Ein benötigtes Ersatzteil ist kurzfristig verfügbar. Der Preis passt. Die Lieferzeit ebenfalls.

Also bestellen.

Was bei einer klassischen Onlinebestellung einfach klingt, kann im Unternehmenseinkauf eine entscheidende Frage aufwerfen:

Wer ist eigentlich der Vertragspartner, wenn die Ware über einen Online-Marktplatz von einem Händler im Ausland verkauft wird?

Denn die bekannte Plattform, auf der ein Artikel gefunden wird, ist nicht zwangsläufig der Verkäufer der Ware.

Gerade bei Einmalbedarfen führt das zu einer Situation, die viele Unternehmen kennen: Der benötigte Artikel ist verfügbar – aber die Bezugsquelle passt nicht zu den etablierten Einkaufs-, Rechnungs- und Reklamationsprozessen.

Warum Online-Marktplätze bei Einmalbedarfen relevant sind

Einmalbedarfe lassen sich nicht immer über bestehende Lieferanten oder Kataloge beschaffen.

Das betrifft beispielsweise:

• selten benötigte Ersatzteile,
• abgekündigte Komponenten,
• spezielle Werkzeuge,
• Elektronik und Zubehör,
• kurzfristige Reparaturbedarfe,
• besondere Verbrauchsmaterialien
• oder andere Artikel außerhalb des Standardsortiments.

In solchen Fällen können Amazon, eBay oder spezialisierte Online-Marktplätze eine wichtige zusätzliche Bezugsquelle sein.

Das Problem ist deshalb nicht der Marktplatz selbst.

Die Herausforderung besteht darin, eine ungewöhnliche Bezugsquelle in einen kontrollierten B2B-Beschaffungsprozess zu integrieren.

Marketplace ist nicht automatisch Verkäufer

Für den Einkauf ist zunächst wichtig zu unterscheiden, wer die Ware tatsächlich verkauft.

Auf einem Online-Marktplatz können zahlreiche unterschiedliche Händler ihre Produkte anbieten. Je nach Angebot und Plattformkonstellation kann der konkrete Verkäufer ein anderes Unternehmen als der Betreiber des Marktplatzes sein.

Für eine geschäftliche Beschaffung sollte deshalb nicht nur geprüft werden:

Wo ist der Artikel verfügbar?

Sondern auch:

Bei wem kaufen wir diesen Artikel tatsächlich?

Gerade bei einmaligen Beschaffungen wird diese Frage leicht übersehen.

Welche Risiken entstehen bei unbekannten Onlinehändlern?

Bei einem etablierten B2B-Lieferanten kennt das Unternehmen normalerweise seinen Geschäftspartner.

Bei einer einmaligen Marketplace-Bestellung kann das anders aussehen.

Der tatsächliche Verkäufer sitzt möglicherweise im Ausland, wurde bislang noch nie genutzt und wird nach dieser Bestellung vermutlich auch nie wieder benötigt.

Damit entstehen mehrere Herausforderungen.

1. Unbekannter Vertragspartner

Für einen einzelnen Bedarf entsteht eine Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten, über den das Unternehmen möglicherweise nur wenige Informationen besitzt.

Bei einer problemlos verlaufenden Bestellung fällt das kaum auf.

Interessant wird die Frage erst, wenn etwas nicht funktioniert.

2. Reklamationen werden komplizierter

Was passiert, wenn:

• die falsche Ware geliefert wird,
• ein Artikel beschädigt ankommt,
• die Lieferung unvollständig ist,
• die Ware nicht der Beschreibung entspricht
• oder eine Rückabwicklung notwendig wird?

Dann muss geklärt werden, an wen sich das Unternehmen wenden muss und nach welchem Prozess die Reklamation abgewickelt wird.

Bei einem unbekannten ausländischen Verkäufer können zusätzlich Sprachbarrieren, unterschiedliche Kommunikationswege oder plattformspezifische Prozesse hinzukommen.

Aus einer schnellen Onlinebestellung wird dann möglicherweise ein aufwendiger Klärfall.

3. Die Beleglage passt nicht zum eigenen Prozess

Auch die Dokumentation einer Onlinebestellung entspricht nicht zwangsläufig dem gewohnten Einkaufsprozess.

Statt einer durchgängigen Dokumentenkette erhält das Unternehmen möglicherweise verschiedene Dokumente aus unterschiedlichen Systemen.

Für Einkauf und Buchhaltung können dadurch Fragen entstehen:

• Welche Bestellung gehört zu diesem Beleg?
• Wer ist der tatsächliche Lieferant?
• Wo befindet sich die Rechnung?
• Welche Bestellung im ERP gehört dazu?
• Welche Kostenstelle ist betroffen?
• Wer muss den Vorgang freigeben?

Besonders problematisch wird es, wenn der ursprüngliche Einkauf gar nicht über das ERP-System gelaufen ist.

Warum ausländische Belege zusätzlichen Aufwand verursachen können

Bei grenzüberschreitenden Beschaffungen können je nach konkreter Konstellation zusätzliche umsatzsteuerliche und buchhalterische Anforderungen entstehen.

Welche steuerliche Behandlung korrekt ist, hängt unter anderem von Verkäufer, Leistungsart, Lieferweg und konkretem Geschäftsvorgang ab.

Für die operative Beschaffung ist deshalb vor allem ein Punkt relevant:

Je mehr unterschiedliche ausländische Bezugsquellen direkt beim Kunden auftauchen, desto mehr unterschiedliche Konstellationen muss die Buchhaltung potenziell prüfen und verarbeiten.

Gerade bei kleinen Einmalbedarfen kann dieser administrative Aufwand in keinem sinnvollen Verhältnis zum eigentlichen Warenwert stehen.

Wie funktioniert die Beschaffung über einen zentralen Kreditor?

Eine Möglichkeit besteht darin, die eigentliche Bezugsquelle vom Einkaufsprozess des Kunden zu entkoppeln.

Beim Ein-Kreditor-Modell bestellt das Unternehmen nicht direkt bei jedem einzelnen Marketplace-Händler.

Stattdessen läuft die Bestellung über einen zentralen Vertragspartner.

Bei einmalbedarfe.de sieht der grundsätzliche Prozess so aus:

1. Bestellung aus dem bestehenden ERP

Der Kunde legt seinen Bedarf wie gewohnt im eigenen System an und bestellt über einmalbedarfe.de als zentralen Kreditor.

2. Beschaffung der Ware

Die eigentliche Beschaffung wird im Hintergrund übernommen. Das kann je nach Bedarf auch die Bestellung über einen Onlineshop oder Marktplatz umfassen.

3. Prüfung der Bezugsquelle

Vor der Auftragsbestätigung wird geprüft, ob die Bezugsquelle für die konkrete Beschaffung geeignet erscheint.

Ist beispielsweise die Lieferfähigkeit fraglich oder die Quelle nicht ausreichend verlässlich, kann nach einer geeigneteren Alternative gesucht werden.

4. Auftragsbestätigung oder Rückmeldung

Innerhalb von 24 Stunden erhält der Kunde eine Auftragsbestätigung oder eine Rückmeldung, wenn für den konkreten Vorgang noch Klärungsbedarf besteht.

5. Strukturierte weitere Abwicklung

Der Kunde bleibt anschließend innerhalb seines bekannten Beschaffungsprozesses und muss den jeweiligen Marketplace-Verkäufer nicht selbst in seine Einkaufsprozesse integrieren.

Ein Vertragspartner statt vieler unbekannter Onlinehändler

Der zentrale Unterschied liegt in der Vertragsbeziehung.

Der Kunde beschafft den Einmalbedarf über einen zentralen Kreditor. Die Beschaffung bei der eigentlichen Bezugsquelle wird im Hintergrund übernommen.

Dadurch muss sich der Kunde nicht bei jeder einzelnen Bestellung mit einem neuen Onlinehändler als direktem Vertragspartner auseinandersetzen.

Das verändert insbesondere drei Bereiche.

1. Einheitliche Beleglage

Statt die internen Prozesse an die Dokumente unterschiedlichster Shops und Verkäufer anzupassen, erhält der Kunde eine strukturierte Dokumentation für seinen Beschaffungsvorgang.

Dazu gehören je nach Vorgang beispielsweise:

Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung

Die Dokumente werden mit dem erforderlichen Bestellbezug verknüpft.

Damit bleibt der Vorgang auch dann nachvollziehbar, wenn die eigentliche Ware im Hintergrund über eine ungewöhnliche Bezugsquelle beschafft wurde.

2. Vereinfachte Rechnungsabwicklung

Der Kunde erhält seine Rechnung von seinem zentralen Vertragspartner.

Damit muss die eigene Buchhaltung nicht für jeden einzelnen Einmalbedarf einen neuen ausländischen Verkäufer und dessen Belege in den eigenen Kreditorenprozess integrieren.

Der konkrete umsatzsteuerliche Umgang mit der Beschaffung auf der vorgelagerten Seite wird damit von der Rechnungsbeziehung zwischen dem zentralen Kreditor und dem Kunden getrennt.

Für den Kunden entsteht eine konsistentere Beleg- und Kreditorenstruktur.

3. Ein Ansprechpartner bei Reklamationen

Der Vorteil des Modells zeigt sich besonders dann, wenn eine Bestellung nicht problemlos läuft.

Ist ein Artikel beschädigt, falsch oder muss zurückgesendet werden, muss der Kunde nicht selbst herausfinden, wie die Reklamation beim ursprünglichen Marketplace-Händler funktioniert.

Der zentrale Vertragspartner übernimmt die weitere Abwicklung.

Damit hat das Unternehmen auch bei ungewöhnlichen Bezugsquellen einen definierten Ansprechpartner.

Was passiert bei einer mangelhaften Lieferung?

Gerade dieser Punkt sollte bereits vor der Bestellung geklärt sein.

Bei einem strukturierten Ein-Kreditor-Modell meldet der Kunde die Reklamation nicht beim ursprünglichen Marketplace-Verkäufer, sondern bei seinem Vertragspartner.

Der weitere Prozess kann dann beispielsweise umfassen:

Reklamation melden → Sachverhalt dokumentieren → Rücksendung bzw. Abholung koordinieren → Ersatz, Nachbesserung oder Gutschrift abwickeln

Damit bleibt auch der Ausnahmefall innerhalb eines definierten Prozesses.

Das ist wichtig, denn ein Beschaffungsprozess ist nicht nur dann gut, wenn alles funktioniert.

Er muss auch funktionieren, wenn etwas schiefgeht.

Warum die Prüfung der Bezugsquelle wichtig bleibt

Ein Ein-Kreditor-Modell bedeutet nicht, dass jede beliebige Onlinequelle automatisch genutzt werden sollte.

Gerade bei Marktplätzen sollte die Bezugsquelle vor der Bestellung bewertet werden.

Je nach Beschaffung können beispielsweise folgende Fragen relevant sein:

• Ist der Verkäufer nachvollziehbar identifizierbar?
• Wirkt das Angebot plausibel?
• Ist die Ware tatsächlich verfügbar?
• Passt die angegebene Lieferzeit?
• Gibt es eine zuverlässigere Bezugsalternative?
• Bestehen erkennbare Risiken bei der Abwicklung?

Ist eine Quelle nicht ausreichend verlässlich, sollte nicht allein deshalb bestellt werden, weil dort der niedrigste Preis angezeigt wird.

Bei Einmalbedarfen zählt nicht nur der Einkaufspreis.

Lieferfähigkeit, Prozesssicherheit und der Aufwand bei möglichen Problemen gehören zur wirtschaftlichen Betrachtung dazu.

Onlinebeschaffung ohne den ERP-Prozess zu verlassen

Damit entsteht ein wichtiger Unterschied zum direkten Einkauf durch einen Mitarbeiter.

Der Mitarbeiter muss nicht:

• ein privates Konto verwenden,
• eine eigene Kreditkarte einsetzen,
• einen neuen Lieferanten anlegen lassen,
• Belege aus unterschiedlichen Shops zusammentragen
• oder bei Problemen selbst mit einem unbekannten Verkäufer kommunizieren.

Stattdessen bleibt der Bedarf im vorgesehenen Prozess:

Fachbereich → Einkauf/ERP → zentraler Kreditor → Beschaffung im Hintergrund

Für den Kunden wird aus einer ungewöhnlichen Bezugsquelle dadurch wieder ein normaler Einkaufsvorgang.

Wann ist dieses Modell besonders sinnvoll?

Ein zentraler Kreditor kann besonders bei Beschaffungen sinnvoll sein, bei denen der einzelne Lieferant voraussichtlich nur selten oder einmal benötigt wird.

Beispielsweise bei:

• einmaligen Marketplace-Bestellungen,
• seltenen Ersatzteilen,
• schwer verfügbaren Komponenten,
• ausländischen Onlinehändlern,
• spezialisierten Nischen-Shops,
• kurzfristigen Ad-hoc-Bedarfen
• oder Lieferanten, deren eigene Anlage einen unverhältnismäßigen Aufwand verursachen würde.

Entwickelt sich dagegen eine Bezugsquelle zu einem regelmäßig genutzten strategischen Lieferanten, sollte geprüft werden, ob eine direkte Lieferantenbeziehung wirtschaftlich sinnvoller ist.

Fazit: Die Bezugsquelle darf ungewöhnlich sein – der Einkaufsprozess nicht

Bei einem Einmalbedarf kann es vollkommen legitim sein, dass der benötigte Artikel nur über Amazon, eBay, einen spezialisierten Onlineshop oder einen ausländischen Händler verfügbar ist.

Das Unternehmen muss deshalb nicht auf die Bezugsquelle verzichten.

Es sollte aber entscheiden, wie diese Bezugsquelle in den eigenen Einkaufsprozess integriert wird.

Über einen zentralen Kreditor können Beschaffung, Dokumentation und Reklamationsabwicklung gebündelt werden, während der Kunde weiterhin aus seinem ERP-System bestellt.

Damit wird aus:

„Das gibt es leider nur auf Amazon.“

im besten Fall wieder das, was es eigentlich sein sollte:

eine Bestellung.

FAQ zu ausländischen Marketplace-Händlern

Wer ist bei einer Bestellung über einen Online-Marktplatz der Vertragspartner?

Das hängt von der konkreten Plattform und dem jeweiligen Angebot ab. Der Betreiber des Marktplatzes ist nicht zwangsläufig der Verkäufer. Unternehmen sollten deshalb vor der Beschaffung prüfen, mit welchem Unternehmen der Kaufvertrag tatsächlich zustande kommt.

Was passiert, wenn ein Marketplace-Artikel mangelhaft geliefert wird?

Bei einer direkten Bestellung muss die Reklamation grundsätzlich im Rahmen der konkreten Vertrags- und Plattformbedingungen abgewickelt werden. Bei einem Ein-Kreditor-Modell wendet sich der Kunde dagegen an seinen zentralen Vertragspartner, der die weitere Abwicklung übernimmt.

Können Unternehmen auch bei ausländischen Onlinehändlern über einen deutschen Kreditor beschaffen?

Ein Ein-Kreditor-Modell kann unterschiedliche Bezugsquellen im Hintergrund bündeln. Der Kunde bestellt dabei bei seinem zentralen Kreditor, während dieser die Beschaffung bei der jeweiligen Bezugsquelle übernimmt.

Muss jeder Marketplace-Händler im ERP als Kreditor angelegt werden?

Bei einer direkten Geschäftsbeziehung kann eine Lieferanten- beziehungsweise Kreditorenanlage erforderlich sein. Beim Ein-Kreditor-Modell arbeitet der Kunde dagegen mit einem zentralen Kreditor, sodass nicht jede einzelne Bezugsquelle als eigener Kreditor beim Kunden angelegt werden muss.

Wie lassen sich Risiken bei Online-Marktplätzen reduzieren?

Wichtig sind unter anderem eine Prüfung der konkreten Bezugsquelle, eine eindeutige Vertragsbeziehung, strukturierte Bestelldokumente und ein definierter Prozess für Reklamationen und Rückabwicklungen.

Welche Vorteile bietet ein Ein-Kreditor-Modell bei Onlinebeschaffungen?

Es bündelt unterschiedliche Bezugsquellen hinter einem zentralen Geschäftspartner. Dadurch können insbesondere Lieferantenanlage, Bestellbezug, Dokumentation, Rechnungsabwicklung und Reklamationsprozesse vereinheitlicht werden.