„Wir brauchen das Tool nur für ein Projekt.“
Ein Satz, der in vielen Unternehmen einen Beschaffungsprozess auslöst, der mit dem regulären Einkauf nur noch wenig zu tun hat.
Der Fachbereich benötigt kurzfristig eine Software. Der Anbieter bietet keine Zahlung auf Rechnung an. Akzeptiert werden lediglich Kreditkarte oder PayPal. Weil das Projekt bereits läuft, wird eine schnelle Lösung gesucht.
Also bezahlt ein Mitarbeiter mit der Firmenkreditkarte – oder im Zweifel sogar privat und reicht die Kosten anschließend ein.
Das Problem ist damit kurzfristig gelöst.
Langfristig können jedoch neue Probleme entstehen: fehlender Bestellbezug, automatische Vertragsverlängerungen, unklare Verantwortlichkeiten und Software, von deren Nutzung Einkauf oder IT möglicherweise überhaupt nichts wissen.
Software als Einmalbedarf benötigt deshalb einen klaren Beschaffungsprozess.
Warum Software-Einmalbedarfe im Einkauf besonders schwierig sind
Einmalig benötigte Software unterscheidet sich in einem wesentlichen Punkt von vielen physischen Einmalbedarfen:
Es gibt keinen klassischen Wareneingang.
Wird ein Ersatzteil bestellt, kommt irgendwann ein Paket im Unternehmen an. Bei Software besteht die „Lieferung“ dagegen möglicherweise nur aus:
- einem Zugangslink,
- einem Lizenzschlüssel,
- einer Aktivierungsmail,
- einem Benutzerkonto
- oder Zugangsdaten zu einer SaaS-Plattform.
Damit fehlt ein physischer Kontrollpunkt.
Das macht es wesentlich einfacher, Software außerhalb des regulären Einkaufsprozesses zu beschaffen.
„Nur Kreditkarte“ wird schnell zum Einkaufsproblem
Gerade bei SaaS-Anbietern und internationalen Softwareunternehmen ist der klassische Rechnungskauf nicht immer vorgesehen.
Stattdessen stehen beispielsweise folgende Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Kreditkarte
- PayPal
- sofortige Onlinezahlung
- wiederkehrende Kreditkartenabbuchung
Für einen einzelnen Mitarbeiter ist die Lösung einfach: Kreditkartendaten eingeben und Tool aktivieren.
Aus Sicht des Einkaufs entstehen jedoch wichtige Fragen.
Wer hat die Software bestellt?
Für welches Projekt wurde sie beschafft?
Welche Kostenstelle trägt die Kosten?
Wie lange läuft der Vertrag?
Verlängert sich das Abonnement automatisch?
Wer besitzt die Zugangsdaten?
Und wer kündigt das Tool, wenn das Projekt abgeschlossen ist?
Fehlt ein definierter Prozess, bleiben genau diese Fragen häufig unbeantwortet.
Aus dem Einmalbedarf wird unbemerkt ein Dauerabo
Besonders problematisch sind automatische Verlängerungen.
Ursprünglich wird ein Tool beispielsweise für ein Projekt über drei Monate oder ein Jahr benötigt.
Das Projekt endet.
Das Tool wird nicht mehr genutzt.
Der Vertrag läuft jedoch weiter.
Ein Jahr später taucht erneut eine Abbuchung auf.
Jetzt beginnt die Recherche:
Wer hat das Tool bestellt? Wer nutzt es? Wo liegen die Vertragsinformationen? Wann hätte gekündigt werden müssen?
Damit kann aus einer ursprünglich kleinen Softwarebeschaffung ein langfristiger Kostenblock entstehen.
Software-Einmalbedarfe können Schatten-IT begünstigen
Noch kritischer wird es, wenn Einkauf und IT überhaupt nicht in die Beschaffung eingebunden sind.
Der Fachbereich benötigt eine Lösung und kauft sie direkt.
Damit können Softwareanwendungen im Unternehmen entstehen, über die zentral keine vollständige Transparenz besteht.
Aus Beschaffungssicht ergeben sich unter anderem Risiken durch:
- unbekannte Softwareverträge,
- fehlende Kostentransparenz,
- dezentrale Kreditkartenzahlungen,
- unklare Laufzeiten,
- fehlende Kündigungsinformationen,
- unklare Nutzerzuordnung
- und fehlende Verantwortlichkeiten.
Je einfacher digitale Tools online gekauft werden können, desto wichtiger wird deshalb ein klarer interner Beschaffungsweg.
Warum ein klassischer Katalog nicht jedes Softwareproblem löst
Regelmäßig eingesetzte Software sollte selbstverständlich strategisch beschafft und entsprechend verwaltet werden.
Microsoft-Lizenzen oder andere dauerhaft benötigte Kernanwendungen sind keine klassischen Einmalbedarfe.
Anders sieht es bei einem Tool aus, das ein Fachbereich beispielsweise einmalig für ein Projekt testen oder kurzfristig einsetzen möchte.
Solche Anforderungen lassen sich kaum vollständig vorhersagen und katalogisieren.
Heute benötigt das Marketing ein spezielles Analyse-Tool.
Morgen braucht die Entwicklung eine einzelne Lizenz.
Übermorgen benötigt ein anderer Fachbereich eine Software für ein zeitlich begrenztes Projekt.
Die Herausforderung besteht deshalb darin, auch für diese nicht planbaren Fälle einen geregelten Prozess bereitzustellen.
Software über das Ein-Kreditor-Modell beschaffen
Das KKSC Ein-Kreditor-Modell kann auch für Software-Einmalbedarfe eingesetzt werden.
Dabei bleibt für den Kunden ein zentraler Kreditor bestehen, während die eigentliche Beschaffung im Hintergrund beim jeweiligen Anbieter erfolgt.
Das ist insbesondere dann interessant, wenn ein Anbieter beispielsweise ausschließlich Kreditkarten- oder andere Onlinezahlungen akzeptiert.
Der Fachbereich muss dadurch nicht selbst einen Beschaffungsweg außerhalb des regulären Prozesses suchen.
Stattdessen kann auch dieser Einmalbedarf strukturiert abgewickelt werden.
Was der Prozess leisten muss
Bei Software reicht es allerdings nicht aus, lediglich die Zahlung abzuwickeln.
Ein sauberer Beschaffungsprozess sollte nachvollziehbar machen:
- welche Software beschafft wurde,
- wer den Bedarf ausgelöst hat,
- zu welcher Bestellung die Software gehört,
- für welchen Zeitraum sie benötigt wird,
- welche Kosten entstehen
- und welche relevanten Laufzeiten beziehungsweise Vertragsbedingungen bestehen.
Dadurch wird aus einer spontanen Kreditkartenzahlung ein nachvollziehbarer Beschaffungsvorgang.
Einmalbedarf bedeutet nicht automatisch Einmalzahlung
Gerade bei Software ist diese Unterscheidung wichtig.
Einmalbedarf beschreibt zunächst die Art des Bedarfs aus Sicht des Unternehmens.
Das bedeutet nicht automatisch, dass der Anbieter nur einmal abrechnet.
Ein einmalig benötigtes Tool kann als Monats- oder Jahresabonnement angeboten werden und automatische Verlängerungen enthalten.
Deshalb müssen Software-Einmalbedarfe anders betrachtet werden als eine einmalige Bestellung physischer Ware.
Der Beschaffungsprozess endet nicht zwangsläufig mit der Freischaltung.
Auch Laufzeit und mögliche Verlängerungen müssen berücksichtigt werden.
Einkauf und Fachbereich brauchen Geschwindigkeit und Kontrolle
Ein Prozess für Software-Einmalbedarfe darf allerdings nicht dazu führen, dass ein Fachbereich mehrere Wochen auf ein dringend benötigtes Tool wartet.
Genau dann entstehen Umgehungslösungen.
Die bessere Lösung verbindet deshalb zwei Anforderungen:
Geschwindigkeit für den Fachbereich und Transparenz für den Einkauf.
Der Mitarbeiter sollte nicht vor der Wahl stehen:
„Entweder halte ich den Einkaufsprozess ein oder ich kann heute mit dem Tool arbeiten.“
Ein guter Prozess muss beides ermöglichen.
Fazit: Software-Einmalbedarfe brauchen einen eigenen Prozess
Nicht jede Softwarebeschaffung ist strategisch relevant.
Aber auch eine kleine Lizenz kann administrative Probleme verursachen, wenn sie außerhalb geregelter Prozesse gekauft wird.
Kreditkartenzahlungen, fehlender Bestellbezug, automatische Verlängerungen und mangelnde Transparenz sind häufig keine isolierten Probleme.
Sie sind Symptome dafür, dass für kurzfristige Softwarebedarfe kein geeigneter Beschaffungsweg existiert.
Unternehmen sollten deshalb nicht versuchen, jeden denkbaren Softwarebedarf vorherzusehen.
Sie sollten einen Prozess schaffen, der auch dann funktioniert, wenn morgen ein Tool benötigt wird, das heute noch niemand kennt.
Denn aus „nur für ein Projekt“ sollte nicht unbemerkt ein Dauerabo werden.
Häufige Fragen zu Software als Einmalbedarf
Was ist ein Software-Einmalbedarf?
Ein Software-Einmalbedarf entsteht beispielsweise, wenn eine Software oder Lizenz kurzfristig und außerhalb bestehender Standardbeschaffungen für ein bestimmtes Projekt oder einen einzelnen Anwendungsfall benötigt wird.
Was passiert, wenn ein Softwareanbieter nur Kreditkarte akzeptiert?
Dafür sollte ein definierter Beschaffungsprozess bestehen. Im Ein-Kreditor-Modell kann die Beschaffung über einen zentralen Kreditor abgewickelt werden, sodass der Fachbereich nicht selbst einen unkontrollierten Zahlungsweg wählen muss.
Warum sind Kreditkartenzahlungen bei Software problematisch?
Nicht die Kreditkarte selbst ist das Problem. Kritisch wird es, wenn Bestellbezug, Verantwortlichkeit, Laufzeit oder Vertragsinformationen dadurch außerhalb des regulären Einkaufsprozesses liegen.
Wie entstehen durch Software Schatten-IT-Strukturen?
Wenn Fachbereiche Software selbstständig beschaffen und Einkauf beziehungsweise andere relevante Stellen keine Transparenz über die Anwendung besitzen, können dezentrale und schwer kontrollierbare Softwarebestände entstehen.
Ist jedes SaaS-Abonnement ein Einmalbedarf?
Nein. Regelmäßig benötigte und strategisch eingesetzte Software sollte entsprechend langfristig beschafft und verwaltet werden. Einmalbedarfe betreffen insbesondere unregelmäßige oder einmalige Anforderungen außerhalb bestehender Beschaffungsstrukturen.
Was ist bei automatischen Verlängerungen wichtig?
Bei der Beschaffung sollten Laufzeit, Verlängerungsbedingungen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar dokumentiert werden. Sonst kann aus einer kurzfristigen Softwarebeschaffung unbemerkt ein wiederkehrender Kostenblock entstehen.