Ein Elektriker wird kurzfristig benötigt. Ein Gutachter muss für einen einzelnen Auftrag beauftragt werden. Eine Reinigungsfirma übernimmt eine Sonderleistung. Oder ein Fachbereich benötigt einmalig eine Schulung oder externe Dienstleistung.
Für den Fachbereich ist die Situation meist einfach: Die Leistung wird benötigt und muss beschafft werden.
Für Einkauf und Buchhaltung beginnt damit jedoch häufig ein vergleichsweise aufwendiger Prozess.
Denn gerade einmalig benötigte Dienstleistungen passen häufig nicht in die bestehenden Beschaffungsstrukturen eines Unternehmens. Der Dienstleister ist nicht als Lieferant angelegt, es gibt keinen Katalogartikel und nach Erbringung der Leistung fehlt der klassische Wareneingang.
Trotzdem müssen Bestellung, Leistung und Rechnung eindeutig miteinander verknüpft werden.
Genau hier kann ein Ein-Kreditor-Modell für Einmalbedarfe ansetzen.
Warum Dienstleistungen im Einkauf eine besondere Herausforderung sind
Bei der Beschaffung physischer Waren ist der Prozess in vielen Unternehmen klar definiert.
Eine Bestellung wird ausgelöst, die Ware geliefert und der Wareneingang dokumentiert. Der Lieferschein dient dabei als wichtiger Nachweis dafür, dass die bestellte Ware tatsächlich angekommen ist.
Bei Dienstleistungen funktioniert dieses Prinzip nicht.
Nach einem Gutachten, einer Reparatur oder einer Schulung steht schließlich kein Paket im Wareneingang.
Es gibt:
- keinen klassischen Lieferschein,
- keinen physischen Wareneingang,
- häufig keine standardisierte Leistungsbeschreibung,
- teilweise variable Stunden- oder Leistungsumfänge
- und nicht selten nachträgliche Änderungen des ursprünglichen Auftrags.
Genau diese Besonderheiten können dazu führen, dass Rechnungen später nicht eindeutig einer Bestellung oder erbrachten Leistung zugeordnet werden können.
Die Folge sind Rückfragen zwischen Buchhaltung, Einkauf und Fachbereich.
Warum gerade einmalige Dienstleistungen problematisch sind
Bei regelmäßig benötigten Dienstleistungen lohnt es sich, einen Dienstleister dauerhaft in die Einkaufsprozesse zu integrieren.
Bei einem einmaligen Bedarf sieht die Rechnung anders aus.
Muss beispielsweise für einen einzigen Auftrag ein neuer Dienstleister angelegt werden, entsteht administrativer Aufwand für eine Geschäftsbeziehung, die möglicherweise nach diesem Auftrag bereits wieder endet.
Typische Beispiele für solche Einmalbedarfe sind:
- kurzfristige Reparaturen,
- Handwerkerleistungen,
- Gutachten,
- Reinigungsleistungen,
- Schulungen und Seminare,
- technische Dienstleistungen,
- Beratungsleistungen,
- einmalige Marketing- oder Agenturleistungen.
Die eigentliche Herausforderung ist deshalb nicht unbedingt die Dienstleistung selbst.
Die Herausforderung ist ihre saubere Integration in den bestehenden Einkaufsprozess.
Dienstleistungen über das Ein-Kreditor-Modell abwickeln
Das KKSC Ein-Kreditor-Modell ermöglicht es, auch einmalige Dienstleistungen über einen bestehenden Kreditor abzuwickeln.
Der einzelne Dienstleister muss dadurch nicht zwangsläufig als neuer Kreditor beim Kunden angelegt werden.
Der Bestellprozess läuft stattdessen über KKSC bzw. einmalbedarfe.de.
Damit entsteht für das Unternehmen eine einheitliche Struktur – unabhängig davon, welcher Dienstleister die eigentliche Leistung im Hintergrund erbringt.
Doch damit bleibt eine wichtige Frage:
Wie wird nachgewiesen, dass die Dienstleistung tatsächlich erbracht wurde?
Der Leistungsnachweis ersetzt funktional den Lieferschein
Bei einer physischen Bestellung dokumentiert der Lieferschein die Lieferung.
Bei einer Dienstleistung übernimmt diese Funktion ein strukturierter Leistungsnachweis.
Für die über das Modell abgewickelte Dienstleistung wird deshalb ein Leistungsnachweis erstellt. Dieser enthält insbesondere:
- die zugehörige Bestellnummer,
- die Beschreibung der erbrachten Leistung,
- den Leistungszeitraum
- und die Abnahmebestätigung des zuständigen Fachbereichs.
Dadurch kann nachvollzogen werden, welche Leistung zu welcher Bestellung gehört und ob diese tatsächlich erbracht wurde.
Der Leistungsnachweis übernimmt damit im Prozess funktional die Rolle, die bei physischen Waren der Lieferschein erfüllt.
Eine einheitliche Dokumentenkette für Dienstleistungen
Ziel ist eine nachvollziehbare Dokumentenkette:
Auftragsbestätigung → Leistungsnachweis → Rechnung
Alle relevanten Dokumente besitzen einen Bestellbezug und laufen über denselben Kreditor.
Die Buchhaltung erhält dadurch nicht lediglich eine Rechnung eines möglicherweise unbekannten Dienstleisters, sondern einen strukturierten Vorgang.
Das reduziert insbesondere den Abstimmungsbedarf zwischen Einkauf, Buchhaltung und Fachbereich.
Was passiert bei Teilleistungen?
Dienstleistungen werden nicht immer vollständig zu einem einzigen Zeitpunkt erbracht.
Ein Auftrag kann beispielsweise aus mehreren einzelnen Leistungsabschnitten bestehen.
Solche Teilleistungen können als separate Positionen ausgewiesen werden.
Dadurch bleibt nachvollziehbar, welcher Teil einer beauftragten Dienstleistung bereits erbracht und welcher Teil noch offen ist.
Wie werden Stundennachweise dokumentiert?
Werden Dienstleistungen nach tatsächlichem Zeitaufwand abgerechnet, können die entsprechenden Stundennachweise als Anlage zur Rechnung dokumentiert werden.
Damit bleibt auch bei zeitbasierter Abrechnung nachvollziehbar, auf welcher Grundlage der Rechnungsbetrag entstanden ist.
Gerade bei technischen Dienstleistungen, Reparaturen oder Beratungsleistungen ist diese Dokumentation wichtig.
Was passiert bei Mehr- oder Minderleistungen?
Ein weiterer typischer Sonderfall sind Veränderungen während der Leistungserbringung.
Ein Handwerker stellt beispielsweise vor Ort fest, dass zusätzliche Arbeiten erforderlich sind. Der tatsächliche Leistungsumfang unterscheidet sich dadurch vom ursprünglichen Auftrag.
Solche Abweichungen sollten nicht erst sichtbar werden, wenn die Rechnung in der Buchhaltung landet.
Mehr- oder Minderleistungen werden deshalb über eine entsprechende Nachtragsbestellung dokumentiert und mit dem Einkauf rückgekoppelt.
Damit bleibt auch bei Änderungen des Leistungsumfangs der Bestellbezug erhalten.
Warum ein standardisierter Prozess bei Dienstleistungen wichtig ist
Eine Dienstleistung selbst lässt sich häufig nicht standardisieren.
Ein Gutachten unterscheidet sich von einer Reparatur. Eine Schulung unterscheidet sich von einer Reinigungsleistung.
Der administrative Prozess dahinter kann trotzdem standardisiert werden.
Genau darin liegt der entscheidende Unterschied.
Unternehmen müssen nicht versuchen, jeden denkbaren Dienstleistungsbedarf vorab in einen Katalog zu pressen. Stattdessen benötigen sie einen Prozess, mit dem auch nicht standardisierte Bedarfe sauber abgewickelt werden können.
Das Ziel ist:
- ein klarer Bestellbezug,
- eine nachvollziehbare Leistungserbringung,
- eine strukturierte Dokumentenkette,
- ein einheitlicher Kreditor
- und weniger manuelle Klärfälle in der Buchhaltung.
Einmalige Dienstleistungen müssen nicht am Einkaufsprozess vorbeilaufen
Gerade bei kurzfristigen und einmaligen Dienstleistungen besteht die Gefahr, dass Fachbereiche pragmatische Lösungen außerhalb des regulären Einkaufsprozesses suchen.
Der Grund ist nachvollziehbar: Die Dienstleistung wird benötigt, während die reguläre Lieferantenanlage und administrative Abwicklung Zeit benötigen.
Ein funktionierender Prozess für Einmalbedarfe muss deshalb beides ermöglichen:
Geschwindigkeit für den Fachbereich und Kontrolle für Einkauf und Buchhaltung.
Das Ein-Kreditor-Modell schafft dafür einen standardisierten administrativen Rahmen, ohne vorauszusetzen, dass jede einzelne Dienstleistung selbst standardisiert werden kann.
Denn Dienstleistungen sind keine Standardware.
Der Prozess dahinter kann es trotzdem sein.
Häufige Fragen zur Beschaffung von Dienstleistungen als Einmalbedarf
Können auch Dienstleistungen über das Ein-Kreditor-Modell abgewickelt werden?
Ja. Das Modell ist nicht auf physische Waren beschränkt. Auch einmalige Dienstleistungen wie Handwerkerleistungen, Gutachten, Schulungen oder Reinigungsleistungen können darüber abgewickelt werden.
Was ersetzt bei einer Dienstleistung den Lieferschein?
Ein strukturierter Leistungsnachweis dokumentiert die erbrachte Leistung. Er enthält unter anderem Bestellnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum und die Abnahme durch den zuständigen Fachbereich.
Wie werden Stundennachweise behandelt?
Stundennachweise können als Anlage zur Rechnung dokumentiert werden, sodass die abgerechneten Leistungen nachvollziehbar und prüfbar bleiben.
Was passiert, wenn sich der Leistungsumfang verändert?
Mehr- oder Minderleistungen werden über eine Nachtragsbestellung dokumentiert und mit dem Einkauf abgestimmt.
Muss jeder einzelne Dienstleister beim Unternehmen als Kreditor angelegt werden?
Beim KKSC Ein-Kreditor-Modell erfolgt die Abwicklung gegenüber dem Kunden über einen zentralen Kreditor. Dadurch muss nicht für jeden einmaligen Bedarf ein separater Kreditor beim Kunden aufgebaut werden.
Für welche Dienstleistungen eignet sich die Abwicklung?
Grundsätzlich kommen unterschiedliche einmalige Dienstleistungen infrage, beispielsweise Handwerkerleistungen, technische Services, Gutachten, Reinigungsleistungen, Schulungen oder andere einmalig benötigte externe Leistungen.