Wie werden automatische Verlängerungen behandelt?
Bereits bei der Bestellung wird geprüft, ob ein einmaliger Kauf oder ein wiederkehrendes Abonnement vorliegt. Laufzeiten und Kündigungsfristen werden transparent ausgewiesen.
Ist jedes SaaS-Tool ein Einmalbedarf?
Nein. Regelmäßig genutzte oder strategisch relevante Software sollte entsprechend strukturiert beschafft und verwaltet werden. Das Ein-Kreditor-Modell ist insbesondere für unregelmäßige beziehungsweise einmalige Softwarebedarfe interessant.