5 Prozent Preisnachlass auf eine Bestellung über 1.000 Euro entsprechen gerade einmal 50 Euro.
Lohnt es sich dafür, mehrere Angebote einzuholen, Preise zu vergleichen, Lieferanten anzuschreiben und anschließend vielleicht noch zwei Verhandlungsrunden zu führen?
Manuell häufig nicht. Automatisiert kann die Rechnung ganz anders aussehen.
Genau darin liegt eine Besonderheit von Einmalbedarfen: Der mögliche Preisvorteil einer einzelnen Bestellung ist häufig zu klein, um einen hohen manuellen Aufwand im Einkauf zu rechtfertigen. Über Hunderte Bestellungen und ein entsprechend großes Einmalbedarfsvolumen können sich viele kleine Preisunterschiede jedoch zu einer relevanten Summe addieren.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob Preise bei Einmalbedarfen verglichen werden sollten.
Sondern:
Wie lassen sich Einkaufspreise optimieren, ohne dafür zusätzliche Kapazitäten im Einkauf zu binden?
Warum sich manuelle Preisvergleiche bei Einmalbedarfen häufig nicht rechnen
Einmalbedarfe sind seltene, unregelmäßige oder individuelle Beschaffungsbedarfe, die nicht sinnvoll über bestehende Kataloge, Rahmenverträge oder Standardsortimente abgedeckt werden können.
Gerade bei solchen Bedarfen steht der Einkauf vor einem wirtschaftlichen Zielkonflikt.
Natürlich ist ein niedrigerer Einkaufspreis grundsätzlich positiv. Gleichzeitig verursacht jede zusätzliche Aktivität im Beschaffungsprozess Aufwand.
Ein Einkäufer könnte beispielsweise für eine Bestellung über 1.000 Euro drei Vergleichsangebote einholen, diese prüfen, Rückfragen stellen und anschließend mit dem favorisierten Lieferanten verhandeln.
Erzielt er dadurch 5 Prozent Preisnachlass, beträgt die Einsparung:
1.000 € × 5 % = 50 €
Wenn der dafür notwendige interne Aufwand ähnlich hoch oder sogar höher ist als die erzielte Einsparung, wurde zwar der Einkaufspreis optimiert – aber nicht unbedingt der gesamte Einkaufsprozess.
Genau deshalb liegt der Fokus bei Einmalbedarfen häufig zu Recht auf den Prozesskosten.
Einkaufspreis und Prozesskosten müssen gemeinsam betrachtet werden
Die Betrachtung der Prozesskosten bedeutet allerdings nicht, dass der Einkaufspreis unwichtig ist.
Vielmehr müssen beide Kostenarten getrennt betrachtet und anschließend gemeinsam optimiert werden:
| Kostenebene | Typische Optimierung |
|---|---|
| Einkaufspreis | Preisvergleich, Konditionen, Verhandlung |
| Prozesskosten | Standardisierung und Automatisierung der Beschaffung |
| Lieferantenadministration | Bündelung über einen Kreditor |
| Rechnungsprozess | Bestellbezug und standardisierte Dokumente |
| Interner Zeitaufwand | Weniger manuelle Recherche und Abstimmung |
Ein günstigerer Artikel allein macht einen ineffizienten Beschaffungsprozess also noch nicht wirtschaftlich.
Umgekehrt sollte ein effizienter Prozess nicht bedeuten, dass vorhandene Preisvorteile grundsätzlich ungenutzt bleiben.
Das Ziel muss sein, Einkaufspreise und Prozesskosten gleichzeitig zu reduzieren.
Aus 50 Euro können über das Jahr 25.000 Euro werden
Bei einer einzelnen Bestellung wirken kleine prozentuale Einsparungen zunächst wenig relevant.
Die Perspektive verändert sich jedoch, sobald nicht mehr eine Bestellung, sondern das gesamte Einmalbedarfsvolumen betrachtet wird.
Ein einfaches Rechenbeispiel:
| Einmalbedarfsvolumen | Einsparung | Preisvorteil |
|---|---|---|
| 1.000 € | 5 % | 50 € |
| 10.000 € | 5 % | 500 € |
| 100.000 € | 5 % | 5.000 € |
| 500.000 € | 5 % | 25.000 € |
Der entscheidende Unterschied liegt in der Skalierung.
Für 50 Euro Einsparung lohnt sich eine aufwendige manuelle Verhandlung möglicherweise nicht. Wenn dieselbe Preisoptimierung jedoch automatisiert über viele Einmalbedarfe erfolgt, können sich die einzelnen Preisvorteile über das Jahr summieren.
Damit verändert Automatisierung die Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Wie funktioniert ein automatisierter Preisvergleich bei Einmalbedarfen?
Bei einmalbedarfe.de unterscheiden wir grundsätzlich zwischen vergleichbaren Standardartikeln und individuellen Angeboten.
Denn nicht jeder Einmalbedarf lässt sich auf dieselbe Weise optimieren.
1. Standardartikel automatisiert vergleichen
Bei einem eindeutig identifizierbaren Standardartikel kann geprüft werden, ob derselbe Artikel zu besseren Konditionen verfügbar ist.
Eine eindeutige Identifikation kann beispielsweise über eine Herstellerteilenummer oder einen konkreten Produktlink erfolgen.
Die KI kann anschließend vorhandene Bezugsquellen und Konditionen vergleichen.
Dabei ist entscheidend, dass nicht lediglich ähnliche Produkte miteinander verglichen werden. Relevant ist der identische benötigte Artikel unter Berücksichtigung seiner Verfügbarkeit.
Ist eine wirtschaftlich bessere Bezugsquelle vorhanden, kann der günstigere verfügbare Preis für die weitere Beschaffung genutzt werden.
2. Individuelle Angebote automatisiert verhandeln
Anders sieht es beispielsweise bei individuell angebotenen Produkten oder Dienstleistungen aus.
Hier existiert möglicherweise keine Herstellerteilenummer und kein identisches Vergleichsprodukt in einem Onlineshop.
Statt eines klassischen Preisvergleichs kann deshalb eine automatisierte Verhandlung eingesetzt werden.
Die KI erhält das vorliegende Angebot und kann den Lieferanten per E-Mail mit einer Preisreduktionsforderung kontaktieren.
Ist der Lieferant zu einer Reduzierung bereit, wird der verbesserte Preis übernommen. Kommt zunächst keine Einigung zustande, kann eine weitere Verhandlungsrunde durchgeführt werden.
So lässt sich auch bei Bedarfen Optimierungspotenzial prüfen, die sich nicht über einen klassischen Produktvergleich abbilden lassen.
Was passiert, wenn kein besserer Preis gefunden wird?
Das ist ein wichtiger Punkt für die wirtschaftliche Betrachtung.
Eine automatisierte Preisoptimierung garantiert nicht, dass jeder Einmalbedarf günstiger beschafft werden kann.
Bei einzelnen Produkten kann der ursprüngliche Lieferant bereits das wirtschaftlichste verfügbare Angebot abgegeben haben. Ebenso muss ein Lieferant einer Preisreduktionsforderung nicht zustimmen.
Das Ergebnis kann deshalb auch lauten:
Der ursprüngliche Bestellpreis bleibt bestehen.
Der Unterschied zum manuellen Vorgehen liegt darin, dass der Einkauf nicht selbst für jede einzelne Bestellung recherchieren und verhandeln muss.
Damit lässt sich auch bei kleineren Einsparpotenzialen prüfen, ob ein besserer Preis verfügbar ist, ohne den gleichen manuellen Aufwand zu verursachen.
Praxisbeispiel: 20 Artikel mit rund 14,8 Prozent ermitteltem Einsparpotenzial
Wie relevant dieser Ansatz sein kann, haben wir anhand realer Beschaffungsdaten eines Interessenten getestet.
Dafür wurden 20 ausgewählte Artikel aus vorhandenen Einkaufsdaten analysiert. Die Frage war:
Welche Preise hätten sich zum Zeitpunkt der Analyse über unseren automatisierten Ansatz ermitteln lassen?
Über diese 20 Artikel hinweg lag das dabei ermittelte Einsparpotenzial bei rund 14,8 Prozent gegenüber den vorliegenden Einkaufspreisen.
Wichtig ist die Einordnung: Dieser Wert ist das Ergebnis dieses konkreten Datenausschnitts und lässt sich nicht pauschal auf jedes Unternehmen oder jedes Einmalbedarfsvolumen übertragen.
Er zeigt aber, warum es sinnvoll sein kann, auch bei Einmalbedarfen systematisch nach Preisvorteilen zu suchen – vorausgesetzt, der dafür notwendige manuelle Aufwand bleibt gering.
Wann lohnt sich ein Preisvergleich bei Einmalbedarfen?
Die Antwort hängt vor allem davon ab, wie der Preisvergleich durchgeführt wird.
Manuell mehrere Angebote für jede kleinere Bestellung einzuholen und anschließend einzeln zu verhandeln, kann hohe Prozesskosten verursachen. Der Einkauf sollte seine Kapazitäten dort einsetzen, wo sein strategischer und wirtschaftlicher Hebel besonders groß ist.
Eine automatisierte Prüfung verändert diese Rechnung.
Je geringer der zusätzliche interne Aufwand pro Bestellung ist, desto eher können auch kleinere Preisvorteile wirtschaftlich relevant werden.
Vereinfacht lässt sich deshalb sagen:
Manueller Preisvergleich: mögliche Einsparung gegen Arbeitszeit abwägen.
Automatisierter Preisvergleich: auch kleinere Einsparpotenziale systematisch prüfen und über das Gesamtvolumen skalieren.
Automatisierung ersetzt nicht die strategische Einkaufsarbeit
Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, jede Preisverhandlung an eine KI abzugeben.
Bei strategisch wichtigen Warengruppen, hohen Volumina, komplexen Lieferantenbeziehungen oder langfristigen Verträgen bleibt professionelle Verhandlungsarbeit eine Kernaufgabe des Einkaufs.
Einmalbedarfe stellen jedoch eine andere Ausgangssituation dar.
Wenn ein Einkäufer 30 Minuten investieren müsste, um bei einer einzelnen 1.000-Euro-Bestellung vielleicht 50 Euro einzusparen, kann seine Arbeitszeit an anderer Stelle wesentlich wertvoller sein.
Automatisierung soll genau diese kleinteilige operative Arbeit reduzieren.
Der strategische Einkauf konzentriert sich auf die Verhandlungen, bei denen seine Expertise den größten Hebel besitzt. Wiederholbare Preisprüfungen bei Einmalbedarfen können dagegen soweit sinnvoll automatisiert werden.
Fazit: Nicht auf Preisvergleiche verzichten – sondern den Aufwand reduzieren
Bei Einmalbedarfen ausschließlich auf den Einkaufspreis zu schauen, greift zu kurz. Für eine einzelne Bestellung kann der Aufwand einer manuellen Preisverhandlung größer sein als der erzielte Preisvorteil.
Deshalb komplett auf Preisoptimierung zu verzichten, ist jedoch ebenfalls nicht zwingend wirtschaftlich.
Denn viele kleine Einmalbedarfe können sich über ein Jahr zu einem erheblichen Einkaufsvolumen summieren.
5 Prozent von 1.000 Euro sind 50 Euro.
5 Prozent von 500.000 Euro sind 25.000 Euro.
Der entscheidende Hebel liegt deshalb in der Automatisierung.
Wenn Preise verglichen und geeignete Angebote verhandelt werden können, ohne bei jeder Bestellung zusätzliche Kapazitäten im Einkauf zu binden, lassen sich Prozesskosten und Einkaufspreise gleichzeitig adressieren.
Genau dann kann sich ein Preisvergleich auch bei Einmalbedarfen lohnen.
Häufige Fragen zum Preisvergleich bei Einmalbedarfen
Lohnt sich ein Preisvergleich bei Einmalbedarfen?
Ein manueller Preisvergleich lohnt sich bei kleineren Einzelbestellungen nicht immer, weil der interne Aufwand die mögliche Einsparung relativieren kann. Durch Automatisierung können dagegen auch kleinere Preisvorteile über viele Bestellungen hinweg relevant werden.
Warum werden Einmalbedarfe nicht einfach immer verhandelt?
Die potenzielle Einsparung einer einzelnen Bestellung ist häufig gering. Einkaufsmitarbeiter können ihre Zeit deshalb wirtschaftlicher bei strategischen Warengruppen und größeren Verhandlungen einsetzen.
Kann KI Einkaufspreise automatisch vergleichen?
Bei eindeutig identifizierbaren Standardartikeln können verfügbare Bezugsquellen und Konditionen automatisiert verglichen werden. Dabei müssen unter anderem Produktidentität und Verfügbarkeit berücksichtigt werden.
Kann KI auch individuelle Angebote verhandeln?
Bei individuell angebotenen Produkten oder Dienstleistungen kann statt eines Produktvergleichs eine automatisierte Kommunikation mit dem Lieferanten zur Preisverhandlung eingesetzt werden.
Wie hoch ist das Einsparpotenzial bei Einmalbedarfen?
Das lässt sich nicht pauschal beziffern und hängt unter anderem von Artikeln, Lieferanten, vorhandenen Konditionen und Ausgangspreisen ab. In einem von einmalbedarfe.de analysierten Datenausschnitt mit 20 ausgewählten Artikeln lag das zum Analysezeitpunkt ermittelte Potenzial bei rund 14,8 Prozent. Dieses Ergebnis ist nicht ohne Weiteres auf andere Beschaffungsvolumina übertragbar.