Ein Sonderteil nach Zeichnung kostet 500 Euro. Es wird einmal benötigt und danach wahrscheinlich nie wieder bestellt.
Auf den ersten Blick ist das ein kleiner Beschaffungsvorgang.
Doch hinter diesen 500 Euro kann ein interner Prozess stehen, an dem Einkauf, Stammdatenpflege, Fachbereich, Wareneingang und Buchhaltung beteiligt sind.
Der Lieferant muss angelegt werden. Stammdaten werden gepflegt. Dokumente müssen zugeordnet werden. Rückfragen entstehen. Und wenn am Ende eine Rechnung ohne eindeutigen Bestellbezug eingeht, beginnt die nächste Klärung.
So kann aus einem Warenwert von 500 Euro ein Vorgang werden, der zusätzlich mehrere hundert Euro interne Prozesskosten verursacht.
Das Problem: Diese Kosten sind im Einkaufspreis nicht sichtbar.
Was sind Prozesskosten im Einkauf?
Prozesskosten im Einkauf sind die internen Kosten, die durch die Bearbeitung eines Beschaffungsvorgangs entstehen.
Dazu gehören beispielsweise Arbeitszeiten für:
- Bedarfsklärung,
- Lieferantensuche,
- Lieferanten- und Kreditorenanlage,
- Stammdatenpflege,
- Angebotseinholung,
- Bestellung,
- interne Freigaben,
- Wareneingang,
- Rechnungsprüfung,
- Klärfälle
- und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen.
Der tatsächliche Aufwand einer Bestellung besteht deshalb nicht ausschließlich aus dem Preis der beschafften Ware oder Dienstleistung.
Vereinfacht betrachtet:
Gesamtkosten eines Beschaffungsvorgangs = Einkaufspreis + interne Prozesskosten
Gerade bei kleinen und einmaligen Bedarfen kann der zweite Bestandteil erheblich sein.
Warum sind die Prozesskosten bei Einmalbedarfen besonders hoch?
Bei regelmäßig beschafften Artikeln verteilen sich viele administrative Aufwände auf zahlreiche Bestellungen.
Der Lieferant existiert bereits im System. Stammdaten sind vorhanden. Konditionen wurden vereinbart. Der Artikel befindet sich möglicherweise im Katalog. Zuständigkeiten und Abläufe sind bekannt.
Bei einem Einmalbedarf fehlt diese Infrastruktur häufig.
Ein neuer Bedarf entsteht – und der Prozess muss teilweise für genau eine einzige Bestellung aufgebaut werden.
Das kann wirtschaftlich problematisch werden.
Denn ein Prozess, der bei einer langfristigen Lieferantenbeziehung vollkommen sinnvoll ist, kann bei einer einmaligen Bestellung über wenige hundert Euro unverhältnismäßig teuer sein.
Beispiel: 500 Euro Warenwert – was passiert im Hintergrund?
Nehmen wir einen typischen Fall aus einem Industrieunternehmen.
Ein Fachbereich benötigt kurzfristig ein Sonderteil nach Zeichnung.
Warenwert: 500 Euro.
Das Teil wird einmal benötigt. Eine weitere Bestellung beim gleichen Lieferanten ist nicht absehbar.
1. Der Fachbereich meldet den Bedarf
Zunächst müssen Spezifikation, Zeichnung, Menge und Liefertermin geklärt werden.
Je nach Organisation erfolgt bereits hier die erste Abstimmung mit dem Einkauf.
2. Der Einkauf findet einen geeigneten Lieferanten
Da das Sonderteil nicht über bestehende Kataloge oder Rahmenverträge verfügbar ist, muss eine geeignete Bezugsquelle identifiziert werden.
Möglicherweise werden Angebote eingeholt und verglichen.
3. Ein neuer Lieferant wird angelegt
Der ausgewählte Anbieter existiert noch nicht im ERP-System.
Damit beginnt der Lieferantenanlageprozess.
Unternehmensdaten müssen erfasst, Stammdaten gepflegt und je nach internen Vorgaben weitere Prüfungen durchgeführt werden.
4. Weitere Bereiche werden involviert
Je nach Unternehmensprozess können zusätzliche Informationen oder Prüfungen erforderlich sein.
Aus einer Bestellung über 500 Euro wird damit ein Vorgang, der sich durch mehrere Funktionen bewegt.
5. Die Ware wird geliefert
Auch der Wareneingang muss die Lieferung dem richtigen Vorgang zuordnen können.
Fehlt beispielsweise ein eindeutiger Bestellbezug auf den Lieferdokumenten, entsteht zusätzlicher Klärungsaufwand.
6. Die Rechnung kommt in der Buchhaltung an
Im Idealfall lässt sich die Rechnung automatisiert einer Bestellung und einem Wareneingang zuordnen.
Fehlen diese Informationen, muss die Buchhaltung nachforschen.
Dann beginnt das interne Ping-Pong:
Buchhaltung → Einkauf → Fachbereich → eventuell zurück zum Lieferanten → wieder Buchhaltung.
Aus einem kleinen Einmalbedarf ist ein unternehmensweiter Prozess geworden.
Wie können bei 500 Euro Warenwert 350 Euro Prozesskosten entstehen?
Die Prozesskosten entstehen nicht durch eine einzelne große Rechnung.
Sie entstehen durch viele kleine Arbeitsschritte.
Angenommen, mehrere Mitarbeiter beschäftigen sich jeweils einige Minuten oder Stunden mit:
Bedarf → Lieferant → Stammdaten → Bestellung → Wareneingang → Rechnung → Klärung
Jeder einzelne Schritt erscheint überschaubar.
In Summe kann der administrative Aufwand jedoch erheblich werden.
Aus Projekterfahrungen können bei einem Einmalbedarf mit beispielsweise 500 Euro Warenwert Prozesskosten in einer Größenordnung von rund 350 Euro entstehen – abhängig von Organisation, Systemlandschaft und konkretem Vorgang auch mehr oder weniger.
Das bedeutet in diesem Beispiel:
| Kostenbestandteil | Betrag |
|---|---|
| Warenwert | 500 € |
| beispielhafte interne Prozesskosten | ca. 350 € |
| tatsächlicher Gesamtaufwand | ca. 850 € |
Damit entsprechen die Prozesskosten in diesem Beispiel 70 Prozent des eigentlichen Warenwerts.
Bei noch kleineren Bestellungen kann das Verhältnis sogar weiter kippen.
Genau deshalb reicht es bei Einmalbedarfen nicht, ausschließlich auf den Einkaufspreis zu schauen.
Warum tauchen diese Prozesskosten in vielen Auswertungen nicht auf?
Das ist eines der zentralen Probleme.
Der Warenwert ist einfach sichtbar.
Auf der Rechnung stehen 500 Euro.
Die Prozesskosten stehen dort nicht.
Sie verteilen sich auf unterschiedliche Bereiche:
| Bereich | Typischer Aufwand |
|---|---|
| Fachbereich | Bedarf definieren, Rückfragen beantworten, Lieferung verfolgen |
| Einkauf | Lieferant suchen, Angebot prüfen, Bestellung abwickeln |
| Stammdaten | neuen Lieferanten/Kreditor anlegen |
| Wareneingang / Logistik | Lieferung prüfen und zuordnen |
| Buchhaltung | Rechnung prüfen, zuordnen und Klärfälle bearbeiten |
Jeder Bereich trägt nur einen Teil des Aufwands.
Dadurch entsteht ein organisatorisches Problem:
Die Kosten existieren – aber sie gehören keinem einzelnen Bereich vollständig.
Und was in keiner einzelnen Kostenstelle deutlich sichtbar wird, bekommt häufig auch keine Priorität.
Einkaufspreis und Beschaffungskosten sind nicht dasselbe
Gerade im strategischen Einkauf wird viel Aufwand betrieben, um Einkaufspreise zu optimieren.
Bei großen Einkaufsvolumina ist das vollkommen richtig.
Schon kleine prozentuale Verbesserungen können dort erhebliche Einsparungen bewirken.
Bei Einmalbedarfen sollte jedoch eine andere Betrachtung hinzukommen.
Angenommen, der Einkauf verhandelt den Preis unseres Sonderteils um fünf Prozent:
500 € → 475 €
Einsparung: 25 Euro.
Wenn gleichzeitig mehrere hundert Euro Prozesskosten entstehen, liegt der größere wirtschaftliche Hebel möglicherweise nicht in weiteren Preisverhandlungen.
Er liegt im Prozess.
Das bedeutet nicht, dass Preise bei Einmalbedarfen irrelevant sind.
Es bedeutet:
Preisoptimierung und Prozessoptimierung müssen gemeinsam betrachtet werden.
Warum fühlt sich für Einmalbedarfe häufig niemand verantwortlich?
Einmalbedarfe liegen organisatorisch oft zwischen verschiedenen Zuständigkeiten.
Der Fachbereich sagt:
Wir brauchen lediglich das Teil.
Der Einkauf sagt:
Wir beschaffen es.
Die Stammdatenpflege sagt:
Wir legen den Lieferanten an.
Der Wareneingang sagt:
Wir nehmen die Ware entgegen.
Die Buchhaltung sagt:
Wir bearbeiten die Rechnung.
Jeder optimiert seinen eigenen Prozessschritt.
Kaum jemand betrachtet jedoch den gesamten Vorgang vom Bedarf bis zur bezahlten Rechnung.
Genau deshalb ist die Frage nach der End-to-End-Verantwortung bei Einmalbedarfen so wichtig.
Warum Standardisierung das Problem nicht vollständig löst
Natürlich sollte ein Unternehmen wiederkehrende Bedarfe standardisieren.
Wenn dasselbe Sonderteil regelmäßig bestellt wird, handelt es sich irgendwann nicht mehr um einen echten Einmalbedarf.
Dann können beispielsweise:
- Lieferanten dauerhaft angelegt,
- Konditionen vereinbart,
- Rahmenverträge geschlossen,
- Artikel in Kataloge aufgenommen
- oder feste Beschaffungswege eingerichtet werden.
Doch es wird immer Bedarfe geben, die tatsächlich einmalig oder sehr selten auftreten.
Ein spezielles Ersatzteil.
Eine Reparatur.
Eine individuelle Dienstleistung.
Ein selten benötigtes Werkzeug.
Eine besondere Softwarelizenz.
Für diese Bedarfe einen vollständigen Standardlieferantenprozess aufzubauen, kann teurer sein als der eigentliche Bedarf.
Einmalbedarfe lassen sich deshalb nicht vollständig wegstandardisieren. Ihr Prozess lässt sich aber standardisieren.
Wie lassen sich Prozesskosten bei Einmalbedarfen reduzieren?
Der erste Schritt besteht darin, Einmalbedarfe überhaupt als eigene Beschaffungskategorie beziehungsweise Prozesssituation zu erkennen.
Danach sollten Unternehmen prüfen:
1. Wie viele Einmalbedarfe entstehen pro Jahr?
Nicht nur den Einkaufswert betrachten, sondern die Anzahl der Vorgänge.
2. Wie viele neue Lieferanten werden dafür angelegt?
Besonders interessant sind Lieferanten mit nur einer oder sehr wenigen Bestellungen.
3. Welche Abteilungen sind an einem durchschnittlichen Vorgang beteiligt?
So wird sichtbar, wo interner Aufwand entsteht.
4. Wie viele Rechnungen erzeugen Klärfälle?
Fehlende Bestellbezüge und manuelle Rechnungszuordnungen sind wichtige Kostentreiber.
5. Welche Schritte lassen sich bündeln?
Nicht jede einmalige Bezugsquelle muss zwangsläufig als eigener Kreditor in die Organisation integriert werden.
Prozesskosten über ein Ein-Kreditor-Modell reduzieren
Ein Ansatz zur Bündelung ist das Ein-Kreditor-Modell.
Dabei werden unterschiedliche Einmalbedarfe über einen zentralen Kreditor abgewickelt.
Der Kunde bestellt weiterhin aus seinem bestehenden ERP-System. Die Beschaffung beim jeweiligen Lieferanten wird im Hintergrund übernommen.
Dadurch muss nicht für jeden einzelnen Einmalbedarf eine vollständige neue Lieferantenbeziehung auf Kundenseite aufgebaut werden.
Der Prozess kann beispielsweise so aussehen:
Bedarf → Bestellung im ERP → zentraler Kreditor → Beschaffung beim jeweiligen Anbieter → Lieferung → strukturierte Dokumentation → Rechnung mit Bestellbezug
Der Hebel liegt dabei nicht ausschließlich in der Lieferantenanlage.
Auch wiederkehrende administrative Schritte können standardisiert und gebündelt werden.
Wie misst man Prozesskosten bei Einmalbedarfen?
Unternehmen müssen dafür nicht sofort ein komplexes Controlling-Projekt starten.
Für eine erste Analyse reicht häufig ein pragmatischer Ansatz.
Man kann für einen typischen Einmalbedarf erfassen:
Prozessschritt → beteiligte Rolle → durchschnittliche Bearbeitungszeit → interner Kostensatz
Anschließend lässt sich der Aufwand je Vorgang überschlägig berechnen.
Beispiel:
Bearbeitungszeit × interner Kostensatz = Prozesskosten des Arbeitsschritts
Die Summe der einzelnen Schritte ergibt einen Näherungswert für die gesamten internen Prozesskosten.
Wichtiger als die letzte Nachkommastelle ist zunächst die Größenordnung.
Wenn ein Unternehmen feststellt, dass für einen kleinen Einmalbedarf regelmäßig mehrere Abteilungen tätig werden, besteht offensichtlich Optimierungspotenzial.
Drei Kennzahlen, die der Einkauf betrachten sollte
Um Einmalbedarfe sichtbar zu machen, würde ich mindestens drei Größen beobachten:
1. Anzahl der Einmalbedarfe pro Jahr
Nicht nur das Spend-Volumen betrachten.
2. Prozesskosten je Vorgang
Wie viel interner Aufwand entsteht durchschnittlich?
3. Gesamtkosten je Bestellung
Nicht:
Einkaufspreis
sondern:
Einkaufspreis + interne Prozesskosten
Erst diese Betrachtung zeigt, welche Beschaffungsvorgänge tatsächlich teuer sind.
Fazit: Die teuerste Bestellung hat nicht immer den höchsten Warenwert
Eine Bestellung über 500 Euro wirkt in einer klassischen Einkaufsanalyse unbedeutend.
Wenn dafür jedoch mehrere Abteilungen aktiv werden, ein neuer Lieferant angelegt wird und anschließend ein Klärfall in der Buchhaltung entsteht, sieht die wirtschaftliche Betrachtung anders aus.
Das Kernproblem bei Einmalbedarfen ist deshalb häufig nicht der Warenwert.
Es ist der Prozess dahinter.
Und genau diese Kosten bleiben in vielen Unternehmen unsichtbar, weil sie sich über Einkauf, Fachbereich, Logistik und Finance verteilen.
Deshalb lohnt es sich, bei Einmalbedarfen nicht nur zu fragen:
„Was kostet das Teil?“
Sondern:
„Was kostet uns die gesamte Bestellung?“
FAQ: Prozesskosten bei Einmalbedarfen
Was sind Prozesskosten im Einkauf?
Prozesskosten sind interne Kosten, die durch die Bearbeitung einer Bestellung entstehen. Dazu zählen unter anderem Bedarfsklärung, Lieferantensuche, Lieferantenanlage, Stammdatenpflege, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und interne Klärungen.
Warum sind Prozesskosten bei Einmalbedarfen besonders relevant?
Einmalbedarfe nutzen häufig nicht die bereits optimierten Prozesse für bestehende Lieferanten und Katalogartikel. Dadurch kann für einen einzigen kleinen Vorgang ein vergleichsweise hoher administrativer Aufwand entstehen.
Wie hoch sind die Prozesskosten einer Bestellung?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten und hängt stark von Unternehmen, Prozess und Beschaffungsart ab. Bei Einmalbedarfen können interne Prozesskosten jedoch mehrere hundert Euro erreichen. In einem Praxisbeispiel können bei 500 Euro Warenwert beispielsweise rund 350 Euro Prozesskosten entstehen.
Wie berechnet man Prozesskosten im Einkauf?
Ein pragmatischer Ansatz besteht darin, je Prozessschritt die durchschnittliche Bearbeitungszeit mit dem internen Kostensatz der beteiligten Rolle zu multiplizieren und anschließend alle Prozessschritte zu addieren.
Warum sind Prozesskosten in Einkaufsreports häufig nicht sichtbar?
Weil sie nicht als einzelne Rechnung auftreten. Arbeitszeiten und administrative Aufwände verteilen sich auf Einkauf, Fachbereiche, Stammdatenpflege, Logistik und Buchhaltung.
Wie kann ein Ein-Kreditor-Modell Prozesskosten reduzieren?
Ein zentraler Kreditor bündelt unterschiedliche Einmalbedarfe. Dadurch können unter anderem wiederholte Lieferantenanlagen und unterschiedliche administrative Prozesse reduziert und Bestellungen stärker standardisiert abgewickelt werden.