„Das gibt es leider nur auf Amazon.“
Diesen Satz kennen viele Einkaufsabteilungen. Manchmal ist der benötigte Artikel tatsächlich nur auf einem Marktplatz verfügbar. Manchmal findet sich ein Ersatzteil bei eBay. In anderen Fällen ist ein spezialisierter Onlineshop schlicht die einzige Bezugsquelle, die kurzfristig liefern kann.
Der Bedarf selbst ist dabei selten das Problem.
Das Problem beginnt mit der Frage: Wie lässt sich ein solcher Einmalbedarf beschaffen, ohne den geregelten Einkaufsprozess zu verlassen?
Denn klassische Unternehmensprozesse und Onlineshops passen häufig nur bedingt zusammen. Während der Einkauf mit Bestellungen, Kreditoren, Zahlungszielen und Bestellbezügen arbeitet, erwarten viele Onlineshops eine direkte Onlinebestellung und sofortige Zahlung.
Wird dafür kein Prozess geschaffen, findet die Beschaffung schnell außerhalb des ERP-Systems statt.
Warum sind Onlineshops für den Einkauf eine Herausforderung?
Klassische Einkaufsprozesse sind auf strukturierte Lieferantenbeziehungen ausgelegt.
Ein Lieferant wird geprüft und im ERP-System angelegt. Der Einkauf erstellt eine Bestellung. Die Ware wird geliefert und der Wareneingang erfasst. Anschließend kommt eine Rechnung, die der Bestellung zugeordnet werden kann.
Bei einem einmaligen Bedarf aus einem Onlineshop sieht die Realität häufig anders aus.
Der Fachbereich benötigt beispielsweise kurzfristig:
- ein spezielles Ersatzteil,
- ein Werkzeug,
- einen Adapter,
- Elektronikzubehör,
- ein seltenes Bauteil,
- Verbrauchsmaterial
- oder einen anderen Artikel außerhalb bestehender Kataloge.
Die benötigte Ware ist online verfügbar – der Verkäufer aber nicht als Kreditor im Unternehmen angelegt.
Für eine Bestellung über wenige hundert Euro einen vollständigen Lieferantenanlageprozess anzustoßen, kann unverhältnismäßig sein.
Also entsteht eine Abkürzung.
Und genau diese Abkürzung verursacht häufig die eigentlichen Prozesskosten.
Was passiert, wenn Mitarbeiter selbst bei Amazon, eBay oder Onlineshops bestellen?
Ohne einen geregelten Prozess gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Ein Mitarbeiter bestellt über sein privates Konto. Ein Fachbereich verwendet eine Firmenkreditkarte. Es existiert irgendwo im Unternehmen ein gemeinsamer Account. Oder jemand bezahlt zunächst selbst und reicht anschließend eine Spesenabrechnung ein.
Für den Bedarfsträger funktioniert das zunächst.
Die Ware kommt.
Der Bedarf ist gedeckt.
Aus Sicht des gesamten Unternehmens können jedoch neue Probleme entstehen.
1. Der Einkauf verliert die Transparenz
Wenn die Bestellung nicht über den regulären Einkaufsprozess läuft, existiert möglicherweise keine Bestellung im ERP-System.
Der Einkauf sieht dadurch nicht unmittelbar:
Was wurde bestellt? Wer hat bestellt? Bei wem wurde bestellt? Wie hoch waren die Kosten? Für welchen Zweck wurde der Artikel benötigt?
Damit entsteht klassisches Maverick Buying.
2. Die Buchhaltung muss den Vorgang rekonstruieren
Spätestens bei der Abrechnung taucht der Vorgang wieder auf.
Allerdings nicht unbedingt in der Form, die der reguläre Rechnungsprozess erwartet.
Statt einer sauber zuordenbaren Rechnung mit Bestellbezug erhält die Buchhaltung möglicherweise:
- eine Zahlungsbestätigung,
- eine Onlineshop-Rechnung,
- einen Screenshot,
- einen Kreditkartenbeleg
- oder eine Spesenabrechnung.
Fehlt ein eindeutiger Bestellbezug, beginnt die Zuordnung.
Wer hat bestellt? Für welchen Fachbereich? Welche Kostenstelle? Ist der Beleg korrekt? Ist die Ausgabe berechtigt?
Die schnelle Onlinebestellung spart dann möglicherweise einige Minuten im Fachbereich und erzeugt dafür erheblichen Klärungsaufwand an anderer Stelle.
Das eigentliche Problem ist nicht Amazon
An dieser Stelle ist eine Unterscheidung wichtig.
Amazon, eBay oder ein spezialisierter Onlineshop sind nicht das eigentliche Problem.
In bestimmten Beschaffungssituationen können sie sogar die sinnvollste oder einzige Bezugsquelle darstellen.
Problematisch wird es erst, wenn der Beschaffungskanal nicht in die Einkaufsprozesse des Unternehmens integriert werden kann.
Ein professioneller Einkauf sollte deshalb nicht ausschließlich fragen:
Wie verhindern wir Bestellungen über Onlineshops?
Die bessere Frage lautet:
Wie ermöglichen wir notwendige Onlinebestellungen, ohne dabei unseren Einkaufsprozess zu umgehen?
Das ist ein wesentlicher Unterschied.
Warum die Lieferantenanlage bei Einmalbedarfen oft unverhältnismäßig ist
Eine klassische Lieferantenanlage ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen dauerhaft mit einem Lieferanten zusammenarbeitet.
Bei Einmalbedarfen kann das Verhältnis zwischen Warenwert und Prozessaufwand jedoch kippen.
Angenommen, die Instandhaltung benötigt kurzfristig ein spezielles Ersatzteil für 150 Euro.
Der Artikel ist bei einem spezialisierten Onlineshop verfügbar.
Wird dieser Shop voraussichtlich nie wieder benötigt, muss sich das Unternehmen fragen, ob es wirtschaftlich sinnvoll ist, dafür einen vollständigen neuen Kreditor anzulegen und den gesamten internen Freigabeprozess zu durchlaufen.
Genau hier liegt eine der Besonderheiten von Einmalbedarfen:
Der einzelne Warenwert kann gering sein, während der administrative Prozess dahinter unverhältnismäßig teuer wird.
Das bedeutet allerdings nicht, dass man auf Prozesse verzichten sollte.
Der Prozess muss lediglich zum Bedarf passen.
Wie funktioniert die Beschaffung aus Onlineshops über ein Ein-Kreditor-Modell?
Eine Möglichkeit ist, solche Bedarfe über einen zentralen Kreditor abzuwickeln.
Dabei bestellt der Mitarbeiter nicht selbst bei jedem einzelnen Onlineshop.
Stattdessen bleibt der Bedarf im bestehenden Einkaufsprozess.
Vereinfacht sieht der Ablauf so aus:
1. Der Bedarf entsteht im Fachbereich
Beispielsweise benötigt die Instandhaltung ein spezielles Ersatzteil, das kurzfristig nur über einen Onlineshop verfügbar ist.
2. Der Bedarf wird an den Einkauf übergeben
Statt privat oder über einen separaten Shop-Account zu bestellen, wird der Bedarf über den vorgesehenen internen Prozess gemeldet.
3. Der Kunde bestellt über seinen bestehenden Kreditor
Die Bestellung wird im ERP-System angelegt und an den zentralen Kreditor übermittelt.
Der einzelne Onlineshop muss dadurch nicht zwingend als eigener Kreditor beim Kunden angelegt werden.
4. Die Beschaffung beim Onlineshop wird übernommen
Die Bestellung beim eigentlichen Anbieter erfolgt im Hintergrund. Das gilt beispielsweise auch dann, wenn dieser Kreditkarte, PayPal oder Vorkasse verlangt.
5. Der Kunde erhält einen strukturierten Vorgang
Die Beschaffung bleibt mit der ursprünglichen Bestellung verknüpft. Dadurch können relevante Dokumente und die spätere Rechnung eindeutig dem Vorgang zugeordnet werden.
Der entscheidende Punkt:
Der Beschaffungskanal kann ungewöhnlich sein. Der Prozess beim Kunden muss es nicht sein.
Was passiert mit Kreditkarte, PayPal und Vorkasse?
Gerade bei Onlineshops unterscheiden sich die Zahlungsbedingungen häufig von klassischen B2B-Lieferanten.
Der Anbieter verlangt möglicherweise:
Kreditkarte → PayPal → Sofortzahlung → Vorkasse.
Für das Unternehmen kann das bedeuten, dass Geld abfließt, bevor die Ware überhaupt geliefert wurde.
Bei einer Abwicklung über einen zentralen Kreditor kann diese Zahlungsanforderung vom internen Einkaufsprozess des Kunden entkoppelt werden.
Der Onlineshop erhält die von ihm verlangte Zahlungsart.
Der Kunde arbeitet weiterhin mit seinem etablierten Kreditor und den dort vereinbarten Prozessen.
Das reduziert insbesondere die Notwendigkeit für spontane Kreditkartenzahlungen und private Auslagen durch Mitarbeiter.
Welche Vorteile entstehen für Einkauf und Buchhaltung?
Ein strukturierter Prozess für Online-Einmalbedarfe betrifft nicht nur den Einkauf.
Mehrere Bereiche profitieren davon:
| Bereich | Ohne strukturierten Prozess | Mit zentralem Prozess |
|---|---|---|
| Fachbereich | muss Beschaffung teilweise selbst organisieren | meldet seinen Bedarf |
| Einkauf | erfährt ggf. erst später von der Bestellung | Bedarf bleibt im Einkaufsprozess |
| Lieferantenmanagement | neuer Kreditor für Einzelbedarf | zentraler Kreditor kann bestehen bleiben |
| Buchhaltung | Belege müssen manuell zugeordnet werden | Vorgang besitzt eindeutigen Bestellbezug |
| Zahlungsprozess | Kreditkarte, PayPal oder private Auslage | Abwicklung erfolgt zentral |
| ERP | Vorgang fehlt möglicherweise vollständig | Bestellung bleibt dokumentiert |
| Controlling | Kosten schwer zuzuordnen | Kostenstelle und Bedarf bleiben nachvollziehbar |
Damit wird aus einer unkontrollierten Onlinebestellung ein regulärer Beschaffungsvorgang.
Wann ist die Beschaffung über Onlineshops sinnvoll?
Ein strukturierter Prozess bedeutet nicht, dass jeder Artikel künftig bei Amazon oder anderen Onlineshops bestellt werden sollte.
Bei regelmäßig benötigten Artikeln sollte der Einkauf prüfen, ob beispielsweise:
- ein Rahmenvertrag sinnvoll ist,
- ein bestehender Lieferant genutzt werden kann,
- der Artikel in einen Katalog aufgenommen werden sollte,
- bessere Konditionen verhandelt werden können
- oder eine dauerhafte Lieferantenbeziehung sinnvoll ist.
Anders sieht es bei echten Einmalbedarfen aus.
Wenn ein Artikel selten benötigt wird, kurzfristig beschafft werden muss oder nur über eine ungewöhnliche Bezugsquelle verfügbar ist, kann eine Onlinebeschaffung wirtschaftlich sinnvoll sein.
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht:
„Onlineshop oder klassischer Lieferant?“
Sondern:
„Wie integrieren wir die jeweils sinnvollste Bezugsquelle in einen kontrollierten Einkaufsprozess?“
Einmalbedarf statt neuer Dauerlieferant
Genau hier sollte der Einkauf zwischen wiederkehrendem Bedarf und echtem Einmalbedarf unterscheiden.
Taucht derselbe Artikel oder dieselbe Warengruppe immer wieder auf, ist das ein Signal.
Dann kann es sinnvoll sein, den Bedarf zu standardisieren, einen Lieferanten aufzubauen oder einen Katalogprozess einzurichten.
Bei einem echten Einmalbedarf wäre dieser Aufwand dagegen häufig unverhältnismäßig.
Standardisierung bleibt wichtig.
Aber nicht jeder Bedarf lässt sich sinnvoll standardisieren.
Deshalb brauchen Unternehmen neben ihren Standardprozessen einen definierten Prozess für genau diese Ausnahmen.
Fazit: Nicht der Onlineshop ist das Problem – sondern der Prozess daneben
Wenn ein benötigter Artikel nur bei Amazon, eBay oder einem spezialisierten Onlineshop verfügbar ist, muss der Einkauf die Bezugsquelle nicht grundsätzlich verhindern.
Er sollte verhindern, dass deshalb der Einkaufsprozess verlassen wird.
Private Bestellungen, Spesenabrechnungen, fehlende Bestellbezüge und manuell zuzuordnende Belege sind Symptome eines Prozesses, der für solche Bedarfe nicht ausgelegt ist.
Ein Ein-Kreditor-Modell kann die beiden Welten miteinander verbinden:
Der Anbieter verkauft so, wie sein Geschäftsmodell es vorsieht. Der Kunde beschafft weiterhin so, wie sein Einkaufsprozess es verlangt.
Denn häufig war der Bedarf vollkommen berechtigt.
Nur der Weg dorthin war unnötig teuer.
FAQ: Einmalbedarfe über Amazon und Onlineshops beschaffen
Wie können Unternehmen bei Amazon bestellen, ohne den Einkaufsprozess zu umgehen?
Eine Möglichkeit ist die Abwicklung über einen zentralen Kreditor. Der Bedarf bleibt dabei im ERP- und Einkaufsprozess des Unternehmens, während die eigentliche Bestellung beim Marktplatz oder Onlineshop im Hintergrund übernommen wird.
Muss ein Onlineshop für eine einmalige Bestellung als Lieferant angelegt werden?
Nicht zwingend. Bei einem Ein-Kreditor-Modell bestellt das Unternehmen über einen bereits bestehenden Kreditor. Dadurch muss nicht für jede einmalige Bezugsquelle ein eigener Kreditor angelegt werden.
Was tun, wenn ein Onlineshop nur Kreditkarte oder PayPal akzeptiert?
Die Zahlungsanforderung des Onlineshops kann über einen zentralen Beschaffungsprozess abgewickelt werden. Dadurch müssen Fachbereiche nicht zwangsläufig selbst mit Firmen- oder Privatkreditkarten bestellen.
Ist eine Bestellung bei Amazon oder eBay Maverick Buying?
Nicht automatisch. Entscheidend ist nicht der Marktplatz, sondern ob die Bestellung innerhalb des definierten Einkaufs- und Freigabeprozesses erfolgt. Wird eigenmächtig am Einkauf vorbei bestellt, kann es sich um Maverick Buying handeln.
Wann sollte ein Onlineshop als regulärer Lieferant angelegt werden?
Wenn regelmäßig beim gleichen Anbieter bestellt wird oder sich ein wiederkehrender Bedarf entwickelt, sollte der Einkauf prüfen, ob eine reguläre Lieferantenbeziehung, ein Rahmenvertrag oder eine Kataloglösung wirtschaftlicher ist.
Warum verursachen kleine Onlinebestellungen hohe Prozesskosten?
Der Warenwert ist nur ein Teil der Gesamtkosten. Lieferantenanlage, Zahlungsabwicklung, Belegzuordnung, Freigaben, Rechnungsprüfung und interne Rückfragen können zusätzliche Prozesskosten verursachen, die bei kleinen Einmalbedarfen im Verhältnis zum Bestellwert besonders stark ins Gewicht fallen.