Einmalbedarfe werden im Einkauf häufig nicht verhandelt.
Nicht, weil Einkäufer die Möglichkeiten zur Preisverhandlung nicht kennen. Sondern weil Aufwand und Warenwert bei einzelnen Vorgängen oft in keinem sinnvollen Verhältnis zueinander stehen.
Der Bedarf ist dringend, der Fachbereich wartet und möglicherweise steht sogar eine Maschine still. Gleichzeitig handelt es sich um einen Lieferanten oder Artikel, der voraussichtlich nur einmal benötigt wird.
Also wird ein Angebot eingeholt, geprüft und bestellt.
Was bei einer einzelnen Bestellung wirtschaftlich nachvollziehbar ist, kann sich über ein gesamtes Jahr jedoch zu erheblichen Mehrkosten summieren.
Bei einem dokumentierten Kundenprojekt mit 1.863 Einmalbestellungen konnten durch automatisierten Bestpreis-Vergleich und KI-gestützte Verhandlungen durchschnittlich 17 Prozent niedrigere Einkaufspreise pro Bestellung erzielt werden. Daraus entstanden 66.810 Euro eingesparte Einkaufskosten pro Jahr.
Inklusive der reduzierten Prozesskosten belief sich das Einsparpotenzial auf insgesamt 301.204 Euro.
Wie ist das möglich?
Warum Einmalbedarfe häufig unverhandelt bestellt werden
Im strategischen Einkauf gehören Preisverhandlungen zum Tagesgeschäft.
Bei Einmalbedarfen sieht die Realität häufig anders aus.
Hier treffen mehrere Faktoren aufeinander:
- geringer oder mittlerer Einzelbestellwert
- hoher Zeitdruck
- einmaliger Lieferant
- fehlende Bündelungsmöglichkeiten
- hoher manueller Aufwand
- fehlende Vergleichsangebote
- geringe strategische Relevanz des einzelnen Vorgangs
Für einen Einkauf mit begrenzten Ressourcen ist es deshalb kaum wirtschaftlich, bei jeder einzelnen Bestellung mehrere Bezugsquellen zu recherchieren oder mehrere Verhandlungsrunden mit dem Lieferanten zu führen.
Das Problem liegt nicht beim Einkäufer.
Es liegt in der Skalierbarkeit des Prozesses.
Aus kleinen Preisunterschieden werden große Einsparpotenziale
Eine einzelne Bestellung über einige hundert oder wenige tausend Euro fällt in der Gesamtauswertung eines Einkaufs kaum auf.
Bei mehreren hundert oder tausend Vorgängen pro Jahr verändert sich die Rechnung.
Genau darin liegt eine Besonderheit von Einmalbedarfen:
Das Einsparpotenzial verteilt sich auf eine große Anzahl kleiner Vorgänge.
Während bei strategischen Warengruppen große Einkaufsvolumina gezielt verhandelt werden, bleiben die vielen kleineren Einmalbestellungen häufig unter dem Radar.
KI ermöglicht es, diese Vorgänge trotzdem systematisch zu prüfen.
Nicht durch zusätzliche Arbeit des Einkaufs, sondern automatisiert im Hintergrund.
Wie KI bei Einmalbedarfen eingesetzt werden kann
Im KKSC Ein-Kreditor-Modell wird jeder Einmalbedarf vor der Bestellung auf Einsparpotenziale geprüft.
Dabei kommen abhängig vom jeweiligen Bedarf zwei unterschiedliche Ansätze zum Einsatz.
1. Bestpreis-Agent für eindeutig identifizierbare Standardartikel
Bei Standardartikeln mit einer eindeutigen Herstellernummer kann der konkrete Artikel automatisiert identifiziert und mit anderen Beschaffungsquellen verglichen werden.
Der Bestpreis-Agent prüft beispielsweise:
- Artikelidentität
- alternative Bezugsquellen
- verfügbare Kataloge
- bestehende Sonderkonditionen
- öffentlich verfügbare Angebote
- Preise
- Verfügbarkeit und Lieferzeit
Entscheidend ist dabei die Vergleichbarkeit.
Es geht nicht darum, dem Kunden ein ähnliches oder vermeintlich gleichwertiges Produkt vorzuschlagen.
Verglichen wird der identische Artikel.
Eine alternative Bezugsquelle wird nur berücksichtigt, wenn Artikel und erforderliche Verfügbarkeit den Vorgaben entsprechen.
2. Verhandlungs-Agent für individuelle Angebote
Nicht jeder Einmalbedarf besitzt eine Herstellernummer.
Gerade bei Dienstleistungen, Sonderanfertigungen oder individuellen Produkten liegt häufig ein konkretes Lieferantenangebot vor.
Hier greift ein anderer Prozess.
Der Verhandlungs-Agent analysiert das Angebot und übernimmt die Kommunikation zur Preisoptimierung mit dem Lieferanten.
Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
- Angebot wird eingelesen.
- Relevante Angebotsinformationen werden analysiert.
- Der Lieferant wird mit einer Preisforderung kontaktiert.
- Die Antwort wird ausgewertet.
- Falls sinnvoll, folgt eine zweite Verhandlungsrunde.
- Das optimierte Ergebnis wird für die Bestellung verwendet.
Damit kann auch bei Vorgängen verhandelt werden, bei denen eine manuelle Verhandlung aufgrund des Aufwands häufig nicht stattfinden würde.
Der Einkauf bekommt keinen zusätzlichen Prozess
Eine wichtige Voraussetzung für eine solche Automatisierung ist, dass daraus nicht das nächste zusätzliche Einkaufstool entsteht.
Wenn Einkäufer jeden Einmalbedarf zunächst in eine separate Plattform übertragen müssten, würde ein Teil des Effizienzgewinns unmittelbar wieder verloren gehen.
Deshalb bleibt der bestehende Bestellprozess beim Ein-Kreditor-Modell erhalten.
Der Einkauf bestellt aus seinem ERP-System über den zentralen Kreditor.
Die KI-gestützte Prüfung findet im Hintergrund statt.
Das bedeutet:
- keine zusätzliche Plattform für den Einkäufer
- keine separate Benutzeroberfläche
- kein zusätzlicher manueller Preisvergleich
- keine manuell geführten Verhandlungsrunden
- kein zusätzlicher Arbeitsschritt für jeden Einmalbedarf
Der Einkauf erhält letztlich das Ergebnis der Optimierung.
Praxisbeispiel: 1.863 Einmalbestellungen analysiert
Wie relevant dieser Ansatz werden kann, zeigt ein dokumentiertes Kundenprojekt.
Über ein Jahr wurden 1.863 Einmalbestellungen betrachtet.
Durch Bestpreis-Vergleiche und automatisierte Verhandlungen konnten folgende Ergebnisse erzielt werden:
| Kennzahl | Ergebnis |
|---|---|
| Einmalbestellungen | 1.863 |
| Einkaufspreisreduzierung | Ø 17 % pro Bestellung |
| Eingesparte Einkaufskosten | 66.810 € pro Jahr |
| Gesamt-Savings inkl. Prozesskosten | 301.204 € |
Der Case zeigt einen wichtigen Unterschied zwischen klassischer Prozessoptimierung und KI-gestützter Einmalbedarfsabwicklung.
Es werden nicht ausschließlich Prozesskosten reduziert.
Auch der eigentliche Einkaufspreis kann optimiert werden.
Prozesskosten und Einkaufskosten gemeinsam betrachten
Bei Einmalbedarfen konzentriert sich die Diskussion häufig auf Prozesskosten.
Das ist grundsätzlich richtig.
Eine Lieferantenanlage, Abstimmungen mit dem Fachbereich, Bestellabwicklung, Rechnungsprüfung und mögliche Klärfälle können bei kleinen Bestellwerten unverhältnismäßig hohe interne Kosten verursachen.
Eine effiziente Einmalbedarfsstrategie sollte deshalb zwei Kostenblöcke betrachten:
Prozesskosten
Wie viel interner Aufwand entsteht vom Bedarf bis zur bezahlten Rechnung?
Einkaufskosten
Wird der konkrete Artikel oder die konkrete Leistung zu einem marktgerechten Preis beschafft?
Erst wenn beide Perspektiven zusammenkommen, lässt sich das tatsächliche Einsparpotenzial bewerten.
Warum KI gerade bei kleinen Vorgängen interessant ist
KI ist im Einkauf nicht nur für komplexe strategische Analysen interessant.
Gerade repetitive Tätigkeiten mit vielen einzelnen Vorgängen bieten großes Automatisierungspotenzial.
Ein Mensch kann wirtschaftlich kaum 1.863 kleinere Bestellungen einzeln recherchieren und verhandeln.
Ein automatisierter Prozess kann dagegen jeden Vorgang nach denselben Kriterien prüfen.
Damit wird eine Tätigkeit skalierbar, die bislang aufgrund des manuellen Aufwands häufig gar nicht durchgeführt wurde.
Das ist einer der entscheidenden Hebel von KI im operativen Einkauf:
Nicht unbedingt etwas vollkommen Neues zu tun, sondern eine sinnvolle Einkaufsaktivität erstmals auf jeden relevanten Vorgang anwenden zu können.
Fazit: Auch Einmalbedarfe haben ein verhandelbares Einkaufsvolumen
Der einzelne Einmalbedarf mag wirtschaftlich unbedeutend erscheinen.
Die Summe aller Einmalbedarfe ist es häufig nicht.
Wer 500, 1.000 oder 2.000 solcher Bestellungen pro Jahr abwickelt, sollte deshalb nicht ausschließlich auf den einzelnen Bestellwert schauen.
Entscheidend ist das aggregierte Volumen.
Mit automatisiertem Bestpreis-Vergleich und KI-gestützten Verhandlungen kann dieses bislang schwer zugängliche Einsparpotenzial systematisch erschlossen werden, ohne dem Einkauf für jeden Vorgang zusätzliche Arbeit aufzubürden.
Denn bei Einmalbedarfen muss nicht jede Verhandlung von einem Einkäufer persönlich geführt werden.
Sie muss vor allem wirtschaftlich stattfinden können.
Häufige Fragen zu KI und Einmalbedarfen
Kann KI bei Einmalbedarfen automatisch Preise vergleichen?
Bei eindeutig identifizierbaren Standardartikeln können alternative Beschaffungsquellen und Preise automatisiert geprüft werden. Wichtig ist dabei, ausschließlich tatsächlich vergleichbare beziehungsweise identische Artikel gegenüberzustellen.
Kann KI auch individuelle Angebote verhandeln?
Bei individuellen Angeboten kann ein KI-gestützter Prozess Angebotsinformationen auslesen und die Kommunikation zur Preisoptimierung mit dem Lieferanten unterstützen beziehungsweise automatisiert durchführen.
Werden einfach günstigere Alternativprodukte bestellt?
Nein. Beim Bestpreis-Vergleich geht es um den identischen Artikel bei entsprechender Verfügbarkeit und Lieferzeit, nicht um den Austausch gegen ein anderes Produkt.
Muss der Einkauf dafür eine zusätzliche Plattform nutzen?
Beim KKSC Ein-Kreditor-Modell bleibt die Bestellung im bestehenden ERP-Prozess. Die KI-gestützte Optimierung erfolgt im Hintergrund.
Lohnt sich eine Verhandlung auch bei kleinen Einmalbedarfen?
Manuell häufig nicht. Automatisiert verändert sich die Wirtschaftlichkeit, weil der Aufwand je Vorgang deutlich reduziert werden kann. Besonders relevant wird dies bei einer hohen Anzahl von Einmalbestellungen.
Welche Einsparungen sind möglich?
Im beschriebenen Kundenprojekt mit 1.863 Einmalbestellungen wurden durchschnittlich 17 Prozent niedrigere Einkaufspreise pro Bestellung und 66.810 Euro Einkaufskosteneinsparung pro Jahr dokumentiert. Inklusive Prozesskosteneffekten lagen die Gesamt-Savings bei 301.204 Euro.