Digitalisierung im Einkauf bedeutet nicht, dass plötzlich jeder Lieferant digital arbeitet.
In der Praxis ist häufig das Gegenteil der Fall.
Auftragsbestätigungen kommen per E-Mail, über ein Portal oder als PDF. Manche Lieferanten verschicken Dokumente aber weiterhin per Post. Andere bestehen auf Vorkasse, nehmen Bestellungen telefonisch entgegen oder arbeiten ohne digitales Bestellsystem.
Gerade bei Einmalbedarfen ist diese Vielfalt besonders ausgeprägt. Denn hier entscheidet sich das Unternehmen nicht immer für den Lieferanten mit dem modernsten Beschaffungsprozess. Entscheidend ist häufig, wer genau den benötigten Artikel oder die benötigte Dienstleistung liefern kann.
Die Herausforderung lautet deshalb nicht, jeden Lieferanten zu digitalisieren.
Die Herausforderung besteht darin, unterschiedliche Lieferantenprozesse so zu vereinheitlichen, dass sie im Einkauf des Kunden nicht zu zusätzlichem Aufwand führen.
Die Realität: Nicht jeder Lieferant arbeitet digital
Ein Beispiel aus unserem eigenen Tagesgeschäft:
Eine Auftragsbestätigung erreicht uns per Post. Ausgedruckt, gefaltet, frankiert und einige Tage unterwegs.
Später folgt die Rechnung.
Ebenfalls per Post.
Für einen digitalen Einkaufsdienstleister klingt das zunächst ungewöhnlich. Tatsächlich gehört es aber zur Realität bei der Beschaffung von Einmalbedarfen.
Lieferanten unterscheiden sich erheblich in der Art, wie sie Bestellungen und Dokumente verarbeiten.
Während große Anbieter hochgradig digitalisierte Prozesse besitzen, arbeiten andere beispielsweise mit:
- postalischen Auftragsbestätigungen,
- Papierrechnungen,
- telefonischen Bestellungen,
- Vorkasse,
- einfachen E-Mail-Prozessen,
- individuellen Bestellabläufen
- oder ohne eigenes Beschaffungsportal.
Für den Einkauf entsteht dadurch eine heterogene Prozesslandschaft.
Warum das bei Einmalbedarfen besonders relevant ist
Bei strategischen Lieferanten kann ein Unternehmen Standards definieren und Prozesse gemeinsam mit dem Lieferanten entwickeln.
Bei Einmalbedarfen funktioniert das häufig nicht.
Wird beispielsweise ein seltenes Ersatzteil benötigt und existiert nur eine geeignete Bezugsquelle, kann der Einkauf kaum verlangen, dass der Lieferant zunächst seine Prozesse an die eigenen Anforderungen anpasst.
Dasselbe gilt für viele andere einmalige Bedarfe:
- Spezialteile
- seltene Ersatzteile
- kleine Fachhändler
- Handwerker
- einmalige Dienstleistungen
- Schulungen
- Sonderanfertigungen
- lokale Anbieter
Die Beschaffungsquelle wird in diesen Fällen aufgrund des konkreten Bedarfs ausgewählt.
Nicht aufgrund der digitalen Reife des Lieferanten.
Das Problem darf nicht beim Einkauf des Kunden landen
Genau hier entsteht eine wichtige Aufgabe bei der Digitalisierung von Einmalbedarfen.
Der Lieferant kann weiterhin so arbeiten, wie es seinem Prozess entspricht.
Der Kunde sollte diese unterschiedlichen Abläufe jedoch nicht jedes Mal selbst verarbeiten müssen.
Im KKSC Ein-Kreditor-Modell übernimmt einmalbedarfe.de deshalb die Schnittstelle zwischen Lieferant und Kundenprozess.
Kommt eine Auftragsbestätigung beispielsweise postalisch bei uns an, wird sie verarbeitet, digitalisiert und dem entsprechenden Vorgang zugeordnet.
Für den Kunden bleibt der Prozess standardisiert.
Ein Lieferantenprozess – unterschiedliche Beschaffungswege
Im Hintergrund können die Abläufe vollkommen unterschiedlich sein.
Ein Lieferant kommuniziert per E-Mail.
Der nächste nutzt ein Onlineportal.
Ein anderer verlangt Vorkasse.
Und ein weiterer verschickt seine Unterlagen weiterhin postalisch.
Auf Kundenseite soll daraus trotzdem ein einheitlicher Prozess entstehen.
Typischerweise umfasst die Dokumentenkette:
- Auftragsbestätigung mit Bestellbezug
- Lieferschein beziehungsweise Leistungsnachweis
- Rechnung mit Bestellbezug und vereinbartem Zahlungsziel
Für den Kunden spielt es damit im Idealfall keine Rolle mehr, wie der ursprüngliche Lieferant seine eigenen Prozesse organisiert.
Ein Kreditor statt vieler unterschiedlicher Lieferantenprozesse
Der zentrale Hebel dahinter ist das Ein-Kreditor-Modell.
Statt jeden einmalig benötigten Lieferanten mit seinen individuellen Anforderungen in die eigene Einkaufsorganisation zu integrieren, erfolgt die Abwicklung über einen zentralen Kreditor.
einmalbedarfe.de übernimmt dabei die operative Schnittstelle zum jeweiligen Anbieter.
Das kann beispielsweise bedeuten:
- Lieferant kontaktieren
- Bestellung platzieren
- unterschiedliche Zahlungsmodalitäten abwickeln
- Dokumente entgegennehmen
- analoge Dokumente digitalisieren
- Dokumente der Bestellung zuordnen
- Auftragsbestätigungen verarbeiten
- Liefer- oder Leistungsnachweise dokumentieren
- Rechnungsprozess vereinheitlichen
Dadurch wird nicht zwingend der Lieferant selbst digitalisiert.
Stattdessen wird sein individueller Prozess in einen standardisierten Einkaufsprozess übersetzt.
Digitalisierung bedeutet nicht automatisch eine neue Schnittstelle
Gerade im Einkauf wird Digitalisierung häufig mit neuen Plattformen, Portalen und technischen Schnittstellen gleichgesetzt.
Bei Einmalbedarfen sollte jedoch immer geprüft werden, ob dieser Aufwand wirtschaftlich sinnvoll ist.
Wenn ein Lieferant möglicherweise nur ein einziges Mal benötigt wird, wäre es wenig sinnvoll, für diesen einzelnen Vorgang eine aufwendige technische Integration aufzubauen.
Der bessere Ansatz kann darin bestehen, die unterschiedlichen Prozesse im Hintergrund abzufangen und für den Einkauf einen einheitlichen Output zu erzeugen.
Digitalisierung wird damit nicht zum Selbstzweck.
Sie löst ein konkretes Prozessproblem.
Der Fachbereich braucht das Produkt – nicht den perfekten Lieferantenprozess
Gerade bei dringenden Einmalbedarfen zählt zunächst die Verfügbarkeit.
Wenn eine Maschine stillsteht und ein bestimmtes Ersatzteil nur bei einem kleinen Spezialanbieter verfügbar ist, hilft dem Unternehmen der modernste digitale Lieferant wenig, wenn dieser das benötigte Teil nicht liefern kann.
Der Einkauf muss deshalb zwei Anforderungen miteinander verbinden:
Die richtige Beschaffungsquelle finden und gleichzeitig einen sauberen internen Prozess gewährleisten.
Ein Ein-Kreditor-Modell kann genau diese beiden Welten miteinander verbinden.
Der tatsächliche Lieferant darf individuell bleiben.
Der Prozess für das beschaffende Unternehmen wird trotzdem standardisiert.
Warum Standardisierung trotzdem entscheidend ist
Das bedeutet nicht, dass Unternehmen auf Standardisierung verzichten sollten.
Im Gegenteil.
Kataloge, Rahmenverträge und strategische Lieferantenstrukturen sind überall dort sinnvoll, wo Bedarfe regelmäßig auftreten und planbar sind.
Einmalbedarfe beginnen jedoch genau dort, wo diese Standards an ihre Grenzen kommen.
Die Antwort darauf sollte nicht sein, jeden Sonderfall mit einem weiteren Sonderprozess zu beantworten.
Stattdessen braucht es einen standardisierten Prozess für das Nicht-Standardisierte.
Was bedeutet das für Einkauf und Buchhaltung?
Für Einkauf und Buchhaltung hat die Vereinheitlichung einen entscheidenden Vorteil:
Sie müssen sich nicht bei jedem neuen Einmalbedarf mit einem anderen Lieferantenprozess beschäftigen.
Stattdessen entsteht eine wiederkehrende Struktur mit Bestellbezug und einer nachvollziehbaren Dokumentenkette.
Das kann insbesondere reduzieren:
- manuelle Zuordnungen,
- Rückfragen,
- Klärfälle,
- unterschiedliche Zahlungsprozesse,
- zusätzliche Lieferantenanlagen
- und administrativen Aufwand.
Der eigentliche Beschaffungsmarkt kann heterogen bleiben.
Der interne Prozess muss es nicht sein.
Fazit: Digitalisierung bedeutet, eine Brücke zu bauen
Ein digitaler Einkaufsprozess setzt nicht voraus, dass jeder Lieferant vollständig digitalisiert ist.
Gerade bei Einmalbedarfen wäre diese Erwartung kaum realistisch.
Entscheidend ist vielmehr, eine Brücke zwischen zwei Welten zu schaffen:
Auf der einen Seite steht der Lieferant mit seinem individuellen Prozess.
Auf der anderen Seite steht ein Unternehmen, das standardisierte, nachvollziehbare und möglichst digitale Einkaufsprozesse benötigt.
Das KKSC Ein-Kreditor-Modell übernimmt diese Schnittstellenfunktion.
Und wenn dafür im Hintergrund gelegentlich noch ein Brief geöffnet und digitalisiert werden muss, ist das kein Widerspruch zur Digitalisierung.
Es ist vielmehr ein Beispiel dafür, wie Digitalisierung in der Einkaufsrealität funktionieren muss.
Häufige Fragen
Können auch nicht-digitale Lieferanten über einmalbedarfe.de abgewickelt werden?
Ja. Unterschiedliche Kommunikations- und Dokumentenwege des Lieferanten können im Hintergrund verarbeitet und für den Kunden in einen einheitlichen Ablauf überführt werden.
Was passiert mit Dokumenten, die per Post eintreffen?
Sie können digitalisiert, dem jeweiligen Vorgang zugeordnet und anschließend innerhalb der standardisierten Dokumentenkette verarbeitet werden.
Muss jeder Lieferant ein digitales Bestellsystem besitzen?
Nein. Gerade bei Einmalbedarfen ist die digitale Reife des Lieferanten nicht immer ausschlaggebend. Entscheidend ist zunächst, dass der benötigte Bedarf beschafft werden kann.
Warum werden solche Lieferanten nicht einfach ausgeschlossen?
Bei seltenen Ersatzteilen, Spezialprodukten oder lokalen Dienstleistungen kann es nur wenige geeignete Bezugsquellen geben. Ein Ausschluss allein aufgrund eines nicht digitalen Prozesses würde die Beschaffungsmöglichkeiten unnötig einschränken.
Wie bleibt der Prozess für den Kunden trotzdem einheitlich?
Die unterschiedlichen Abläufe werden über das Ein-Kreditor-Modell gebündelt. Der Kunde erhält einen standardisierten Prozess mit Bestellbezug und einer einheitlichen Dokumentenkette.
Ist das nicht ein Widerspruch zur Digitalisierung?
Nein. Digitalisierung bedeutet nicht zwingend, dass jeder Beteiligte denselben digitalen Prozess verwendet. Entscheidend ist, manuelle und heterogene Abläufe dort abzufangen, wo sie entstehen, und für den Kunden einen effizienten Prozess bereitzustellen.