„Diesen Vorgang machen wir jetzt noch und dann ist Schluss.“
Diesen Satz hören wir häufig, wenn Unternehmen über Einmalbedarfe sprechen.
Die Realität ist jedoch:
Einmalbedarfe verschwinden nicht.
Sie gehören zum Tagesgeschäft und entstehen in nahezu jedem Unternehmen immer wieder neu.
Warum Einmalbedarfe unvermeidbar sind
Ob in der Entwicklung, Produktion, IT, im Marketing oder in der Verwaltung:
Immer wieder werden Produkte oder Dienstleistungen benötigt, die außerhalb bestehender Rahmenverträge liegen.
Genau dort entstehen typische Einmalbedarfe.
Das eigentliche Problem ist dabei nicht der Bedarf selbst.
Sondern der fehlende Prozess.
Wenn der offizielle Prozess zu langsam wird
In vielen Unternehmen dauert die Anlage eines neuen Lieferanten mehrere Tage oder sogar Wochen.
Die Folge:
Der Fachbereich sucht sich einen eigenen Weg.
Typischerweise passiert dann Folgendes:
→ direkter Kontakt zum Lieferanten
→ Bestellung außerhalb des Einkaufs
→ Rechnung landet später ungeplant in der Buchhaltung
Das Ergebnis:
→ Maverick Buying
→ fehlende Transparenz
→ hoher Abstimmungsaufwand
→ unnötige Prozesskosten
Einmalbedarfe brauchen keinen Ausnahmeprozess
Viele Unternehmen behandeln Einmalbedarfe wie Sonderfälle.
Dabei sollten sie genauso standardisiert abgewickelt werden wie jede andere Bestellung.
Ein strukturierter Prozess schafft:
→ klare Verantwortlichkeiten
→ nachvollziehbare Bestellwege
→ vollständige Dokumentation
→ transparente Kostenstrukturen
Das Ein-Kreditor-Modell als Lösung
Mit dem KKSC Ein-Kreditor-Modell lassen sich Einmalbedarfe deutlich einfacher steuern.
Anstatt für jede Bestellung neue Lieferanten anzulegen, erfolgt die Abwicklung über einen zentralen Kreditor.
Dadurch profitieren Unternehmen von:
→ weniger Lieferantenkomplexität
→ weniger Klärfällen in der Buchhaltung
→ geringeren Prozesskosten
→ schnelleren Beschaffungsprozessen
Gleichzeitig sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Fachbereiche den offiziellen Beschaffungsprozess umgehen.
Fazit
Einmalbedarfe sind kein Ausnahmefall.
Sie gehören zum Alltag moderner Einkaufsorganisationen.
Deshalb benötigen sie keinen improvisierten Sonderweg, sondern einen standardisierten und digitalen Prozess.
Nur so lassen sich Maverick Buying, unnötige Prozesskosten und operative Reibungsverluste dauerhaft reduzieren.