Bei A-Teilen zählt jeder Cent. Preise werden verglichen, Angebote eingeholt, Benchmarks erstellt und Konditionen mehrfach verhandelt. Schon wenige Zehntelprozent können bei großen Einkaufsvolumina einen erheblichen Unterschied machen.
Bei Einmalbedarfen sieht die Realität häufig anders aus.
Ein Ersatzteil für 800 Euro. Eine Softwarelizenz für 1.200 Euro. Ein spezielles Werkzeug für 400 Euro. Eine einmalige Dienstleistung für 1.500 Euro.
Der einzelne Vorgang erscheint wirtschaftlich kaum relevant. Also wird das vorhandene Angebot bestellt – häufig ohne Preisvergleich und ohne Verhandlung.
Bei einer einzelnen Bestellung muss das kein großes Problem sein.
Bei 1.800 solcher Bestellungen pro Jahr kann daraus jedoch ein relevanter Kostenblock entstehen.
Das Problem: Häufig wird er gar nicht als solcher sichtbar.
Warum Einmalbedarfe beim Einkaufscontrolling durchs Raster fallen
Einmalbedarfe sind seltene, unregelmäßige oder individuelle Beschaffungsbedarfe, die nicht sinnvoll über bestehende Rahmenverträge, Kataloge oder Standardsortimente abgedeckt werden können.
Genau diese Eigenschaft macht sie für das Einkaufscontrolling schwierig.
Während regelmäßig beschaffte Artikel einer Warengruppe, einem Lieferanten oder einem Rahmenvertrag zugeordnet und entsprechend ausgewertet werden können, verteilen sich Einmalbedarfe häufig auf:
- zahlreiche Lieferanten,
- unterschiedliche Warengruppen,
- verschiedene Fachbereiche,
- viele kleine Bestellungen,
- unterschiedliche Gesellschaften und Kostenstellen.
In der Einzelbetrachtung fällt kaum ein Vorgang auf.
Erst die Summe zeigt, welches Volumen tatsächlich dahintersteckt.
A-Teile und Einmalbedarfe folgen einer anderen Einkaufslogik
Dass Unternehmen bei strategisch relevanten A-Teilen wesentlich intensiver auf den Einkaufspreis schauen, ist grundsätzlich richtig.
Hohe und wiederkehrende Volumina rechtfertigen entsprechenden Einkaufsaufwand.
Ein vereinfachtes Beispiel:
Ein Unternehmen kauft ein Serienteil für mehrere Millionen Euro jährlich ein. Schon eine Verbesserung der Konditionen um 0,5 Prozent kann eine erhebliche absolute Einsparung erzeugen.
Entsprechend sinnvoll sind Ausschreibungen, Benchmarks, Lieferantenverhandlungen und regelmäßige Konditionsprüfungen.
Bei einem einzelnen Einmalbedarf über beispielsweise 1.000 Euro sieht die Rechnung anders aus.
Selbst 5 Prozent Preisreduzierung entsprechen nur:
1.000 € × 5 % = 50 €
Mehrere Angebote manuell einzuholen und anschließend Verhandlungsrunden durchzuführen, kann mehr interne Kosten verursachen als die mögliche Einsparung.
Deshalb ist es nachvollziehbar, dass der Einkauf diese Vorgänge anders behandelt.
Problematisch wird es erst, wenn daraus die Schlussfolgerung entsteht:
Bei Einmalbedarfen spielen Einkaufspreise grundsätzlich keine Rolle.
1.800 kleine Bestellungen sind kein kleiner Kostenblock mehr
Der entscheidende Perspektivwechsel besteht darin, Einmalbedarfe nicht ausschließlich einzeln zu betrachten.
Nehmen wir ein Unternehmen mit 1.800 Einmalbedarfsbestellungen pro Jahr.
Jeder einzelne Vorgang ist möglicherweise zu klein, um besondere Aufmerksamkeit zu erzeugen. Zusammengenommen können diese Bestellungen jedoch ein erhebliches Einkaufsvolumen darstellen.
Genau hier entsteht ein blinder Fleck:
Der einzelne Einmalbedarf ist klein. Das gesamte Einmalbedarfsvolumen muss es nicht sein.
Wer nur auf die einzelne Bestellung schaut, sieht deshalb möglicherweise keinen wirtschaftlichen Handlungsbedarf.
Wer die Vorgänge dagegen aggregiert, kann erstmals erkennen, wie viel tatsächlich über diesen Beschaffungskanal ausgegeben wird.
Das Problem ist nicht immer schlechte Verhandlung
Bei nicht optimierten Einkaufspreisen wird schnell angenommen, der Einkauf habe schlecht verhandelt.
Bei Einmalbedarfen trifft das den Kern häufig nicht.
Denn oftmals findet überhaupt keine Verhandlung statt.
Das kann aus Sicht des einzelnen Vorgangs sogar wirtschaftlich sinnvoll sein. Kein strategischer Einkäufer sollte einen erheblichen Teil seiner Arbeitszeit investieren, um bei einer kleinen Einzelbestellung wenige Euro herauszuverhandeln.
Der potenzielle Preisvorteil bleibt dann aber trotzdem ungenutzt.
Das Geld geht also nicht zwingend verloren, weil schlecht verhandelt wurde. Es bleibt liegen, weil eine manuelle Prüfung wirtschaftlich keinen Sinn ergibt.
Genau diese Unterscheidung ist wichtig.
Warum klassische Einkaufsanalysen Einmalbedarfe häufig nicht vollständig zeigen
Hinzu kommt ein strukturelles Problem.
Einmalbedarfe bilden keine homogene Warengruppe.
Innerhalb weniger Wochen können beispielsweise technische Ersatzteile, IT-Hardware, Softwarelizenzen, Dienstleistungen, Werkzeuge, Verbrauchsmaterialien oder sogar Catering beschafft werden.
In einer klassischen Spend-Analyse werden diese Vorgänge entsprechend unterschiedlichen Kategorien zugeordnet.
Aus Warengruppensicht ist das korrekt.
Aus Prozesssicht geht dadurch jedoch eine wichtige Gemeinsamkeit verloren: Alle Vorgänge sind unregelmäßige Einmalbedarfe und folgen möglicherweise einem ähnlichen Beschaffungsproblem.
Deshalb kann es sinnvoll sein, Einmalbedarfe zusätzlich als eigene Prozesskategorie auszuwerten.
Welche Kennzahlen Unternehmen bei Einmalbedarfen kennen sollten
Wer die Wirtschaftlichkeit von Einmalbedarfen beurteilen möchte, sollte deshalb zunächst Transparenz schaffen.
Mindestens folgende Fragen sind relevant:
| Kennzahl | Fragestellung |
|---|---|
| Anzahl Bestellungen | Wie viele Einmalbedarfe entstehen jährlich? |
| Einkaufsvolumen | Welcher Gesamtwert steckt dahinter? |
| Durchschnittlicher Bestellwert | Wie groß ist ein typischer Vorgang? |
| Anzahl Lieferanten | Wie fragmentiert ist die Beschaffung? |
| Positionen je Bestellung | Wie komplex sind die Vorgänge? |
| Preisvergleiche | Bei welchem Anteil werden Alternativen geprüft? |
| Preisverhandlungen | Bei welchem Anteil wird tatsächlich verhandelt? |
| erzielte Einsparungen | Welche Preisvorteile entstehen? |
| Prozesskosten | Was kostet die interne Abwicklung zusätzlich? |
Gerade die Kombination aus Einkaufsvolumen und Anzahl der Vorgänge ist wichtig.
Ein großes Volumen bei wenigen Bestellungen verlangt eine andere Strategie als dasselbe Volumen verteilt auf Tausende Kleinvorgänge.
Warum „einfach mehr verhandeln“ keine gute Lösung ist
Die naheliegende Antwort wäre, künftig auch bei Einmalbedarfen konsequent mehrere Angebote einzuholen.
Das löst jedoch nur einen Teil des Problems und kann ein neues schaffen.
Denn zusätzliche Preisvergleiche verursachen zusätzliche Prozesskosten.
Muss ein Einkäufer bei 1.800 Bestellungen jedes Mal manuell alternative Bezugsquellen recherchieren, Angebote anfordern, vergleichen und gegebenenfalls nachverhandeln, entstehen erhebliche zusätzliche Arbeitsaufwände.
Deshalb muss die entscheidende Kennzahl lauten:
Welche Einsparung erzielen wir im Verhältnis zum zusätzlichen Aufwand?
Das unterscheidet wirtschaftliche Einkaufsoptimierung von reiner Einkaufspreisoptimierung.
Automatisierung verändert die Wirtschaftlichkeitsrechnung
Genau an diesem Punkt wird Automatisierung interessant.
Wenn ein Standardartikel eindeutig identifizierbar ist, können alternative Bezugsquellen automatisiert geprüft werden. Bei individuellen Angeboten kann wiederum eine automatisierte Preisverhandlung eingesetzt werden.
Damit verändert sich die Rechnung.
Nicht mehr:
mögliche Einsparung vs. manuelle Arbeitszeit des Einkäufers
sondern:
mögliche Einsparung bei möglichst geringem zusätzlichem internem Aufwand.
Dadurch können auch kleinere Preisvorteile interessant werden, die eine manuelle Bearbeitung nicht rechtfertigen würden.
Wie dieser automatisierte Preisvergleich konkret funktioniert, behandeln wir separat in unserem Beitrag zum Preisvergleich bei Einmalbedarfen.
Erst messen, dann optimieren
Bevor ein Unternehmen über Preisoptimierung nachdenkt, sollte es deshalb zunächst eine wesentlich einfachere Frage beantworten können:
Wie viel kaufen wir eigentlich als Einmalbedarf ein?
Wenn darauf keine belastbare Antwort existiert, fehlt die Grundlage für weitere Entscheidungen.
Erst mit einer strukturierten Datengrundlage lässt sich untersuchen:
Welche Bedarfe treten tatsächlich nur einmal auf?
Welche wiederholen sich?
Wo entstehen relevante Volumina?
Welche Artikel könnten künftig standardisiert werden?
Wo lohnt sich ein automatisierter Preisvergleich?
Und welche Vorgänge sollten möglicherweise in Kataloge oder Rahmenverträge überführt werden?
Damit wird aus vielen unscheinbaren Einzelvorgängen eine steuerbare Beschaffungskategorie.
Fazit: Kleine Bestellungen brauchen eine Gesamtbetrachtung
Bei Einmalbedarfen muss nicht um jeden Cent manuell verhandelt werden.
Das wäre häufig sogar unwirtschaftlich.
Problematisch ist vielmehr, wenn Unternehmen aufgrund der geringen Einzelwerte überhaupt nicht mehr betrachten, welches Einkaufsvolumen sich hinter ihren Einmalbedarfen verbirgt.
Eine kleine Bestellung ist ein kleiner Vorgang. 1.800 kleine Bestellungen sind ein Einkaufsvolumen.
Erst wenn Einmalbedarfe zentral erfasst und ausgewertet werden, lässt sich entscheiden, wo Preisoptimierung sinnvoll ist, welche Bedarfe standardisiert werden können und welche Prozesse automatisiert werden sollten.
Die relevante Frage lautet deshalb nicht:
„Haben wir bei dieser einen Bestellung den letzten Euro herausgeholt?“
Sondern:
„Wissen wir überhaupt, wie viel wir über alle Einmalbedarfe hinweg ausgeben – und welches Potenzial darin steckt?“
Häufige Fragen zu Einkaufskosten bei Einmalbedarfen
Warum werden Preise bei Einmalbedarfen häufig nicht verglichen?
Einmalbedarfe haben häufig relativ geringe Einzelwerte und müssen kurzfristig beschafft werden. Der manuelle Aufwand für Lieferantensuche, Angebotsvergleich und Verhandlung kann deshalb in keinem sinnvollen Verhältnis zur möglichen Einsparung stehen.
Sind kleine Bestellungen für den Einkauf wirtschaftlich irrelevant?
Nicht zwangsläufig. Einzelne Bestellungen können geringe Werte haben, sich über Hunderte oder Tausende Vorgänge im Jahr jedoch zu einem relevanten Einkaufsvolumen summieren.
Sollten bei jedem Einmalbedarf drei Angebote eingeholt werden?
Nicht pauschal. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen möglicher Einsparung und zusätzlichem Prozessaufwand. Bei kleinen Vorgängen kann ein aufwendiger manueller Angebotsvergleich unwirtschaftlich sein.
Wie lassen sich Einkaufskosten bei Einmalbedarfen reduzieren?
Ansatzpunkte sind unter anderem die zentrale Erfassung der Bedarfe, Transparenz über das Gesamtvolumen, die Reduktion von Prozesskosten, automatisierte Preisvergleiche und Verhandlungen sowie die Überführung wiederkehrender Bedarfe in strukturierte Beschaffungswege.
Warum sollten Einmalbedarfe separat ausgewertet werden?
Weil sie sich häufig über zahlreiche Warengruppen, Lieferanten und Fachbereiche verteilen. Eine zusätzliche Betrachtung als Prozesskategorie kann sichtbar machen, welches Gesamtvolumen und welche Anzahl an Vorgängen tatsächlich dahinterstehen.