800 Kreditoren im System.
Auf den ersten Blick sieht das nach einem Lieferantenproblem aus. Vielleicht ist die Lieferantenbasis zu groß. Vielleicht wurde in der Vergangenheit nicht konsequent genug konsolidiert.
Bei genauerem Hinsehen kann jedoch ein ganz anderes Muster sichtbar werden:
Ein Teil dieser Kreditoren wurde für genau eine einzige Bestellung angelegt.
Der Lieferant wurde geprüft. Stammdaten wurden erfasst. Freigaben wurden eingeholt. Die Bestellung wurde durchgeführt.
Danach wurde dieser Lieferant nie wieder benötigt.
In diesem Fall hat das Unternehmen nicht nur ein Problem mit seiner Kreditorenanzahl.
Es hat einen Beschaffungsprozess, der für Einmalbedarfe jedes Mal von vorne beginnt.
Was sind Einmal-Kreditoren?
Als Einmal-Kreditoren können im Beschaffungskontext Lieferanten verstanden werden, die aufgrund eines einzelnen oder sehr seltenen Bedarfs benötigt werden und anschließend keine relevante weitere Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen haben.
Typischerweise entsteht die Situation so:
Bedarf entsteht → passender Lieferant wird gefunden → Lieferant ist nicht im ERP vorhanden → Kreditor wird angelegt → einmalige Bestellung erfolgt → Lieferant wird nicht mehr benötigt
Bei einem einzelnen Vorgang ist das zunächst kein großes Problem.
Wenn dieser Ablauf jedoch hunderte Male pro Jahr stattfindet, entsteht erheblicher administrativer Aufwand.
Warum entstehen so viele Kreditoren für nur eine Bestellung?
Nicht jeder Bedarf eines Unternehmens lässt sich über bestehende Lieferanten abdecken.
Das gilt besonders für Einmalbedarfe.
Beispiele sind:
- spezielle Ersatzteile,
- Sonderanfertigungen,
- selten benötigte Werkzeuge,
- Reparaturen,
- besondere Dienstleistungen,
- Schulungen,
- Software und SaaS-Tools,
- Marketingbedarfe,
- Artikel aus spezialisierten Onlineshops
- oder kurzfristig benötigte Komponenten.
Der Bedarf ist berechtigt.
Das Problem ist lediglich: Der passende Lieferant existiert noch nicht im System.
Der klassische Einkaufsprozess kennt darauf häufig nur eine Antwort:
Dann müssen wir den Lieferanten eben anlegen.
Und genau hier beginnt der Aufwand.
Was kostet eine Lieferantenanlage?
Eine Lieferantenanlage besteht in vielen Unternehmen nicht lediglich daraus, einen Namen und eine Adresse in das ERP-System einzutragen.
Je nach Organisation können beispielsweise folgende Schritte notwendig sein:
- Lieferantendaten einholen
- Stammdaten erfassen
- Bankverbindung prüfen
- steuerliche Angaben erfassen
- Compliance-Anforderungen prüfen
- interne Freigaben einholen
- benötigte ERP-Sichten anlegen
- Kreditor freischalten
- Bestellung erstellen
Welche Schritte tatsächlich erforderlich sind, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen.
Der entscheidende Punkt bleibt jedoch gleich:
Dieser Aufwand entsteht auch dann, wenn der Lieferant anschließend nur ein einziges Mal genutzt wird.
Das Problem ist nicht die erste Lieferantenanlage
Natürlich braucht ein Unternehmen neue Lieferanten.
Wenn ein strategisch wichtiger Anbieter gefunden wird und anschließend über Jahre regelmäßig Bestellungen erhält, ist eine ordentliche Lieferantenanlage sinnvoll und notwendig.
Problematisch wird das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen bei einem Lieferanten, der beispielsweise:
heute angelegt → morgen einmal bestellt → danach nie wieder genutzt wird.
Eine Woche später entsteht ein anderer Einmalbedarf.
Der neue Lieferant ist wieder nicht vorhanden.
Also beginnt derselbe Prozess erneut.
Neuer Lieferant. Gleicher Prozess. Gleicher administrative Aufwand.
800 Kreditoren können 800-mal dasselbe Prozessproblem sein
Genau deshalb lohnt sich ein anderer Blick auf die Kreditorenliste.
Statt ausschließlich zu fragen:
Warum haben wir so viele Lieferanten?
kann der Einkauf zusätzlich fragen:
Wie viele dieser Lieferanten haben wir eigentlich nur einmal benötigt?
Denn eine lange Kreditorenliste kann ein Protokoll vergangener Beschaffungsvorgänge sein.
Jeder nur einmal verwendete Kreditor steht möglicherweise für eine Situation, in der:
- ein ungewöhnlicher Bedarf entstanden ist,
- kein bestehender Lieferant helfen konnte,
- der Standardprozess keine Alternative vorgesehen hat
- und deshalb ein neuer Lieferant vollständig angelegt wurde.
Das eigentliche Muster wird erst sichtbar, wenn diese Vorgänge gemeinsam betrachtet werden.
Welche Analyse sollte der Einkauf durchführen?
Eine erste Analyse muss nicht kompliziert sein.
Im ersten Schritt reichen häufig ERP- beziehungsweise Einkaufsdaten zu Lieferanten und Bestellungen.
Interessant sind insbesondere folgende Fragen:
| Kennzahl | Fragestellung |
|---|---|
| Anzahl aktiver Kreditoren | Wie groß ist unsere Lieferantenbasis? |
| Kreditoren mit nur einer Bestellung | Wie viele Lieferanten wurden tatsächlich nur einmal genutzt? |
| Kreditoren mit 2–3 Bestellungen | Welche Lieferanten werden nur sehr selten benötigt? |
| Einkaufsvolumen dieser Lieferanten | Welcher Spend steckt dahinter? |
| durchschnittlicher Bestellwert | Handelt es sich überwiegend um kleine Bedarfe? |
| neue Kreditoren pro Jahr | Wie schnell wächst die Lieferantenbasis weiter? |
| Warengruppen | Welche Bedarfe verursachen besonders viele Einmal-Lieferanten? |
Damit lässt sich relativ schnell erkennen, ob tatsächlich ein strukturelles Einmalbedarfsproblem besteht.
Warum die reine Lieferantenkonsolidierung zu kurz greift
Die naheliegende Reaktion auf eine große Lieferantenbasis lautet häufig:
Wir müssen Lieferanten reduzieren.
Das kann richtig sein.
Aber bei Einmalbedarfen reicht es nicht.
Denn wenn Unternehmen lediglich alte Einmal-Kreditoren sperren oder löschen, ohne den zugrunde liegenden Beschaffungsprozess zu verändern, beginnt das Problem anschließend von vorne.
Heute werden 300 kaum genutzte Kreditoren bereinigt.
Morgen entsteht ein neuer Sonderbedarf.
Der benötigte Anbieter befindet sich nicht im System.
Also wird wieder ein Kreditor angelegt.
Die Kreditorenliste wächst erneut.
Lieferantenbereinigung behandelt in diesem Fall das Ergebnis. Nicht die Ursache.
Einmalbedarfe brauchen einen eigenen Beschaffungsweg
Die Alternative besteht nicht darin, diese Bedarfe zu verhindern.
Ein Unternehmen wird weiterhin:
- spezielle Ersatzteile benötigen,
- kurzfristige Dienstleistungen einkaufen,
- Sonderanfertigungen bestellen,
- ungewöhnliche Software beschaffen
- und auf neue Bezugsquellen angewiesen sein.
Die Frage ist deshalb nicht:
Wie verhindern wir Einmalbedarfe?
Sondern:
Wie verhindern wir, dass jeder Einmalbedarf einen vollständigen neuen Lieferantenprozess auslöst?
Dafür benötigen diese Bedarfe einen definierten Beschaffungsweg.
Ein-Kreditor-Modell statt hunderter Einmal-Kreditoren
Ein möglicher Ansatz ist das Ein-Kreditor-Modell.
Statt für jeden einmal benötigten Anbieter einen neuen Kreditor im ERP des Kunden anzulegen, werden unterschiedliche Einmalbedarfe über einen zentralen Kreditor abgewickelt.
Der Kunde bestellt weiterhin aus seinem bestehenden ERP-System.
Der zentrale Kreditor übernimmt im Hintergrund die Beschaffung beim jeweils benötigten Lieferanten.
Vereinfacht:
Klassischer Prozess:
Bedarf A → Lieferant A anlegen → Bestellung
Bedarf B → Lieferant B anlegen → Bestellung
Bedarf C → Lieferant C anlegen → Bestellung
Bedarf D → Lieferant D anlegen → Bestellung
Ein-Kreditor-Modell:
Bedarf A → zentraler Kreditor → Lieferant A
Bedarf B → zentraler Kreditor → Lieferant B
Bedarf C → zentraler Kreditor → Lieferant C
Bedarf D → zentraler Kreditor → Lieferant D
Für den Kunden bleibt damit ein Kreditor im eigenen Prozess bestehen, obwohl im Hintergrund unterschiedliche Bezugsquellen genutzt werden können.
Welche Vorteile hat ein zentraler Kreditor?
Der offensichtlichste Vorteil ist die Reduzierung wiederkehrender Lieferantenanlagen.
Der größere Nutzen entsteht jedoch entlang des gesamten Prozesses.
Weniger Stammdatenaufwand
Nicht jede einmalige Bezugsquelle muss als eigener Kreditor beim Kunden aufgebaut und gepflegt werden.
Weniger unterschiedliche Kreditorenbeziehungen
Der Einkauf arbeitet für diese Bedarfe mit einem zentralen Geschäftspartner.
Einheitlicher Bestellprozess
Der Kunde kann weiterhin aus seinem ERP-System bestellen.
Strukturierte Dokumentation
Auftragsbestätigung, Lieferdokumente und Rechnung können dem ursprünglichen Bestellvorgang zugeordnet werden.
Einfachere Rechnungsbearbeitung
Statt Rechnungen unterschiedlichster einmaliger Anbieter zu verarbeiten, entsteht eine einheitlichere Kreditoren- und Belegstruktur.
Ein Ansprechpartner
Auch bei Rückfragen, Reklamationen oder Rückabwicklungen bleibt die Schnittstelle für den Kunden konstant.
Ein-Kreditor-Modell oder regulärer Lieferant?
Nicht jeder neue Lieferant sollte über einen zentralen Kreditor laufen.
Die entscheidende Frage ist die erwartete Bedeutung der Lieferantenbeziehung.
| Situation | Sinnvoller Ansatz |
|---|---|
| einmaliger Sonderbedarf | zentraler Kreditor kann sinnvoll sein |
| sehr selten benötigter Anbieter | Ein-Kreditor-Modell prüfen |
| kurzfristiger Onlinekauf | Ein-Kreditor-Modell prüfen |
| regelmäßig wiederkehrender Bedarf | direkte Lieferantenbeziehung prüfen |
| hohes strategisches Einkaufsvolumen | direkte Lieferantenbeziehung |
| Rahmenvertrag sinnvoll | Lieferant regulär aufbauen |
| strategisch kritischer Lieferant | individuelles Lieferantenmanagement |
Ein Ein-Kreditor-Modell soll strategisches Lieferantenmanagement nicht ersetzen.
Es soll verhindern, dass nicht-strategische Einmalbedarfe dieselbe administrative Infrastruktur benötigen wie langfristige Lieferantenbeziehungen.
Wie erkennt man Potenzial für Lieferantenkonsolidierung?
Ein guter Ausgangspunkt ist eine Analyse der Kreditoren nach Bestellhäufigkeit.
Dabei sollte der Einkauf insbesondere Lieferanten betrachten, die innerhalb der letzten zwölf oder 24 Monate:
- nur eine Bestellung erhalten haben,
- lediglich zwei oder drei Bestellungen erhalten haben,
- ein sehr geringes Einkaufsvolumen besitzen
- oder ausschließlich für einen einmaligen Sonderbedarf angelegt wurden.
Anschließend kann geprüft werden:
Welche davon waren echte Einmalbedarfe?
Erst diese zweite Ebene ist entscheidend.
Denn nicht jeder Lieferant mit geringem Volumen ist automatisch unwichtig. Ein selten benötigter Ersatzteillieferant kann beispielsweise strategisch relevant sein.
Deshalb sollte die Analyse nicht mechanisch nach Spend erfolgen.
Warum die Anzahl der Lieferanten allein die falsche KPI sein kann
„Wir reduzieren unsere Lieferantenbasis um 20 Prozent“ klingt zunächst nach einem guten Einkaufsziel.
Aber die reine Anzahl sagt wenig über die Qualität des Prozesses aus.
Ein Unternehmen könnte 200 alte Kreditoren löschen und im selben Jahr 150 neue Einmal-Kreditoren anlegen.
Auf dem Papier wurde konsolidiert.
Strukturell hat sich kaum etwas verändert.
Eine interessantere Kennzahl wäre deshalb beispielsweise:
Wie viele neue Kreditoren wurden im vergangenen Jahr angelegt und anschließend nur einmal genutzt?
Diese Zahl macht das eigentliche Prozessproblem wesentlich sichtbarer.
Eine zweite interessante Kennzahl:
Wie hoch ist der Anteil der Einmal- und Selten-Kreditoren an allen neu angelegten Lieferanten?
Damit lässt sich beobachten, ob die Organisation das Problem tatsächlich reduziert oder lediglich regelmäßig ihre Stammdaten bereinigt.
Lieferantenkonsolidierung beginnt vor der nächsten Lieferantenanlage
Klassische Lieferantenkonsolidierung schaut häufig rückwärts:
Welche Lieferanten haben wir?
Welche davon können wir reduzieren?
Bei Einmalbedarfen sollte zusätzlich nach vorne geschaut werden:
Muss der nächste einmal benötigte Anbieter überhaupt als neuer Kreditor in unserem ERP entstehen?
Genau dort liegt der strukturelle Hebel.
Denn die nachhaltigste Bereinigung eines unnötigen Einmal-Kreditors ist diejenige, die gar nicht erst erforderlich wird.
Fazit: Die Kreditorenliste zeigt, wo der Prozess keine Antwort hatte
Eine große Kreditorenbasis ist nicht automatisch schlecht.
Viele Unternehmen benötigen aufgrund ihrer Produkte, Standorte und Warengruppen zahlreiche unterschiedliche Lieferanten.
Auffällig wird es dort, wo Lieferanten mit erheblichem administrativem Aufwand angelegt und anschließend nur ein einziges Mal genutzt werden.
Dann lohnt es sich, die Kreditorenliste nicht nur als Stammdatenbestand zu betrachten.
Sondern als Hinweis auf den zugrunde liegenden Beschaffungsprozess.
Denn möglicherweise sind 800 Kreditoren nicht 800 unterschiedliche Probleme.
Möglicherweise ist es 800-mal dasselbe Problem: Für einen Einmalbedarf gab es keinen passenden Beschaffungsweg.
Die Lösung besteht dann nicht darin, weniger zu bestellen.
Die Bedarfe bleiben bestehen.
Die Lösung besteht darin, Einmalbedarfen einen eigenen Weg zu geben.
FAQ: Einmal-Kreditoren und Lieferantenkonsolidierung
Was ist ein Einmal-Kreditor?
Im Beschaffungskontext bezeichnet der Begriff einen Lieferanten beziehungsweise Kreditor, der für einen einmaligen oder sehr seltenen Bedarf angelegt und anschließend kaum oder gar nicht mehr genutzt wird.
Warum sind zu viele Einmal-Kreditoren problematisch?
Jede Lieferantenanlage kann Aufwand für Einkauf, Stammdatenpflege, Compliance und Finance verursachen. Wird dieser Prozess für zahlreiche Lieferanten durchgeführt, die anschließend nur einmal genutzt werden, können hohe administrative Prozesskosten entstehen.
Wie findet man Einmal-Kreditoren im ERP?
Ein erster Ansatz ist eine Auswertung aller Lieferanten nach Anzahl der Bestellungen innerhalb eines definierten Zeitraums. Besonders interessant sind Kreditoren mit nur einer Bestellung sowie neu angelegte Lieferanten mit sehr geringem Bestellvolumen.
Sollte man Lieferanten mit nur einer Bestellung einfach löschen?
Nicht pauschal. Zunächst sollte geprüft werden, warum der Lieferant nur einmal genutzt wurde und ob er trotz geringer Bestellhäufigkeit strategisch oder operativ relevant ist. Eine reine Stammdatenbereinigung löst außerdem nicht die Ursache neuer Einmal-Kreditoren.
Wie kann man die Anzahl neuer Einmal-Kreditoren reduzieren?
Unternehmen können für echte Einmalbedarfe einen separaten Beschaffungsprozess etablieren. Eine Möglichkeit ist ein Ein-Kreditor-Modell, bei dem unterschiedliche Bezugsquellen über einen zentralen Kreditor gebündelt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenkonsolidierung und einem Ein-Kreditor-Modell?
Lieferantenkonsolidierung reduziert oder bündelt bestehende Lieferantenbeziehungen. Ein Ein-Kreditor-Modell kann zusätzlich verhindern, dass für neue einmalige Bezugsquellen überhaupt jeweils ein eigener Kreditor im ERP des Kunden angelegt werden muss.