16 Bestellungen, 16 unterschiedliche Lieferanten – aber nur ein Kreditor im eigenen ERP-System.
Was zunächst nach einem Sonderfall klingt, zeigt ziemlich gut, warum Einmalbedarfe für viele Einkaufsorganisationen eine besondere Herausforderung darstellen. Denn bei Einmalbedarfen geht es selten um eine klar definierte Warengruppe. Stattdessen entsteht über Wochen und Monate ein bunter Warenkorb aus technischen Komponenten, Verbrauchsmaterialien, Software und Dienstleistungen.
In einem konkreten Kundenreporting von einmalbedarfe.de umfasste ein Zeitraum von sechs Wochen beispielsweise 16 Bestellungen mit insgesamt 39 Positionen für fünf verschiedene Konzerngesellschaften.
Das Besondere daran: Obwohl Waren und Leistungen von 16 unterschiedlichen Lieferanten beschafft wurden, musste kein einziger dieser Lieferanten beim Kunden als neuer Kreditor angelegt, geprüft und dauerhaft gepflegt werden.
Was sind Einmalbedarfe?
Einmalbedarfe sind Beschaffungsbedarfe, die selten, unregelmäßig oder einmalig auftreten und deshalb häufig nicht über bestehende Rahmenverträge, Kataloge oder Standardsortimente abgedeckt werden.
Sie können grundsätzlich in nahezu jeder Warengruppe entstehen. Genau das unterscheidet sie von regelmäßig wiederkehrenden Bedarfen.
Das zeigt auch das betrachtete Praxisbeispiel. Innerhalb von nur sechs Wochen wurden unter anderem beschafft:
- Rundmaterial und Gewindestangen
- ein Schneckenstirnradgetriebemotor
- ein Motorstarter mit elektronischer Bremse
- Spezialschmierstoff
- ein 1-HE-Server
- ein 3D-Drucker inklusive Filament
- Etiketten, Zahnriemen und Unterbauleuchten
- eine Software-Jahreslizenz
- Beratungsstunden
- Messe-Catering
Vom technischen Ersatzteil über IT und Software bis zur Dienstleistung ist damit nahezu alles vertreten.
Genau deshalb lassen sich Einmalbedarfe nur begrenzt über klassische Warengruppenlogiken organisieren.
Warum Einmalbedarfe einen „bunten Warenkorb“ bilden
Im strategischen Einkauf ist Standardisierung grundsätzlich sinnvoll. Wiederkehrende Bedarfe können gebündelt, Lieferanten konsolidiert, Rahmenverträge abgeschlossen und Artikel in Kataloge überführt werden.
Bei echten Einmalbedarfen stößt dieses Prinzip jedoch an Grenzen.
Wenn ein bestimmter Getriebemotor heute einmal benötigt wird, in drei Monaten eine Softwarelizenz und anschließend Catering für eine Messe, entsteht daraus keine homogene Warengruppe mit regelmäßigem Beschaffungsvolumen.
Ein Rahmenvertrag mit jedem möglichen Lieferanten wäre weder wirtschaftlich noch praktikabel.
Das eigentliche Problem ist deshalb häufig nicht der einzelne Artikel. Es ist der administrative Prozess, der durch die Vielzahl unterschiedlicher Bedarfe und Lieferanten entsteht.
Warum viele Lieferanten hohe Prozesskosten verursachen
Ein neuer Lieferant bedeutet für ein Unternehmen häufig wesentlich mehr als nur eine Bestellung.
Abhängig von den internen Prozessen können beispielsweise Stammdaten angelegt, Bank- und Unternehmensdaten geprüft, Einkaufsbedingungen berücksichtigt, Compliance-Anforderungen erfüllt und Kreditorendaten anschließend dauerhaft gepflegt werden.
Das kann bei einem strategisch wichtigen Lieferanten mit regelmäßigem Einkaufsvolumen sinnvoll sein.
Bei einem Lieferanten, bei dem möglicherweise nur ein einziges Mal bestellt wird, steht dieser Aufwand jedoch schnell in keinem sinnvollen Verhältnis zum eigentlichen Beschaffungsvolumen.
Gerade deshalb ist die Anzahl der Lieferanten bei Einmalbedarfen eine relevante Kennzahl.
Ein-Kreditor-Modell: Viele Lieferanten, ein Kreditor
Eine Möglichkeit, diese Komplexität zu reduzieren, ist das Ein-Kreditor-Modell.
Das Prinzip ist einfach: Der Kunde bestellt seine unterschiedlichen Einmalbedarfe zentral über einen bestehenden Kreditor. Die eigentliche Beschaffung bei den unterschiedlichen Unterlieferanten wird im Hintergrund übernommen.
Im beschriebenen Praxisfall bedeutet das:
16 unterschiedliche Lieferanten → 1 Kreditor beim Kunden.
Die verschiedenen Bezugsquellen bleiben für die Beschaffung verfügbar, ohne dass der Kunde jeden einzelnen Lieferanten selbst als Kreditor anlegen und administrieren muss.
Gerade bei einem heterogenen Warenkorb kann dadurch die Lieferantenvielfalt auf der operativen Ebene erhalten bleiben, während die administrative Komplexität im ERP reduziert wird.
Lieferanten bündeln allein reicht aber nicht
Die Reduktion administrativer Arbeit ist nur ein Teil des Effekts.
Ein zweites Problem entsteht dadurch, dass Einmalbedarfe in vielen Unternehmen nur schwer als solche ausgewertet werden können.
Wird heute ein Ersatzteil bei Lieferant A, morgen eine Software bei Lieferant B und nächste Woche eine Dienstleistung bei Lieferant C bestellt, tauchen diese Vorgänge in unterschiedlichen Kreditoren, Warengruppen und Kostenstellen auf.
Die Gemeinsamkeit der Vorgänge – nämlich, dass es sich um Einmalbedarfe handelt – ist in klassischen Einkaufsanalysen deshalb häufig kaum sichtbar.
Das erschwert Fragen wie:
Wie viele Einmalbedarfe haben wir eigentlich? Wie hoch ist das Volumen? Welche Gesellschaft bestellt wie viel? Welche Arten von Bedarfen treten besonders häufig auf?
Reporting macht Einmalbedarfe erstmals messbar
Wer Einmalbedarfe strukturiert steuern möchte, braucht deshalb nicht nur einen Beschaffungsprozess, sondern auch Transparenz über die tatsächlichen Vorgänge.
Im Reporting von einmalbedarfe.de lassen sich beispielsweise Informationen darüber zusammenführen,
- welche Gesellschaft einen Bedarf ausgelöst hat,
- wie viele Bestellungen und Positionen angefallen sind,
- wie hoch der durchschnittliche Auftragswert ist,
- wie sich der Auftragswert aus Ware, Nebenkosten und Servicegebühren zusammensetzt,
- welche Preisvorteile beziehungsweise Rabatte weitergegeben wurden und
- welche Bestellungen noch offen oder bereits abgerechnet sind.
Im betrachteten Sechs-Wochen-Zeitraum wurden beispielsweise auf vier Positionen 309,23 Euro an erzielten Rabatten weitergegeben.
Der entscheidende Punkt ist aber weniger eine einzelne Kennzahl als die gemeinsame Datengrundlage.
Statt vieler voneinander unabhängiger Bestellungen entsteht ein zentral auswertbarer Überblick über die Einmalbedarfe im Unternehmen.
Von fünf Gesellschaften zu einer gemeinsamen Datenbasis
Besonders relevant wird dieser Ansatz bei Unternehmensgruppen.
Im Praxisbeispiel verteilten sich die 39 Positionen auf fünf unterschiedliche Konzerngesellschaften. Durch die zentrale Abwicklung kann trotzdem sichtbar gemacht werden, welche Gesellschaft welche Bedarfe ausgelöst hat.
Damit entsteht eine zusätzliche Analyseebene:
| Kennzahl | Aussage |
|---|---|
| Bestellungen | Wie häufig entstehen Einmalbedarfe? |
| Positionen | Wie umfangreich sind die einzelnen Aufträge? |
| Gesellschaft | Wo entstehen die Bedarfe? |
| Auftragswert | Welches Einkaufsvolumen steckt dahinter? |
| Nebenkosten | Welche zusätzlichen Kosten entstehen? |
| Servicegebühren | Was kostet die zentrale Abwicklung? |
| Rabatte | Welche Preisvorteile wurden erzielt? |
| Status | Welche Vorgänge sind offen oder abgeschlossen? |
So wird aus einem schwer greifbaren Randthema eine messbare Beschaffungskategorie.
Erst Transparenz, dann Standardisierung
Eine solche Auswertung hat noch einen weiteren Vorteil: Nicht alles, was heute als Einmalbedarf behandelt wird, muss dauerhaft einer bleiben.
Wenn das Reporting beispielsweise zeigt, dass ähnliche Artikel regelmäßig wiederkehren, kann der Einkauf prüfen, ob künftig eine andere Beschaffungsstrategie sinnvoller ist.
Denkbar wären beispielsweise ein Katalogartikel, ein Rahmenvertrag, die Bündelung bei einem bestehenden Lieferanten oder die Überführung in eine definierte Warengruppe.
Damit ergibt sich ein sinnvoller Kreislauf:
Einmalbedarf erfassen → zentral beschaffen → Daten sammeln → Wiederholungen erkennen → Standardisierungspotenzial prüfen.
Das Ein-Kreditor-Modell soll Standardisierung also nicht ersetzen. Es kann vielmehr die Bedarfe auffangen, die sich aktuell nicht sinnvoll standardisieren lassen – und gleichzeitig die Daten liefern, um zukünftige Standardisierungspotenziale überhaupt erkennen zu können.
Welche Einmalbedarfe gehören in einen strukturierten Prozess?
Nicht jeder ungewöhnliche Artikel muss automatisch dauerhaft über einen Einmalbedarfsprozess laufen.
Entscheidend ist die Wiederholbarkeit.
Taucht ein Bedarf regelmäßig auf und entsteht ausreichend Volumen, sollte geprüft werden, ob er in die reguläre Einkaufsstruktur überführt werden kann.
Bleibt der Bedarf dagegen selten, unvorhersehbar oder stark wechselnd, kann eine zentrale Abwicklung wirtschaftlicher sein als die wiederholte Anlage neuer Lieferanten.
Genau deshalb ist Transparenz so wichtig: Ohne belastbare Daten entscheidet der Einkauf auf Basis einzelner Fälle. Mit einer strukturierten Auswertung lässt sich erkennen, welche Bedarfe tatsächlich einmalig sind und wo sich Muster entwickeln.
Fazit: Ein Kreditor schafft nicht nur weniger Aufwand, sondern mehr Transparenz
Einmalbedarfe werden häufig als Sammlung kleiner Einzelbestellungen betrachtet. In Summe können sie jedoch eine erhebliche organisatorische Komplexität erzeugen.
Das Praxisbeispiel zeigt das deutlich:
16 Bestellungen. 39 Positionen. 16 Lieferanten. Fünf Gesellschaften. Ein Kreditor.
Der Vorteil eines Ein-Kreditor-Modells liegt deshalb nicht ausschließlich darin, zusätzliche Lieferantenanlagen zu vermeiden.
Mindestens genauso wichtig ist die gemeinsame Datengrundlage. Sie macht sichtbar, welche Einmalbedarfe tatsächlich entstehen, wie hoch ihr Volumen ist und wo möglicherweise weiteres Optimierungs- oder Standardisierungspotenzial besteht.
Denn bevor ein Unternehmen seine Einmalbedarfe optimieren kann, muss es zunächst wissen, was überhaupt bestellt wird.
Häufige Fragen zu Einmalbedarfen und dem Ein-Kreditor-Modell
Was ist ein Ein-Kreditor-Modell?
Beim Ein-Kreditor-Modell werden unterschiedliche Einmalbedarfe über einen zentralen Kreditor abgewickelt. Die Beschaffung kann dabei bei verschiedenen Unterlieferanten erfolgen, während der Kunde weiterhin über einen definierten Kreditor bestellt.
Warum eignen sich Einmalbedarfe nicht immer für Rahmenverträge?
Einmalbedarfe können aus völlig unterschiedlichen Warengruppen stammen und treten häufig unregelmäßig auf. Ohne ausreichendes wiederkehrendes Volumen ist ein eigener Rahmenvertrag mit jedem potenziellen Lieferanten oftmals nicht sinnvoll.
Welche Vorteile bietet die Lieferantenkonsolidierung bei Einmalbedarfen?
Sie kann insbesondere den administrativen Aufwand für Lieferantenanlage, Stammdatenpflege und Rechnungsabwicklung reduzieren. Gleichzeitig können die Beschaffungsvorgänge zentral ausgewertet werden.
Kann Reporting dabei helfen, Einmalbedarfe zu standardisieren?
Ja. Wenn Daten über einen längeren Zeitraum zentral ausgewertet werden, können wiederkehrende Artikel, Lieferanten oder Bedarfsmuster sichtbar werden. Der Einkauf kann anschließend prüfen, ob diese Bedarfe künftig beispielsweise über Rahmenverträge oder Kataloge abgewickelt werden sollten.
Welche Kennzahlen sind bei Einmalbedarfen interessant?
Neben Einkaufsvolumen und Anzahl der Bestellungen können unter anderem Positionen je Auftrag, durchschnittlicher Auftragswert, Gesellschaft beziehungsweise Bedarfsträger, Nebenkosten, Servicegebühren, erzielte Rabatte und der Bearbeitungsstatus relevant sein.